Het Vlaamse Kruis vzw zag het levenslicht in een naoorlogse context, waarbij in het noorden van het land nood was aan instellingen die ten dienste stonden van de bevolking en die de Vlaamse taal spraken. Naast vorming over hygiëne in huis, eerste zorgen en opdrachten om de bevolking bij te staan – zoals bij de dijkbreuken in Dendermonde in 1928 -, werd het Vlaamse Kruis snel georganiseerd rond een honderdtal lokale afdelingen met meer dan 3000 leden, voor het grootste deel vrijwilligers.

Vandaag is de vzw officieel erkend door de Vlaamse Gemeenschap als vormingscentrum. De organisatie vervoert jaarlijks ongeveer 30.000 gewonden of zieken en voert haar opdrachten uit in de meest verschillende kaders (rampenplan, rockconcerten, ziekenvervoer …). Heidi Op de Beeck, verantwoordelijke van de Centrale Diensten en Patrick Broeckx, verantwoordelijke van de gecomputeriseerde boekhouding lichtten ons in over de organisatie van deze bijna honderdjarige.

Heidi Op de Beeck: “Vermits onze vzw een zeer gedecentraliseerde structuur heeft, hebben we, op het moment van de invoering van de nieuwe wetgeving die ons het systeem van dubbel boekhouden oplegde, een task force opgericht die onze beheersinstrumenten moest ontwikkelen, rekening houdend met de verschillende aspecten van onze activiteiten. Mark Tsestigh, de algemene schatbewaarder was hierbij betrokken, vrijwilligers zoals Joost Vanthournout en Christine Vanhaecke. Zeer snel kwam men tot de vaststelling: bijna niemand van de 40 lokale penningmeesters bezat dergelijke kennis.”

Patrick Broeckx: “We hebben 10 softwaresystemen op de markt geselecteerd die aan zeer specifieke criteria moesten voldoen: functioneren in een gedecentraliseerd netwerk, zich in realtimekunnen ontplooienover 40 departementen of kostencentra, een module voor facturatie en afschrijvingen aanbieden, codabestanden kunnen integreren (bij het importeren en betalingen bij het exporteren), een precieze maandelijkse kost kunnen weergeven en toegankelijk zijn voor gebruikers die geen enkele kennis hebben van boekhouding. Op basis daarvan zijn drie systemen weerhouden. Deze zijn voorgelegd aan onze lokale penningmeesters”

H.O.d.B. : “… en het is bij die gelegenheid dat WinBooks door zijn open aanpak, gericht op een publiek dat niet echt een informaticacultuur had, heft kunnen overtuigen. De grote mate van gebruiksgemak van WinBooks, zelfs zonder Boekhoudkun--dige ervaring, is beslissend gebleken. De schermen zijn duidelijk, aangenaam en gemakkelijk in gebruik. De structuur “aankoop/verkoop/financieel” die in heel het systeem terugkomt, maakt het enorm veel toegankelijker. In December 2009 werd de beslissing genomen, en het systeem werd geïnstalleerd in onze 40 regionale centra … op 1 januari 2010. De ervaring van de herverkoper van WinBooks met vzw’s heeft eveneens een cruciale rol gespeeld bij de implementatie.”

P.B. : “Tot op vandaag, op het einde van het eerste jaar, hebben we nog nooit een overbelasting van het systeem gekend, ondanks het feit dat er regelmatig gelijktijdige verbindingen zijn met de regionale eenheden. De algemene boekhouding, de gedifferentieerde facturatie per regionaal centrum, de export naar Excel … dat alles werkt met een opvolging en met boekhoudkundige tussenkomsten, gecentraliseerd in Mechelen. We gebruiken ook vaak de memofunctie die een mededeling aan de transacties toevoegt, waardoor de opvolging veel eenvoudiger wordt. Verder werkend op dit elan wordt vanaf januari eerstkomend de analytische boekhouding ingevoerd, een ‘intercompany’ facturatiesysteem dat tussen zal komen tussen de 40 centra, een module voor de analyse van de investeringen (voertuigen) en het scannen van de facturen met Virtual Invoice.”

H.O.d.B. : “WinBooks heeft een soort “synoptisch vermogen”: een direct overzicht over het geheel van de middelen van het bedrijf, een gemakkelijke rapportering naar buiten toe (fiscus, banken, …). Dit gezegd zijnde, voor onze zeer gedecentraliseerde vzw, met zijn 40 penningmeesters en ongeveer 1.300 vrijwilligers, is WinBooks het hulpmiddel dat het meest is aangepast aan onze structuur.”

WinBooks Accounting met 40 PC’s : pluspunten.
* ongeëvenaard gebruiksgemak,
* jaarlijkse rekeningen in realtime,
* aanpassing van het softwaresysteem aan de structuur van de organisatie niet het omgekeerde,
* bestaan van verschillende rekeningen per eenheid (40), vervolgens
consolidatie per provincie en voor het geheel van de vzw,
* onmiddellijke reporting op het niveau van de raad van beheer
(snelheid van bijsturen van de activiteiten),
* synoptisch vermogen: onmiddellijke weergave van het geheel van de middelen van het bedrijf.