Zelf archieven bijhouden is duur

Tussenkomst professionele documentbeheerder aangewezen

Het bijhouden van een archief is voor veel ondernemers één brok ellende. Er is vaak nauwelijks aandacht voor het goed beheer van de bedrijfsdocumenten. Vooral niet omdat archiveren helemaal niet productief lijkt en de facto alleen maar geld kost.

Uiteraard is aan een goed archiefbeheer een kost verbonden. There’s no thing like a free lunch. Zo is het nu eenmaal. Wie alles netjes op orde wil houden, betaalt daar een prijs voor. Bedrijven die een minimum minimorum willen uitgeven, houden de dingen in eigen huis en zetten een uitgerangeerde oudgediende aan het werk. Die moet je finaal ook betalen maar het kon veel erger, is meestal de redenering.

Tot een belangrijk document niet meer gevonden kan worden, het hele huis overhoop wordt gezet om de bewuste dossiers alsnog te vinden en hopeloos veel tijd en dus ook geld verloren gaat. De loonstaten van zeg maar 2004 zijn effectief niet verloren maar niemand kan ze ergens situeren. Ze slingeren tussen de personeelsdienst, de sociale inspectie, de boekhouding en … het bedrijfsarchief dat op zo’n moment eveneens verstek moet geven. Zenuwen, woede-uitbarstingen, verwijten. Wie de rekening zou opmaken van zoveel wanbeheer zal finaal moeten toegeven dat het bedrijf in die uren hopeloos veel geld heeft verloren.

Of hoe een investering in een goed archiefbeheer op lange termijn ongetwijfeld rendabel kan zijn. Een snelle efficiënte beschikbaarheid van opgevraagde documenten uit 2004 versterkt de levensvatbaarheid van een goed geleide onderneming.

Pijngrens overschreden

De beslissing om het archief in handen te geven van een professionele documentbeheerder volgt veelal na een intern conflict waarbij de pijngrens op een bepaald moment overschreden werd. Wanneer de bedrijfsleiding tot de conclusie komt dat het zo niet verder kan, is er voor het eerst ook aandacht voor de cijfers. Externe archivering is de facto immers voordeliger dan elke gelijkwaardige interne oplossing.

Professioneel gestructureerde documentbeheerders spreiden immers de kosten over al hun klanten. Het bedrijf dat zijn documenten uiteindelijk in handen geeft van de professionele documentbeheerder wordt enkel geconfronteerd met een variabele kost die berekend kan worden in functie van het aantal stuks archief dat werd binnengebracht, de ruimte die in beslag wordt genomen en de opties die worden genomen.

Bij bepaalde aanbieders betaalt de klant bijvoorbeeld slechts de variabele kosten van de elektronische ruimte die werkelijk benut wordt en van het aantal effectieve scans. De prijzen zijn all-in, zonder toeslagen voor bijvoorbeeld benutte bandbreedte of het aantal downloads.

Digitalisering in opgang

Bij de professionele dienstverleners is de digitalisering van archieven duidelijk in opgang. Ze worden ingescand tot A0-formaat, geïndexeerd en met tekstherkenning geactiveerd.

Consultatie kan naderhand via het Internet of een drager naar keuze van de klant. De klanten kunnen er overigens voor kiezen om hun gedigitaliseerde data te integreren in hun eigen document management-systemen, DMS, CRM of ERP.

Een elektronisch archief is ten andere maar zo goed als de eenvoud van zijn consultatie. Bedrijfsgebonden software vindt in dit opzicht in een mum van tijd elk gewenst document. Het kan onmiddellijk worden afgedrukt of per e-mail verstuurd. Sommige gespecialiseerde aanbieders zetten een eigen on-line archiveringssysteem in dat het zelfs mogelijk maakt documenten tussen vestigingen of leveranciers te delen.

Opslag farmaceutische materiaal en labo-archief

Sommige professionele archiefbeheerders zijn ook actief in het bewaren van farmaceutisch materiaal en labo-archief. De overheid heeft de wettelijke bewaartermijnen voor farmabedrijven in bepaalde omstandigheden opgetrokken tot meer dan tien jaar nadat het product uit de markt is gehaald. Productiestalen van geneesmiddelen, cosmetica of andere referentiemateriaal worden bewaard in de beste klimatologische omstandigheden. Het archiefbeheer wordt daarbij een flexibel werkinstrument waar stalen aan kunnen toegevoegd of verwijderd.

De beschikbare infrastructuur en de werkmethodes voldoen daarbij aan alle wettelijke voorschriften die permanent door eigen experten worden opgevolgd.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Merak N.V. (Mechelen)).

Meer info: 078/15.31.61 of www.merak.be.