{"source":"\/21005836\/Article_leaderboard_billboard","sizes":"[[728, 90], [320, 50], [300,50]]","adContainerId":"gpt-ad-250114608"}
"Digitale communicatie met sociaal secretariaat verdient aanbeveling"
31/08/2009 OM 00:00
- Luc Willemijns
Sociaal secretariaat Partena werd in het voorjaar van 2005 gelauwerd met de SAS 70-standaard Type 1. Medio 2006 volgde de certificatie Type 2. Nu wordt duidelijk dat die strategische zet de voorloper was in een proces dat op termijn de communicatie tussen werkgevers en werknemers enerzijds en het sociaal secretariaat anderzijds, de elektronische snelweg moet op loodsen. Partena introduceerde inmiddels e-Doc. Dat product, waarvan in de komende maanden bijkomende functionaliteiten worden uitgerold, stroomlijnt de digitale communicatie tussen werkgever en het sociaal secretariaat. In concreto worden een aantal sociale documenten in elektronische vorm ter beschikking van het klant-bedrijf gesteld. Daarnaast startte Partena in primeur voor de sector een pilootproject op dat, via de nieuwe ZOOMIT-applicatie, de loonbriefjes van werknemers digitaal aflevert in hun Internet-banking-module. Het project loopt in samenwerking met een tiental banken en partners. Verwacht wordt dat tegen de zomer alle “Belgische” grootbanken hun klanten die dienst kunnen aanbieden. “de Vlaamse Ondernemer” sprak met Katrien De Mets, Pierre Leclercq en Bart Neyt over de nieuwe digitale initiatieven van sociaal secretariaat Partena.
De SAS 70-standaard is één van de talrijke Amerikaanse standaarden, die heel specifiek attesteert dat een dienstverlenend bedrijf conform de geldende normen en kwaliteitsvoorschriften werkt. Een SAS 70 Type 1-erkenning beschrijft de gehanteerde processen, identificeert de risico’s, beheert de controleprocessen die die risico’s horen in te dekken en dies meer. Een Type 2-erkenning bevestigt dan weer dat die controle- en beheersprocessen doeltreffend zijn, daadwerkelijk worden geïmplementeerd en effectief worden nageleefd. Met andere woorden dat de voornoemde risico’s onder controle zijn.
Ernst & Young certificeerde Partena sociaal secretariaat voor beide SAS 70-types.
Pierre Leclercq, project & control manager Partena: “Belangrijk voor onze internationale en grotere Belgische klanten is dat ze, dankzij deze certificaties, de zekerheid hebben met een sociaal secretariaat te werken dat aan de internationale kwaliteitsstandaarden beantwoordt. Vergeet niet dat de loonkost en alles wat er rond hangt voor de meeste ondernemingen 60 à 80% van hun totale kostenbestedingen vertegenwoordigt. De SAS 70-certificatie biedt dan ook de zekerheid dat het sociaal secretariaat alle processen met betrekking tot de loonsverwerking en bijhorende sociale uitgaven op de vereiste wijze benadert. Zeg maar dat een SAS-certificatie een kwaliteitslabel is dat waarborgt dat de geattesteerde processen conform de wettelijke voorschriften worden verricht”.
Vooralsnog beperken de bepalingen van de SAS 70-certificatie zich tot de Amerikaanse beursgenoteerde ondernemingen en hun filialen en dochterondernemingen, zowel in de Verenigde Staten als elders in de wereld, ongeacht het aantal personen dat ze tewerk stellen.
“Niet uitgesloten is dat binnen een vijftal jaar de SAS 70-normen ook op Europa worden overgeënt, aanvankelijk in het corporate segment om na verloop van tijd naar het KMO-segment af te dalen,” voorspelt Pierre Leclercq.
Interne procedures aangepast
Beide SAS 70-certificaties hebben sociaal secretariaat Partena er alvast toe aangezet zijn interne procedures kritisch onder de loep te nemen en navenant bij te sturen.
“SAS 70 is geen einddoel op zich. Voor een onderneming is het een middel om proactief op het wetgevend kader in te spelen. Partena besloot derhalve zijn hele klantenportfolio van de voordelen van SAS 70 te laten meegenieten. Een en ander waarborgt alle klanten dat de gehanteerde procedures conform de internationale voorschriften zijn. Intern weerspiegelt een dergelijke aanpassing een algemene cultuur van risicobeheersing. Die staat op zijn beurt borg voor de status van kwaliteitsvolle dienstenleverancier,” valt zonedirecteur Katrien De Mets bij.
Nu mag Partena al sociaal secretariaat al hoog scoren in de geregelde klantentevredenheidsstudies, het dient gezegd dat in een verzadigde sector natuurlijke groei vaak slechts mogelijk is indien klanten bij collega’s worden weggesnoept. Na enig aandringen ontkent product marketeer Bart Neyt niet dat de SAS 70-certificaties ook in het licht van het klantenretentiebeleid dienen gezien.
