Iedereen is het ermee eens: aankoopfacturen in de boekhouding ingeven is saai en komt duur uit! Dit geldt zowel voor ondernemingen als voor fiduciaires. Wiens droom is het niet om facturen via elektronische weg te ontvangen, facturen waarvan de boekhoudkundige gegevens herkend zijn en door middel van één klik in de boekhouding zijn ingebracht.

Deze evolutie is onvermijdelijk: de verwerking van papieren facturen kost handen vol geld. Enkel voor België alleen al, zou de mogelijke besparing tot bijna 3 miljard euro kunnen oplopen! Studies op Europees vlak schatten de financiële winst, die het overschakelen naar de elektronische factuur zou meebrengen op minstens 1% (en zelfs 2%) van het aankoopbedrag, wat een niet te verwaarlozen invloed op de globale concurrentiekracht van de Europese economische structuur zou hebben.

Men kan alleen maar vaststellen dat vandaag de dag het gebruik van de elektronische factuur nog heel beperkt is binnen onze economie: ongeveer 1% van het totaal aantal facturen. Het zijn voornamelijk bedrijven die massa’s facturen aanmaken, die als eerste van start gingen met het versturen van elektronische facturen. Hoe deze lage score verklaren? De Europese richtlijn heeft de vrije keuze als principe vooropgesteld: een partij kan de tegenpartij niet verplichten om een elektronische factuur te aanvaarden. Tevens werd er vastgelegd dat een factuur welke via elektronische weg is ontvangen, absoluut niet mag gearchiveerd worden op papier voor administratieve doeleinden. Dit papieren exemplaar heeft namelijk geen enkele fiscale waarde. Dus zeker geen sprake van uitprinten om vervolgens te klasseren in een map.

Hoewel men kan verwachten dat de elektronische factuur geleidelijk aan meer en meer aan belang zal toenemen in onze economie (een elektronische factuur aangehecht aan een e-mail heeft al bijna iedereen ontvangen), heeft de papieren factuur nog veel mooie jaren te gaan.

Moeten we in tussentijd afstand doen van de enorme productiviteitswinsten die de elektronische factuur en haar quasi automatische inboeking in de boekhouding met zich meebrengen ?
In België bepalen de wet van 28 januari 2004 en haar koninklijke besluiten het juridische kader. Een Omzendbrief van de BTW Administratie in 2008 (AOIF 16/2008 – E.T. 112.081 - dd. 13 mei 2008) heeft de voorwaarden van archivering vastgelegd. Een factuur gescand onder welbepaalde technische voorwaarden, heeft dezelfde waarde als het originele papier, dewelke niet langer dan een maand na scanning moet worden bewaard.

Nu dat het wettelijke karakter van de gescande factuur zowel door de Fiscale als door de BTW Administratie wordt erkend, is heden de oplossing dat facturen kunnen worden gescand, hun boekhoudgegevens worden herkend en quasi automatisch in de boekhouding worden ingebracht.

Dit is het scenario dat WinBooks u aanbiedt met behulp van Virtual Invoice, een toepassing voor ondernemingen maar ook voor fiduciaires : de klant scant zelf en verstuurt deze gescande documenten naar haar fiduciaire via het internet, deze laatste ontvangt reeds herkende documenten; alle herkende zones worden bij het inlezen in de boekhouding reeds ingevuld en dienen, mede dankzij sjablonen die per leverancier kunnen worden bijgehouden, enkel nog bewaard te worden.

Pierre de Preter, Beheerder NV WinBooks