Polen is beslist geen gemakkelijke markt. Ook het EU-lidmaatschap heeft dat (nog) niet helemaal kunnen veranderen. De Poolse markt wordt ook almaar competitiever. Het is daarom noodzakelijk vanaf het begin een duidelijke strategie uit te stippelen en de nodige tijd en middelen vrij te maken. Hoe tewerk gaan?

Om een eerste indruk van de markt te krijgen, blijven de vele vakbeurzen een interessant instrument. Een bezoek van een dag geeft meteen een overzicht van potentiële klanten en concurrenten. Sinds 1990 ontstond er een wildgroei aan beurzen, weinige zijn echter echt internationaal. Tot vandaag blijft de Internationale Beurs van Poznañ de grootste en (alsnog) meest professionele beursorganisator. Naast Poznañ dient gewag gemaakt van Warschau (Eurogastro, International Food Exhibition, de internationale boekenbeurs) en Kielce (Defensiebeurs, Autostrada, PolPlast, Sacro- & Necroexpo, ...) als beslist interessante beurssteden. Verder bezoeken Poolse zakenlui ook almaar vaker de belangrijkste sectorale beurzen in Europa.

Op een mailing komt meestal heel weinig respons. Niet alle bedrijven hebben een import-exportafdeling. Vaak is het aantal personen met kennis van vreemde talen erg beperkt. De FIT-kantoren in Polen (Warschau + Poznan) kunnen de nodige ondersteuning geven. Het is nuttig een eventuele marktprospectie te combineren met een beursbezoek, waarbij u de voordelen van een op maat samengesteld programma heeft, gekoppeld aan de contacten en de informatie-uitwisseling met collega-exporteurs.

Er zijn diverse manieren om de markt te bewerken: rechtstreeks, via een invoerder/distributeur, via een agent (alsnog beperkt) of met een eigen verkoopvestiging. Voor het opvolgen van grote projecten of het bezoeken van een beperkt aantal duidelijk geïdentificeerde klanten kan rechtstreeks contact nuttig zijn. Vaak wordt ook aan agenten gedacht. Dit is en blijft een behoorlijk moeilijke opdracht en wel omdat agenten nog niet georganiseerd zijn en evenmin in databanken/repertoria te vinden zijn. In vele gevallen zal de invoerder-verdeler de beste oplossing zijn. Ook in Polen zijn die almaar beter georganiseerd en meer en meer gefocust op een productengroep/sector. Sommigen beschikken intussen over een eigen netwerk, waarmee zij (grotere delen van) Polen kunnen bewerken. Ligt het zenuwcentrum nog altijd in Warschau, toch zijn er al tal van andere centra die zich aandienen en beslist de moeite waard zijn: Poznañ; Wroc³aw, Krakau, ...

Wanneer uw afzet in Polen belangrijk wordt, is het tijd om de voordelen te overwegen van het oprichten van een eigen verkoopkantoor. U kunt dan uw verkoopsnet beter structureren, de markt van dichtbij opvolgen, eventueel zelfs een stock aanhouden om de leveringstermijnen kort te houden. Bovendien kan een belangrijk deel van de toegevoegde waarde van uw product de service zijn. Die kan u meestal enkel vanuit Polen zelf verzorgen.

500 Belgische bedrijven in Polen

Volgens het Poolse investeringsagentschap PAIiIZ zouden ongeveer 500 Belgische bedrijven in Polen gevestigd zijn. Voortgaand op de gegevens waarover FIT kan beschikken, kan besloten worden dat :

<!--if !supportLists-->- <!--endif-->Zowat driekwart van de Belgische bedrijven uit Vlaanderen afkomstig zijn.

<!--if !supportLists-->- <!--endif-->Volgende sectoren het vaakst voorkomen: bouw- en bouwmaterialen, de agrosector, engineering, consulting, printing, meubelen, transport, textiel.

<!--if !supportLists-->- <!--endif-->De meeste investeringen rond Warschau geconcentreerd zijn, verder dient gewag gemaakt van regio’s rond Poznañ, Wroclaw, Krakau, Gdañsk, £ódŸ en Katowice.

Vlaamse exporteurs die voor het eerst de Poolse markt benaderen, staan dikwijls perplex over de wettelijke gebruikersplicht: alle transacties uitgevoerd op Pools grondgebied moeten in de Poolse taal gebeuren. Het exclusieve gebruik van een vreemde taal is verboden, tenzij het over merknamen gaat. Dit betekent dat alle namen van producten, productinformatie, prijslijsten, facturen en voorschriften, garanties, laadlijsten en certificaten van oorsprong in het Pools opgesteld moeten worden. Vanzelfsprekend is deze wet van toepassing op alles wat etikettering betreft.

Het is aangewezen geen risico’s te nemen met betalingen. Het is aan te raden de financiering van uw export door te nemen met uw huisbankier: de drie grote Belgische banken KBC, Fortis en ING zijn prominent in Polen aanwezig.

Inlichtingen over de financiële toestand van een mogelijke partner worden best via een gespecialiseerd kantoor ingewonnen, bijvoorbeeld Dun & Bradstreet, Mediatex, Creditreform, Infocredit of Aliant.

Als regel geldt dat alle Poolse bedrijven nu ook een Europees BTW-nummer moeten hebben en dat dit op de facturen moet vermeld zijn. De registratie van de BTW en de terugvordering is ook in Polen op Europese leest geschoeid. Soms zal het raadzaam zijn een lokale partner in te schakelen.

In een volgende bijdrage besteden we aandacht aan de zakelijke gedragscode in Polen.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Flanders Investment & Trade. Meer info: http://www.flandersinvestmentandtrade.be).