“Het is tevens de verantwoordelijkheid van een vooraanstaand sociaal secretariaat als Partena ervoor te zorgen dat de communicatieregels bij de overdracht van informatie worden gerespecteerd,” zo nog de product marketeer
“Het doorsturen van de prestatiestaten wordt systematisch onderworpen aan gestructureerde controles en interne kwaliteitsvolle procedures. Daardoor beperkt de verantwoordelijkheid van de werkgever zich tot de data-overdracht, die ons in het kader van de loonsverwerking of een andere sociale opdracht verstrekt worden,” vervolledigt Katrien De Mets.
Of, vrij vertaald, het hele SAS 70-certificatieproces van Partena dient gezien in het kader van de nieuwe digitale communicatie-initiatieven die de onderneming neemt.
e-Doc
Eind vorig jaar lanceerde Partena immers e-Doc. Dat is een nieuw product waarbij de output van loondocumenten in elektronisch formaat ten behoeve van de werkgever worden gesteld. Bedoeling is in een volgende stap gefaseerd alle sociale documenten (vakantie-attesten, C4, arbeidsovereenkomsten, …) elektronisch beschikbaar te stellen. Concreet gebeurt die data-uitwisseling via een hoogbeveiligd extranet, dat slechts via een paswoord en log-in toegankelijk is. Layout-matig krijgt dat extranet in de nabije toekomst overigens een nieuwe “look and feel”.
Meteen blijkt opnieuw het belang van goede, interne procedures aan de zijde van het sociaal secretariaat. Heel belangrijk is immers dat ook ingeval van elektronische data-uitwisseling elke dossierbeheerder of zijn vervanger weet wie bij het klant-bedrijf toegang tot welke data heeft.
ZOOMIT
Tweede nieuw digitaal product dat Partena lanceert is ZOOMIT. In tegenstelling tot e-Doc dat zich focust op de communicatie van het sociaal secretariaat met de werkgever, is ZOOMIT een elektronische communicatie-“tool” met de werknemer, die via het Isabel-platform loopt. ZOOMIT is een nieuwe applicatie die het loonbriefje van de individuele werknemer in zijn Internet-banking-module aflevert.
Sinds eind vorig jaar is Partena samen met Dexia operationeel. Ook de andere “Belgische” grootbanken kondigden intussen aan tegen de zomer operationeel te zijn. Bij Fortis is dat sinds kort ook al het geval. Via ZOOMIT kunnen ook elektronische facturen, van bijvoorbeeld nuts- of telecombedrijven, bij de bestemmeling worden afgeleverd. Dit opnieuw via zijn homebanking-module.
Behoedzame aanpak
Net zoals de banken tonen ook de sociaal secretariaten zich voorstander van elektronische data-uitwisseling met zowel de werknemers als de werkgevers. Duidelijk is dat een dergelijke werkwijze niet alleen staat voor een grotere efficiëntie, maar evenzeer het pad effent voor aanzienlijke kostenbesparingen. Al wat het maar omwille van de tijdswinst.
Het wetgevend kader moet evenwel nog worden uitgeklaard. En daar is blijkbaar nog heel wat brood op de plank.
In mei vorig jaar zette de Ministerraad al het licht op groen voor een papierloos personeelsbeleid, met inbegrip van maaltijdcheques. Zo zou de 1,5 miljoen arbeidscontracten (studentencontracten, uitzendcontracten, deeltijdse contracten) die jaarlijks op papieren drager wordt aangemaakt, in de toekomst elektronisch kunnen worden opgemaakt, getekend en bewaard met behulp van de elektronische identiteitskaart (e-ID).
Het papieren arbeidsreglement dat thans in 250.000 ondernemingen verplicht wordt aangeplakt, zou in de toekomst ook elektronisch consulteerbaar zijn (via e-mail of een intranet). Jaarlijks worden momenteel zowat 50 miljoen loonbriefjes per post verstuurd. Indien die uitwisseling van informatie elektronisch verloopt, zoals via ZOOMIT, zou dat de Belgische bedrijven een jaarlijkse besparing van 362 miljoen euro opleveren. En wat te zeggen van een digitaal alternatief voor de hele rompslomp rond de 220 miljoen papieren maaltijdcheques die jaarlijks worden verstuurd?
Partena is technologisch klaar om de voordelen van de digitalisering in de communicatie met zijn klanten, zowel werkgevers als werknemers, ten volle te benutten. Het sociaal secretariaat opteert echter voor een behoedzame aanpak. Zowel werkgever als werknemer zijn immers betrokken partij en dienen zich beide in het digitale alternatief te kunnen vinden.
Ook de overheidsaanpak getuigt momenteel van een zekere tweeslachtigheid, meent Pierre Leclercq: “Enerzijds propageert men een maximale digitale communicatie met de overheid (BEA bijvoorbeeld, nvdr.) en een verregaande administratieve vereenvoudiging, anderzijds lijkt men echter geneigd vanuit veiligheidsoverwegingen beperkingen op te leggen aan de digitale transmissie van confidentiële documenten. Nochtans is het digitale alternatief heel wat veiliger dan de uitwisseling van de data op papieren drager”.
