Moderne communicatiemiddelen zoals Internet en e-mail zijn vandaag de dag niet meer weg te denken van de werkvloer. Internet en e-mail op het werk hebben vele voordelen: ze bevorderen het uitwisselen van kennis tussen de werknemers, spelen een belangrijke rol als informatiebron, maken een snelle en efficiënte communicatie met interne en externe klanten mogelijk, … Een Internet-toegang op het werk kan uiteraard ook tot misbruik leiden: spelletjes, netwerk-sites, chatrooms, forums,… de mogelijkheden zijn zeer uitgebreid. Niet onbegrijpelijk dat u als werkgever enige vorm van toezicht of controle wil kunnen uitoefenen op het gebruik van de ter beschikking gestelde ICT-middelen.

Met de CAO nr. 81 hebben de sociale partners getracht een evenwicht te zoeken tussen het controlerecht van de werkgever enerzijds en het recht op eerbiediging van de privacy van de werknemers anderzijds. Een korte opfrissing van de spelregels: wat kan, wat kan niet?

Privé-gebruik van e-mail en Internet op het werk

Als werkgever bepaalt u zelf óf en in welke mate werknemers gebruik mogen maken van Internet en e-mail voor privé-doeleinden.

U heeft als werkgever het recht om privé-gebruik volledig te verbieden of om dit eventueel in beperkte en uitzonderlijke omstandigheden toe te staan.

Zo is het perfect mogelijk het privé-gebruik tijdens de werkuren te verbieden en alleen toe te staan tijdens de middagpauze.

Evenzeer kan u als werkgever de toegang tot bepaalde sites blokkeren en/of verbieden bepaalde sofware te downloaden.

Controle onder voorwaarden

Controle van het Internet-gebruik en e-mailverkeer van de werknemers is enkel mogelijk met het oog op het voorkomen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten, de bescherming van de belangen van de onderneming, de veiligheid en werking van het IT-netwerk en de naleving van de gebruiksregels.

De controle moet bovendien proportioneel zijn aan de beoogde doelstellingen: de inmenging in de persoonlijke levenssfeer van de werknemer moet vermeden of in ieder geval tot een minimum beperkt worden.

Het betreft m.a.w. het verzamelen van globale gegevens (bijvoorbeeld een lijst van geraadpleegde sites, de omvang van het e-mail verkeer,…).

Opdat controle mogelijk is moeten de werknemers en hun vertegenwoordigers geïnformeerd worden over de doeleinden en de modaliteiten van de controle.

Onderzoek van één specifieke werknemer

De identiteit van de betrokken werknemer mag u pas achterhalen als bij een globale en anonieme controle die beantwoordt aan bovenstaande voorwaarden blijkt dat er een onregelmatig gebruik is van Internet en e-mail.

Wanneer de globale controle wordt verricht met het oog op het naleven van de gebruiksregels, moeten de werknemers voorafgaandelijk geïnformeerd worden met betrekking tot het bestaan van onregelmatigheden en de mogelijkheid van individualisering wanneer deze onregelmatigheden zich blijven voordoen.

Stelt u naderhand opnieuw misbruik of foutief gebruik vast, dan kan u overgaan tot identificatie van de betrokken werknemer en moet u deze uitnodigen voor een gesprek om hem de kans te geven dit gebruik te rechtvaardigen.

Wordt de globale controle met een ander oogmerk verricht, bijvoorbeeld het voorkomen van ongeoorloofde feiten, dan kan direct overgegaan worden tot individualisering van de verkregen gegevens om de identiteit van de verantwoordelijke op te sporen.

Controle inhoud e-mail berichten

Wanneer het onderwerp en de inhoud van de gegevens een beroepsmatig karakter hebben dat door de werknemer niet in twijfel wordt getrokken zal u zonder procedure kennis kunnen nemen van die gegevens.

CAO nr. 81 is niet van toepassing op de berichten van professionele aard.

Wordt het privé-karakter van de inhoud van de e-mail berichten aangevoerd, met name door vermelding in die zin in het onderwerp, geldt de individualiseringsprocedure, maar mag van de inhoud geen kennis genomen worden tenzij met toestemming van de werknemer.

Schriftelijke policy aan te bevelen

Omdat u moet kunnen aantonen dat u de werknemers geïnformeerd heeft over de regels voor het gebruik van e-mail en/of Internet op het werk en over de mogelijkheid van een controle, is het sterk aangewezen hierover een policy op te stellen die u als bijlage aan het arbeidsreglement toevoegt.

Op deze manier kan u tevens sancties koppelen aan het onregelmatig gebruik van de ter beschikking gestelde tools.(L.O.)

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met het Sociaal Secretariaat van de HDP-AristA groep. Meer info: www.hdp-arista.be).