DIMASYS|ENT bezorgt QuestControl vereiste efficiëntieslag

(Gesponserde inhoud)

Na een eerste, kwalijke ervaring met een ERP-implementatie, schreef QuestControl B.V. (Wormerveer), een groothandel in PC-games en accessoires, een nieuwe “pitch” uit. De lijst vereiste functionaliteiten oogde lang. Uiteindelijk viel de keuze op DIMASYS|ENT omwille van de flexibiliteit en de efficiëntie die de oplossing binnen bereik bracht. De bewezen “track record” van leverancier Infomat in de groothandelssector zorgde voor extra credibiliteit en professionalisme. Functioneel bleek DIMASYS/ENT ook bij machte om de problematiek van de backorders-afwikkeling en bijhorende leveringskosten op te lossen. De applicatie is overigens ook al klaar voor de consolidatie van de warehousing-activiteiten die QuestControl binnen afzienbare tijd hoopt door te voeren.

De gebroeders Rayen en Navin Narain, fervente aanhangers van game consoles en controllers, richtten in 2002 in Wormerveer QuestControl op, dat vier jaar later een B.V.-structuur kreeg aangemeten.

QuestControl is o.a. distributeur van Razer, de wereldwijde nummer één in PC-gaming in België en Nederland. Vandaag de dag bestaat QuestControl’s assortiment uit spel-consoles en PC-games, PC-accessoires allerhande en multimedia-toebehoren. Sinds zowat anderhalf jaar wordt het aanbod stelselmatig verruimd met een brede waaier van telecom-accessoires.

“In wezen is QuestControl een accessoire-specialist. Ons assortiment omvat intussen een drieduizendtal referenties,” vat sales director Rayen Narain samen.

Klanten van QuestControl zijn grootdistributeurs en online ketens  in België en Nederland, al dan niet binnen de elektronicabranche. Voorbeelden zijn Media-Markt, FNAC, Dreamland, Dynabite, Dixons, …

Nood aan efficiëntieslag

Rayen Narain: “In onze sector is de communicatie met de afnemers van vitaal belang en concurrentie-onderscheidend. Wie de hoge communicatiestandaarden van de distributieketens niet haalt, mag zijn leveranciersstatus vergeten. Als QuestControl gingen we derhalve op zoek naar een hoogperformante ERP-applicatie die koppelt met de (online)-platformen van de klanten. Zodat die ten allen tijde inzage hebben in de beschikbare voorraden en de gangbare prijzen. Die informatie diende bovendien automatisch in de IT-systemen en de webshops van de klanten te kunnen worden geïntegreerd”.

Een eerste project met een vooraanstaande ERP-leverancier kende een desastreus verloop en werd door de groothandel na zes maanden afgeblazen wegens een “schromelijk te kort schieten van de geboden standaardfunctionaliteiten”.

Gevolg was de opstart van een brede marktbevraging bij zowat alle ERP-aanbieders in de markt, met een precieze omschrijving van de automatiseringsvereisten.

DIMASYS|ENT

Uiteindelijk viel de keuze op het ERP-pakket DIMASYS|ENT van Infomat.

“Infomat bleek meer te kunnen bieden dan de andere aanbieders, zeker op het stuk van de specifieke problematiek van de verwerking van de backorders en de correlatie tussen afnamevolumes en bijhorende vrachttarieven,” bevestigt Rayen Narain.

De klanten van QuestControl hanteren immers elk een eigen bestelwijze. Sommige bestellen wekelijks, andere spreiden hun bestellingen over verschillende weekdagen.

Van belang is bijgevolg dat het ERP-systeem over voldoende intelligentie beschikt om de vrachttarieven automatisch te berekenen in functie van een bepaalde bestelperiode. Bovendien moet de applicatie ten allen tijde een accuraat inzicht bieden in de beschikbaarheid van de voorraden.

“Met DIMASYS|ENT stond Infomat duidelijk verst gevorderd qua functionaliteit en mogelijke parametrisatie. Dat bleek ook uit de korte implementatietijd die nauwelijks een zestal maanden in beslag nam,” zo nog Rayen Narain.

Koppeling met klantensystemen

Inmiddels zijn de modules Inkoop, Verkoop, Voorraadbeheer en (deels) Maatwerk van DIMASY|ENT operationeel.

Momenteel is QuestControl volop bezig met de koppeling van zijn website met de systemen van de grote online-afnemers met het oog op een optimale digitale uitwisseling van informatie.

“Nog voor het jaareinde hopen we met het tweeledig e-commerce luik van start te gaan. Enerzijds gaat het om de cruciale koppeling van de informatie (voorraad-, prijs- en productinformatie) met de IT-systemen van de klant vanuit een sterk uitgesproken SOA (service-oriented architecture)-insteek. Die biedt de afnemer de mogelijkheid, conform zijn behoeften, de benodigde informatie in real-time op te halen via een FTP-server, mail-berichten dan wel op SOA-basis. Anderzijds voorziet de module in een voor klanten toegankelijke web-shop, waar kandidaat-distributiebedrijven of eindconsumenten productinformatie kunnen inwinnen,” verduidelijkt de sales director.

Het Orbis Task Center binnen DIMASYS/ENT tekent bovendien voor een verhoogde service-graad door rond-de-klok automatisch berichten te genereren die de klant informeren omtrent het tijdstip van toelevering van bepaalde klanten of rond bepaalde promotie-acties.

Verdere efficiëntieverhoging verwacht QuestControl op korte termijn door de ingebruikname van scan-technologie in combinatie met de warehousing-module.

Met DIMASYS|ENT heeft QuestControl overigens meteen de basis gelegd voor een optimalisatie van zijn warehousing-activiteiten als die binnen afzienbare tijd op één locatie worden gecentraliseerd. Vooralsnog zijn die bedrijvigheden over drie verschillende locaties in Wormerveer gespreid.

QuestControl zette in de voorbije jaren onafgebroken sterke groeiprestaties neer.

“Op dat élan willen we op zijn minst doorgaan. De nieuwe efficiëntieslag die we halen uit de implementatie van DIMASYS|ENT, inzonderheid door te koppelen met de bedrijfsssystemen van onze klanten, zal zich vertalen in een bijkomende groei van 20 tot 30%,” besluit Rayen Narain.