Ook markt nog niet echt klaar
Voorts blijkt ook dat de markt nog niet echt klaar is voor elektronische communicatie met het sociaal secretariaat. Hoewel quasi alle sociaal secretariaten reeds medio de jaren ’90 oplossingen voor e-communicatie lanceerden, stappen de bedrijven slechts aarzelend in.
Dimona-aangiften worden vaak nog op traditionele wijze (lees: per fax, per telefoon, … nvdr.) aan het sociaal secretariaat gemeld, aldus onze gesprekspartners. Ongeveer 15% van de Partena-klanten blijkt veelvuldig de website te raadplegen.
“Bedrijven in het middensegment, met 20 tot 50 werknemers, gaan makkelijker elektronisch communiceren. Toch heeft een dergelijke houding niet zozeer met de dimensie van de onderneming te maken, wel veeleer met de houding van het management ten opzichte van de moderne informatie- en communicatietechnologieën,” zo nog Katrien De Mets. Ook collega Leclercq beaamt dat consultatie via elektronische weg minder ingeburgerd is dan verhoopt.
“In België verricht amper 35 à 40% van de bevolking zijn betalingen via elektronische weg. Ondanks het gemak en de bedrijfseenvoud. In verhouding neemt een vergelijkbaar percentage in bedrijfsomgeving zijn toevlucht tot elektronische communicatie,” luidt het.
Met 30.000 aangesloten werkgevers en ruim 250.000 aangesloten werknemers, verwacht Partena op relatief korte termijn vergelijkbare percentages aan te zetten tot het gebruik van de nieuwe producten e-Doc en ZOOMIT. Toch haasten onze gesprekspartners zich te benadrukken dat vanuit het sociaal secretariaat geen enkele druk op de belanghebbenden zal worden uitgeoefend.
Impliciet klinkt het echter dat alle betrokken partijen, zowel werknemer, werkgever als sociaal secretariaat, alleen maar baat hebben bij het betreden van de digitale snelweg voor hun onderlinge communicatie.
(DVO36601)
Bij de foto:
Pierre Leclercq, Katrien De Mets en Bart Neyt: “Partena neemt het voortouw in de digitale communicatie tussen sociaal secretariaat en de werkgevers en werknemers”. (Foto W & F)
Project & control manager Pierre Lerclercq: “De SAS 70-certificatie biedt de zekerheid dat Partena alle processen met betrekking tot de loonsverwerking en bijhorende sociale uitgaven op de vereiste wijze benadert. Zeg maar dat een SAS-certificatie een kwaliteitslabel is dat waarborgt dat de geattesteerde processen conform de wettelijke voorschriften worden verricht”. (Foto W & F)
Zonedirecteur Katien De Mets: “Het SAS 70-certificatieproces van Partena dient gezien in het kader van de nieuwe digitale communicatie-initiatieven die de onderneming neemt, e-DOC en ZOOMIT voorop”. (Foto W & F)
Citaten:
“Niet uitgesloten is dat binnen een vijftal jaar de SAS 70-normen ook op Europa worden overgeënt, aanvankelijk in het corporate segment om na verloop van tijd naar het KMO-segment af te dwalen”
“SAS 70 is geen einddoel op zich. Voor een onderneming is het een middel om proactief op het wetgevend kadert in te spelen”
“Het is tevens de verantwoordelijkheid van een vooraanstaand sociaal secretariaat als Partena ervoor te zorgen dat de communicatieregels bij de overdracht van informatie worden gerespecteerd”
“De overheidsaanpak inzake digitale communicatie getuigt van een zekere tweeslachtigheid. Enerzijds propageert men een maximale digitale communicatie, anderzijds lijkt men geneigd vanuit veiligheidsoverwegingen beperkingen op te leggen aan de digitale transmissie van confidentiële documenten”
“Het digitale alternatief is heel wat veiliger dan de uitwisseling van data op papieren drager”
“De keuze van een bedrijf om elektronisch met het sociaal secretariaat te communiceren heeft niet zozeer met dimensie te maken, veeleer met de houding van het management ten opzichte van de moderne communicatietechnologieën”
“In België verricht amper 35 à 40% van de bevolking zijn betalingen via elektronische weg”
Voor u geselecteerd
{"source":"\/21005836\/Article_Leaderboard","sizes":"[[728, 90], [320, 50], [300, 50]]","adContainerId":"gpt-ad-1553984294"}
Kort de voordelen van een abonnement...
Belangrijk nieuws te delen?
Ontvang Leads voor 19€/mnd
- Ontvang automatisch info over leads, klanten, concurrenten en partners
- Alle data en artikels staat voor u beschikbaar
- Maandelijks opzegbaar
Wilt u meer bedrijven bereiken?
Word dan dVO Reach en promoot uw bedrijfsverhaal bij 50.000 beslissers.