Centralisatie aankopen via DIMASYS|ENT eerste stap

Elektrogroothandel evolueert naar gemeenschappelijk voorraadbeheer (Gesponserde inhoud)

Elektrogroothandel Electric (Brussel) implementeerde zowat een jaar terug de ERP-oplossing DIMASYS|ENT van Infomat N.V. (Antwerpen). Hoewel het leerproces nog volop aan de gang is, zijn de eerste positieve resultaten al duidelijk merkbaar: een verhoogde bedrijfsefficiëntie en betere communicatie met de klant. In een volgende fase zullen de CRM-functionaliteit en business intelligence-module worden geactiveerd. Grote verdienste van de ERP-applicatie is alvast dat de aankopen van de acht filialen van Electric steeds vaker centraal verlopen, met alle positieve gevolgen vandien. Dit alles is de voorbode van een volgende strategische stap in de bedrijfsvoering, met name de centralisatie van de voorraden.

Electric, dat later dit jaar zijn 130-jarig bestaan viert, ontstond in 1883, vier jaar nadat Thomas Edison de gloeilamp uitvond. De bedrijfsnaam verwijst dan ook duidelijk naar één van de oorspronkelijke activiteiten, met name het vervangen van gas- door gloeilampverlichtingstoepassingen. Over de jaren belandde Electric binnen de invloedssfeer van de familie De Vos, met huidig managing director Alain De Vos als vertegenwoordiger van de derde generatie aan het roer. Het was onder zijn impuls dat Electric zijn activiteiten in 1988 eenduidig ging focussen op de groothandel in elektromateriaal ten behoeve van de professionele markt.

Op vandaag is de onderneming vooral actief in de distributie van kabel(toepassingen), industrieel materiaal, installatiemateriaal, verlichtingsapparatuur en verlichtingbronnen. Minder belangrijk in omvang zijn de activiteiten op HVAC-vlak (lees: het elektro-luik, nvdr.) en de distributie van huishoudapparaten, voornamelijk een gevolg van de overname van ECT (Tienen) in 2007.

Het kloppend hart en de hoofdzetel van Electric zijn gevestigd langsheen de Brusselse Poincarélaan, waar ook een verkoopspunt is ondergebracht. Het bedrijf heeft voorts verkoopsfilialen in Braine-L’Alleud, Elsene, Moeskroen, Namen, Roeselare, Strépy-Bracquenies en Tienen. Met een vijftigtal werknemers noteert Electric een omzet van zowat 15 miljoen euro.

DIMASYS|ENT als strategische investering

Omdat het bestaande IT-systeem niet langer aan de hedendaagse technologische en functionele vereisten voldeed, ging Electric op zoek naar een alternatief. Na een marktstudie opteerde de KMO voor de implementatie van DIMASYS|ENT “omwille van zijn bewezen deugdelijkheid en de groothandelsexpertise van softwarevendor Infomat. Ook de positieve ervaring van een aantal collega’s met een vergelijkbare bedrijfsstructuur en verkoopsorganisatie deed de balans in het voordeel van DIMASYS|ENT overhellen,” aldus managing director Alain De Vos.

“Belangrijke elementen die eveneens speelden waren de geboden functionaliteiten op het stuk van het interfilialenverkeer en bijhorende transacties, de voorraad- en inkoopoptimalisatie en het toonbankgedeelte,” luidt het.

De bedrijfsleider aarzelt niet de implementatie van DIMASYS|ENT als van strategisch belang voor Electric te bestempelen.

“Onze ultieme ambitie is over de groep een gecentraliseerd voorraadbeheer op te zetten. Dat willen we behoedzaam en gefaseerd uitbouwen. Met DIMASYS|ENT zijn we in een eerste fase van start gegaan met de invoering van gegroepeerde aankopen. De prijzen en hoeveelheden werden welliswaar al centraal onderhandeld, maar de filialen herbevoorraadden zich individueel. Dat is niet de meest optimale situatie, zowel vanuit kostenoogpunt als wat de klantenservice aangaat,” zo nog de managing director.

