DIMASYS|ENT koppelt “Coevordse” bedrijfsprocessen met backoffice

Groothandel voor (houten) tuintoepassingen op zoek naar grotere bedrijfsefficiëntie (Gesponserde inhoud)

Bij het Nederlandse Tuindeco International B.V. (Coevorden) is de eerste implementatiefase van DIMASYS|ENT momenteel operationeel. Nog voor de start van het tuinseizoen gaat ook een bijhorende webshop “live”. In een volgende fase wordt een koppeling met RF-scanning voorzien. Nu al zijn de eerste resultaten van de implementatie van de ERP-applicatie voelbaar, met name een duidelijke efficiëntiewinst en een betere spreiding van de werkdruk. Rechtstreeks gevolg hiervan wordt dan weer een verhoogde klantenservice en een hogere tevredenheid bij de afnemers.

Tuindeco International ontstond in 1993 toen Weering Handelsmaatschappij in Coevorden van start ging met de invoer van geïmpregneerd tuinhout vanuit Polen. In 2002 werd de particuliere handel afgestoten en ging het bedrijf integraal op het B2B-segment focussen.

Vandaag stelt Tuindeco International een 30-tal FTE’s tewerk. In 2012 noteerde het bedrijf een omzet van 23 miljoen euro (+ 5%). Zowat 20% van dat cijfer wordt inmiddels op de exportmarkten gerealiseerd, met Duitsland voorop. Maar Tuindeco International voert zijn producten ook uit naar België, Duitsland, Groot-Brittannië, Scandinavië , Spanje en Griekenland. Het bedrijf heeft een verkoopvestiging in Duitsland (Laar) en inkoopkantoren in Azië (Hongkong), Estland (Tallinn) en Indonesië (Surabaya). Toelevering van de producten gebeurt vanuit Polen (geïmpregneerd hout), de Baltische Staten (blokhutten), Zweden (tuinhout van hogere kwaliteit), Azië (tuinmeubelen en hardhout) en Afrika (hardhout). Op de referentielijst staan een twee-duizendtal artikelen.

“Concurrentieonderscheidend wapen van Tuindeco International is haar breed assortiment, dat maximaal op voorraad wordt aangehouden. Daarvoor beschikken we over zowat 14 hectaren opslagruimte, waarvan 25.000 m² overdekt, verdeeld over drie locaties, met name twee in Coevorden (Noord-Nederland) en één in de onmiddellijke buurt, net over de Duitse grens. Dat alles zorgt voor grote uitdagingen op logistiek vlak, zeker indien men rekening houdt met het erg cyclische karakter van onze handelsactiviteit,” aldus Gerard Streuer, schoonzoon van oprichter Piet Weering, die samen met zwager Bert Weering aan het hoofd van het bedrijf staat.

Elke magazijnlocatie heeft zijn specifieke roeping (snel roterende producten, bulk tuinhout en bulk hardhout).

Nieuwe ERP-implementatie …

Omdat de bestaande voorraadbeheerapplicatie tegen zijn limieten aanliep, ging Tuindeco International op zoek naar een bedrijfsbrede oplossing. Via Platra B.V. (Groep Amobi, Utrecht), een groothandelsklant van softwarevendor Infomat, kwam de onderneming bij DIMASYS|ENT terecht dat, na onderzoek, deugdelijk werd bevonden.

“Belangrijk was ook dat we de ERP-oplossing met onze achterliggende boekhoudapplicatie konden koppelen,” weet financieel-administratief directeur Martin Meerman.

De door Tuindeco International aangekochte DIMASYS|ENT-modules omvatten alle logistieke basisfunctionaliteiten: warehouse management system (WMS), in- en verkoop, customer relationship management (CRM) en een webshop. In een volgende stap staat de implementatie van barcodetechnologie en mobiele scanning van de goederen via de heftruckterminals op de agenda.

Tuindeco International entte zijn bedrijfsprocessen maximaal op de structuur aangereikt door DIMASYS|ENT. Wel werden een aantal maatspecifieke wijzigingen doorgevoerd. Dat was bijvoorbeeld het geval met de kostentoewijzing rond lastendragers (lees: pallets, nvdr.), waarrond pas duidelijkheid ontstaat op het ogenblik dat de goederen op een vrachtwagen worden geladen.

… levert eerste resultaten op

Sinds 1 oktober jongstleden, draait DIMASYS|ENT bij Tuindeco International. De eerste resultaten zijn alvast merkbaar.

“Met onze vorige oplossing stootten we op de beperkingen van de bestaande voorraadapplicatie, waardoor we met het beheersen van onze goederentoevoer in de knel raakten. In bepaalde gevallen bleef de “input” voor de binnendienst beperkt tot de telefonische communicatie met de buitenmedewerkers. In combinatie met het sterk cyclische karakter van onze handelsactiviteit, vertaalde zich dat niet alleen in een hoge werkdruk maar evenzeer in een hogere foutenlast,” herinnert Meerman zich.

“De implementatie van DIMASYS|ENT levert niet alleen tijdswinst op omwille van een betere organisatie van de arbeidsprocessen, maar bovenal een grotere betrouwbaarheid van de status van onze voorraden. Met een grotere klantentevredenheid tot gevolg omdat je je leveringsengagement hard kan maken. Dat was voorheen niet altijd het geval”.

“Dat merken we intussen ook aan het aantal backorders dat fors is teruggelopen. Hoe minder backorders, hoe beter de klantenservice. Een backorder dat bijvoorbeeld in Indonesië dient geplaatst, levert immers algauw een levertermijn van minimaal 10 weken op,” merkt Gerard Streuer op.

DIMASYS|ENT waarschuwt automatisch de binnendienst indien bepaalde voorraden hun minimumpeil hebben bereikt, zodat tijdig kan worden heraangevuld. Voorheen was het bedrijf terzake afhankelijk van de opmerkzaamheid van de medewerkers.

“Kortom, we hebben onze voorraden, cruciaal voor de klantenservice die we nastreven, nu beter onder controle,” zo nog Streuer.

Doordat de applicatie bepaalde functies en verantwoordelijkheden aan welomschreven afdelingen of personen toewijst, slaagde Tuindeco International erin de werkdruk ook beter te spreiden. Dat maakte het voor de medewerkers iets makkelijker om hun drempelvrees voor het nieuwe systeem te overwinnen, zo luidt het.

Tegen de start van het nieuwe tuinseizoen moet ook de nieuwe webshop “up and running” zijn. De bestaande louter informatieve website ruimt dan plaats voor een performante e-commerce shop, waar klanten 24/7 hun bestellingen kunnen plaatsen. Verwacht wordt dat de elektronische bestellingen, die automatisch door DIMASYS|ENT worden verwerkt, de werkdruk op de binnendienst verder zullen terugdringen, zodat meer tijd vrijkomt om de klantenservice verder te optimaliseren. Bijkomende efficiëntiewinst verwachten Gerard Streuer en Martin Meerman van de ingebruikname van het RFID-systeem. Dat komt er wellicht na het afsluiten van het nieuwe tuinseizoen.

Meer sectornieuws

Agenda