Effectief communiceren van strategisch belang voor bedrijfsleider

Niet alleen de aanpak van presentaties en vergaderingen, die in de vorige afleveringen uitgebreid aan bod kwamen, kunnen van leiders betere communicators maken. Ook de belichting van e-communicatie is uiterst interessant. Dankzij de snelst evoluerende eeuw aller tijden is de hedendaagse mens in het bezit van enorm veel mogelijkheden om op een elektronische manier te communiceren. Deze brede waaier bemoeilijkt de keuze van de communicator welk instrument hij dient te gebruiken om op de efficiëntste manier te communiceren. Om de beste resultaten in het omgaan met mensen (ook via e-communicatie) te behalen dient men rekening te houden met de persoon waarmee men communiceert, wat de inhoud is van de boodschap, waarom men de boodschap stuurt, wanneer en waar de gebeurtenis plaats vindt. In de wereld waar ICT ondanks een heuse crisis nog stevig in het zadel van de samenleving huisvestigt, zijn e-mail en voice-mails vaak gebruikte middelen. De e-mail wordt vaak op een informele manier gebruikt. Dat is merkbaar aan het taalgebruik dat enorm sterke banden met het plaatselijke dialect vertoont. Dit informeel gedrag is ontoelaatbaar als er sprake is van een zakelijke communicatie. De duidelijkheid en de geloofwaardigheid van de zender zullen verloren gaan als men dat trendy taalgebruik blijft toepassen in zakelijke context. Besef dat een goede schrijfstijl in de zakenwereld een goede indruk maakt. Schrijf voor de lezer Hou de doelstellingen in de gaten, de boodschap zo kort mogelijk en schrijf naar het begripsniveau van de ontvanger. In het begin Op de "Aan"-regel begint men met een naam of een e-mailadres te typen. Op de regels "cc" en "bcc" kan men andere namen toevoegen. Het verschil is dat ontvangers van "bcc" niet bekend worden gemaakt aan de andere ontvangers. De inhoud van de e-mail Beperk elke e-mail tot één onderwerp en formatteer de boodschap zodanig dat het voor de lezer gemakkelijk is de belangrijkste punten eruit te halen. En schrijf in de actieve stijl. Aan het einde Gebruik geen formeel slot als "Hoogachtend" maar beëindig uw boodschap met een sluiting als "Met vriendelijke groeten" of "Tot spoedig ziens". Bijlagen In plaats van lange boodschappen te zenden die meerdere schermen in beslag nemen, is het beter gebruik te maken van de mogelijkheid om bijlagen of "attachments" te sturen. Voicemail De beschikbaarheid van de mensen is er door deze drukke tijden zeker niet op vooruit gegaan. Meer en meer horen we via een computerstem dat de opgeroepene niet beschikbaar is. Indien men een boodschap nalaat, doet men dat het best door: alvorens te bellen, weten wat men gaat zeggen, te zeggen wie er belt, in één korte zin de reden van het telefoontje te melden,de doelen specificeren en langzaam het telefoonnummer, e-mailadres en/of faxnummer in te spreken. (Bovenstaande reeks is gebaseerd op het boek "Effectief communiceren" van Lani Arredondo, Academic Service, Schoonhoven. Meer info: 00-31-182-322422 of http//:www.academicservice.nl).