“Gecentraliseerde aankopen verhogen niet alleen onze competitiviteit, maar evenzeer ons reactievermogen, met een betere klantentevredenheid tot gevolg,” wordt daaraan toegevoegd.

Electric wil zodoende de te grote voorraden binnen zijn filialen tot zijn juiste proporties herleiden. Het herbevoorradingssysteem van weleer draaide op het concept van minimale stocks, met bijhorende bestelvolumes die evenwel niet in de hoogte waren begrensd. In DIMASYS|ENT liggen de boven- en ondergrens van de voorraden op artikelniveau vast.

Alain De Vos: “Het nieuwe voorraadsysteem biedt ons tevens een betere controle over de verkoopsprijzen, met inbegrip van een globaal kortingensysteem op maat van de individuele klant, dit alles op uniforme en gestandaardiseerde wijze”.

Naast de modules die rechtstreeks verband houden met de hele verkoopscyclus, implementeerde Electric ook de boekhoudapplicatie DIMASYS Financials, maar evenzeer het DIMASYS TaskCenter. Het TaskCenter, dat wordt gekenmerkt door sterke alerting- en messaging-functionaliteiten, wordt zowel voor interne als externe doeleinden aangewend. Zo kan het gaan om een automatische verwittiging indien een bepaalde artikelreferentie zijn minimale voorraadgrens heeft bereikt, dan wel om een elektronische boodschap aan een welbepaalde klant om hem te melden dat zijn bestelde goederen ter beschikking staan.

Vitaal voor een beter bedrijfsinzicht

Electric schafte zich ook een aantal sectorspecifieke modules aan, zoals voor het beheer van kabelhaspels of voor het optimaal beheren en versnijden van kabels. Ook de automatische import van de leverancierscatologi is meer dan een handigheidje. Zeker indien men bedenkt dat Electric met een driehonderdtal verschillende leveranciers werkt. Momenteel liggen in de DIMASYS-bibliotheek een 160.000 artikelreferenties met bijhorende specificaties opgeslagen. Die worden individueel geactiveerd indien nodig.

Bijzonder verheugd toont de managing director zich over de sterk geavanceerde communicatiefunctionaliteit met de klant die DIMASYS|ENT biedt.

“Dat alles op basis van beter parametriseerbare informatie en bijgevolg veel betrouwbaardere gegevens dan voorheen. Resultaat is een gevoelige verhoging van de bedrijfsefficiëntie en andermaal een verbeterde klantenservice,” merkt Alain De Vos op.

De ingebedde databasemogelijkheden van DIMASYS|ENT worden bovendien niet enkel benut voor het stockbeheer als dusdanig maar evenzeer voor het communiceren met de klant volgens de noden van het ogenblik en naargelang van het gewenste toepassingsdomein.

Geen wonder dus dat Electric zich opmaakt om ook de CRM-module van DIMASYS|ENT te activeren. Daarmee wil de KMO in de toekomst op gestructureerde wijze beter inzicht verwerven in het gedrag van zijn individuele klant en anticiperen op zijn mogelijke behoeften. Bijkomend voordeel is dat zodoende ook de voorraadbehoeften op meer accurate wijze worden voorspeld.

Uit wat voorafgaat blijkt dat Electric heel snel naar de maturiteitsfase op ERP-vlak evolueert. Zo staat de implementatie op korte termijn van de Business Intelligence-tool van DIMASYS|ENT op de agenda. Met de betere organisatie van de bedrijfsprocessen over de hele verkoopscyclus neemt het management van Electric niet langer vrede. Alain De Vos wil ook een beter inzicht in het geheel van de bedrijfsprocessen om, aan de hand van statistische informatie, die maatregelen te treffen die de elektrogroothandel in de toekomst nog slagvaardiger en performanter maken.