Wettelijke verplichtingen voor de commissaris

Onderscheid tussen bedrijfsrevisor en commissaris

In een vorige bijdrage werden de taak en functie van de bedrijfsrevisor geschetst. Het onderscheid tussen de functie of het beroep (= bedrijfsrevisor) en het mandaat bij een individuele onderneming (als commissaris) is belangrijk.

 

In België bestaat het corps van bedrijfsrevisoren, allen lid van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren, uit zowat 1.050 leden-bedrijfsrevisoren. Maar niet iedereen vervult de taak van commissaris, als mandaat binnen een onderneming. Heel wat bedrijfsrevisoren werken na hun driejarige stage en hun bekwaamheidsexamen verder in de middelgrote en grote bedrijfsrevisorenkantoren waar ze hun opleiding gekregen hebben, hetzij als zelfstandige of als bediende. Hier werken zij als manager aan het hoofd van een audit team het dossier zo goed mogelijk uit en bereiden dit zover als mogelijk voor ter ondersteuning van de bedrijfsrevisor-vennoot die als commissaris de eindverantwoordelijkheid draagt voor het aftekenen van de boeken (d.w.z. het opleveren van een revisorale verklaring aan de algemene vergadering van de vennootschap).
 

Benoeming

Het benoemen van een bedrijfsrevisor tot commissaris binnen een onderneming is wettelijk voorzien in het Wetboek Vennootschappen (art.141 W.Venn.) ingeval

  • Ofwel meer dan één van de volgende drie criteria worden overschreden:
    • Jaargemiddelde personeelsbestand: 50 voltijdse equivalenten.
    • Jaaromzet : 7.300.000 EUR
    • Balanstotaal : 3.650.000 EUR
  • Ofwel het gemiddeld personeelsbestand de 100 overschrijdt.

De criteria inzake omzet en balanstotaal worden berekend op geïndividualiseerde basis, tenzij de onderneming tot een groep behoort die een geconsolideerde jaarrekening (hierover meer in ons volgend artikel in de publicatie van 1 april 2013) moet opstellen en openbaar maken, of beursgenoteerd is. In dit geval is het verplicht voor iedere onderneming die behoort tot het geconsolideerd geheel, en dus mee in de geconsolideerde cijfers opgenomen wordt, over te gaan tot het benoemen van een commissaris voor de controle van haar individuele jaarrekening.

Op deze verplichte benoeming bestaan een aantal uitzonderingen, waarvan de belangrijkste zijn :

° als uit schattingen te goeder trouw voor die vennootschappen die met hun bedrijf starten, blijkt dat zij voldoen aan de eisen voor het opstellen en openbaar maken van een verkorte jaarrekening, m.a.w. dat zij niet méér dan één van hogergenoemde criteria zullen overschrijden. De genoemde schattingen kunnen bijvoorbeeld duidelijk blijken uit het financieel plan dat door de oprichters van de vennootschap opgesteld moet worden.

° bepaalde vennootschapsvormen (met onbeperkte aansprakelijkheid), zoals de V.O.F. (vennootschap onder firma), Comm.V (gewone commanditaire vennootschap) en C.V.O.A. (coöperatieve vennootschap met onbeperkte aansprakelijkheid) en dit alleen in het geval dat in die vennootschapsvormen alle onbeperkt aansprakelijke vennoten, natuurlijke personen zijn (geen rechtspersonen met een beperkte aansprakelijkheid als vennoot, waardoor dan uiteindelijk toch een de facto beperking van hun verantwoordelijkheid zou ontstaan). Hier is de beweegreden de onbeperkte aansprakelijkheid van de vennootschapsvorm zelf, waardoor eventueel benadeelde derden uit het maatschappelijk verkeer die met de onderneming zaken gedaan hebben, voor het voldoen van hun rechten zich niet beperkt zien tot het vermogen van de vennootschap alleen, maar dat dit ruimer is en tevens het persoonlijk vermogen van de vennoten omvat. Op die manier wordt een financiële controle door een commissaris in die vennootschapsvormen met 100% onbeperkt aansprakelijke vennoten, door de wetgever als overbodig beschouwd.
 

Certificering

Benevens het opmaken van het revisoraal verslag aan de algemene vergadering, dient de bedrijfsrevisor ook een certificering van de Economische en Financiële Inlichtingen te bezorgen aan de leden van de Ondernemingsraad. Dit uiteraard voor zover er in de onderneming een ondernemingsraad geïnstalleerd werd (vierjaarlijkse sociale verkiezingen in alle ondernemingen vanaf een tewerkstelling van minstens 100 voltijdse equivalenten). Deze informatie dient jaarlijks door de werkgever te worden opgemaakt en verstrekt aan alle leden van de ondernemingsraad. In een afzonderlijke vergadering dient de commissaris hier een duidelijke uitleg en verdere duiding te geven bij de gerealiseerde resultaten en de andere wettelijke verplichte informatie, en dit in alle onafhankelijkheid.
 

Eenmalige revisorale opdrachten

Aan de commissaris zijn ten slotte een aantal éénmalige revisorale opdrachten exclusief voorbehouden, zoals dit voorzien is in het Wetboek Vennootschappen. Het gaat hier dan over de revisorale rapportering bij een kapitaalverhoging door middel van inbreng in natura en over een doelswijziging bij grote vennootschappen.

De laatste jaren wordt vastgesteld dat de commissaris steeds meer ingeschakeld wordt in het rapporteren over of het attesteren van informaties of documenten, en dit terwijl er hiervoor niet steeds een wettelijke verplichting bestaat. Derden vragen deze informatie op bij het bedrijf, maar laten de commissaris deze informatie attesteren als bijkomende waarborg van een onafhankelijke derde.

Het gaat hier bijvoorbeeld over het attesteren van het al dan niet behalen van bepaalde loan-convenants (krediet-convenanten) die door de bankier in de kredietbrieven opgelegd werden bij het verstrekken van kredieten, en die jaarlijks dienen getoetst te worden. In functie hiervan kan de door de bank aangerekende rentevoet aangepast worden, zoals afgesproken in het kredietcontract.

Ook het attesteren van bepaalde door de onderneming gerealiseerde omzetcijfers, in het kader van openbare aanbestedingen, is een opdracht die voorkomt. Verder ook de verificatie van het aantal op de markt gebrachte hoeveelheden in het kader van een Val-I-Pac, Recupel of Bebat-controle.

Ten slotte kan de commissaris, na het vaststellen van een leemte in de administratieve organisatie of in de interne controle-omgeving van de onderneming, door het bestuursorgaan gevraagd worden om dieper in te gaan op de mogelijke gevolgen van deze vaststellingen op de financiële cijfers, wat dan resulteert in een gedetailleerd rapport over de interne controle binnen één van de verschillende bedrijfsprocessen van een onderneming. Dit rapport is bestemd voor de opdrachtgever (het bestuursorgaan) en wordt niet openbaar gemaakt, zoals het commissarisverslag.

U kunt vaststellen dat de verplichte taken van een commissaris meer en meer aangevuld worden met bijkomende, conventionele opdrachten, omdat precies deze externen de onafhankelijkheid van de commissaris bij de waarmerking van deze informatie of documenten, weten te appreciëren.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Vandelanotte. Meer info: 056/43.80.60 of www.vandelanotte.be).