DIMASYS|ENT maakt bij IdemPapers in industriële omgeving huzarenstukje waar

(Gesponserde inhoud)

Toen Infomat in maart 2010 een contract ondertekende voor de implementatie van het volledige DIMASYS|ENT-verhaal bij het in Virginal-Samme (in de buurt van Halle en Ittre) gevestigde IdemPapers stond het voor één van de grootste uitdagingen uit zijn ruim veertienjarige bestaan. Een industriële, op productie gerichte Waalse papierproducent met 400 man in dienst met een ERP-systeem op maat bedienen doe je immers niet elke dag…

Go live in 8 maanden

De vraag van het bedrijf kon niet duidelijker zijn. Nadat vier overnemers op 1 oktober 2009 via een management buy-out het Belgische filiaal van het verlieslatende Arjo Wiggins overnamen, stond het papierproducerende bedrijf voor een gigantische uitdaging: de tot IdemPapers omgedoopte onderneming op een zo kort mogelijke termijn weer winstgevend maken.

Om dit te realiseren waren tal van ingrepen nodig. Een heel belangrijke was de implementatie van een nieuw ERP-systeem, dat het bestaande JD Edwards – nochtans een wereldspeler – moest vervangen. Deze implementatie moest bovendien gebeuren in een recordtijd. Nadat het contract in maart 2010 werd getekend, diende het systeem nog datzelfde jaar live te kunnen gaan.

Om een lang verhaal kort te maken: Infomat slaagde met vlag en wimpel in het tot stand brengen van dit huzarenstukje, en dit tot grote voldoening van onder meer Francis Tans, gedelegeerd bestuurder van IdemPapers. De opstart kwam er zonder dat het bedrijf ook maar één minuut stillag en vanaf dag één gingen zendnota’s, normale leveringen en facturen zonder problemen de deur uit.

De vedette bij dit alles: Dimasys|ENT met zijn add-ons Corsa ECM, i8 Business Intelligence en het Dimasys Taskcentre, Messaging & Alerting.

“De uitdaging voor Infomat was enorm. Omdat de machines het hele jaar door 24 uur op 24 en 7 dagen op 7 moesten blijven draaien, beschikten we over amper één week om over te stappen”, getuigt Francis Tans.

“De periode tussen Kerstmis en Nieuwjaar is de enige waarbij de productie stilligt, omdat net dan het onderhoud van de machines gebeurt.”

Voor we verdergaan met een toelichting van de integratie van DIMASYS| ENT is het goed dat we even stilstaan bij de klant zelf. Wie of wat is IdemPapers exact, vragen we ons daarbij af. Alleen zo kan immers bepaald worden welke noden er precies zijn en hoe die optimaal kunnen ingevuld worden.

Francis Tans: “De ‘Papeteries de Virginal’ langsheen het kanaal Brussel-Charleroi bestond al sinds 1843, maar kon steeds moeilijker overleven. Zo liet dit onderdeel van multinational Arjo Wiggins, dat ook beschikt over een afdeling logistiek in Nijvel, in 2008 een verlies van maar liefst 23 miljoen euro optekenen. Het was duidelijk dat er ingegrepen moest worden.”

Management buy-out

Francis Tans was bijzonder goed geplaatst om in volle economische crisis een reddende hand uit te steken. De man was al in 1984 in dienst getreden bij de Belgische vestiging van Arjo Wiggins, maakte er carrière en trok in 2001 naar Frankrijk waar hij directeur ‘Supply Chain en IT’ werd.
Toen de groep in 2008 bekendmaakte dat men van plan was om de Belgische afdeling te sluiten, was het tijd om te handelen. Het was nu of nooit.

Hij omringde zich met Jean-Pierre Brice, Pierre Marneffe en Jean Bernard en met de steun van Nivelinvest besloten ze een management buy-out te realiseren.

Aanbod herdenken

“Misschien wel het allerbelangrijkste was dat we het aanbod moesten herdenken. Het bedrijf stond vooral bekend voor wat het veruit het meest produceerde: carbonloos papier. Net voor dat product liep de vraag in Europa terug. Het was dus zaak om ons daarnaast ook in andere zaken te specialiseren. Dat deden we door over te schakelen naar, bijvoorbeeld, vochtbestendig papier voor posters en zelfklevend papier, en dat in een productiesysteem waarbij de machines continu draaien. Blijkbaar was dat de juiste beslissing, want al na ons eerste jaar zetten we weer positieve cijfers neer.”

Op drie jaar tijd wordt 20 tot 25 miljoen euro geïnvesteerd op vier domeinen: milieu, productie, human resources en IT. Uiteraard zijn wij vooral geïnteresseerd in dat laatste.

“Bij de overname had Arjo Wiggins het totale informaticabeheer al drie jaar lang extern uitbesteed. Wij namen heel snel de beslissing om niet langer met JD Edwards te werken en zo letterlijk onafhankelijk te worden voor onze datastroom, die weer intern moest gehaald worden. Na een selectieprocedure hielden we drie potentiële leveranciers voor de nieuwe ERP-software over. Van die drie bleef uiteindelijk Infomat met DIMASYS| ENT over.”

Op mensenmaat

Uiteraard vernemen we graag waarom DIMASYS| ENT werd uitverkoren. Voor een buitenstaander lijkt dit een niet zo evidente keuze, omdat dit product tot dan toe vooral in KMO-omgevingen met een bescheidener omvang scoorde.

“Ik geef toe dat we wat reserves hadden toen we de knoop doorhakten. Infomat had immers geen grote ervaring met zware industrie en productieomgevingen. Dat we toch voor hen kozen was omdat we voelden dat net Infomat onze noden kon invullen. Het ging om een bedrijf op mensenmaat, dat qua grootte vergelijkbaar was met onszelf. Die mensenmaat is net datgene waar wij met IdemPapers ook naartoe willen. Ook al werken er hier meer dan 400 mensen, toch willen we hier dat er gedacht wordt als bij een normaal middelgroot bedrijf.”

De grootste uitdaging voor leverancier Infomat bestond er bijgevolg in om als partners tot een hechte samenwerking te komen.

Daarbij hielp het dat IdemPapers al ervaring had doordat er de jaren daarvoor een vlotte samenwerking op het vlak van hardware bestond.

“We vormden twee teams, eentje van Infomat en eentje van ons, en al snel werd duidelijk dat we de juiste keuze hadden gemaakt. Waar je normaal minstens twee jaar nodig hebt voor een dergelijke ingreep, werd de integratie van het volledige Dimasys-pakket met de zeer specifieke productie en WMS-modules op nauwelijks negen maanden afgerond. Hiervoor doe ik mijn hoedje af, de integratie is zowel functioneel als kwalitatief een groot succes.”

Wat de toekomst nog moet brengen, willen we afsluitend nog weten.

“De computergestuurde beheersmodule moet als enige nog ingewerkt worden en er komt nog een scanningsysteem, maar quasi alles is er al”, besluit Francis Tans. “Het belangrijkste is dat Infomat blijft meedenken met ons. Soms is het immers nodig verbeteringen aan een tool aan te brengen als de noden van het bedrijf dat vereisen. Ik twijfel er geen moment aan dat Infomat dit aan zal kunnen. Ook onze partner is geen monsterleverancier met een logge structuur, maar wordt integendeel gedragen door consultants die hun tool door en door kennen en kunnen aanpassen aan soms heel specifieke wensen. Op mensenmaat dus…”

Meer sectornieuws

Agenda