Voor succesvolle integratieprojecten is het van belang dat degene die de leiding heeft een onafhankelijke en ervaren besluitvormer is die als enig doel heeft om de zojuist gesloten deal met succes uit te voeren. Cognizant, leverancier van IT-diensten, consulting en business process- en outsourcing-diensten, reikt vijf tips aan om het integratieproces succesvol te laten verlopen.

1. Let op de performance van de organisatie in zijn geheel. Dat klinkt eenvoudig, maar onverschilligheid is vaak de oorzaak van mislukte integraties. Het resulteert in verwaarloosde klanten en personeel en kan ervoor zorgen dat ze naar de concurrentie gaan. Daarom is het belangrijk sales teams te motiveren, het moreel hoog te houden en klanten te informeren gedurende het proces. Monitor KPI’s dagelijks, wekelijks of maandelijks. Grijp meteen in wanneer zaken dreigen mis te gaan en zorg ervoor dat alles zo snel mogelijk weer op de rit is.
2. Maak van integratie een prioriteit. Integratie moet een prioriteit zijn. Dat is niet het moment om elk operationeel probleem op te lossen of toe te geven aan interne druk om functionaliteiten of structuren toe te voegen: het is belangrijk om complexiteit te verminderen.
3. Streef niet naar een perfecte planning: dat is onmogelijk. Het streven naar een integratieplan dat alle vragen beantwoordt voordat de organisaties samen gaan zal leiden tot vertragingen en langdurige discussies. Ongeacht de tijd die je besteedt aan planning zullen er altijd zaken gebeuren die niet te voorspellen zijn. Het succes hangt af van hoe de organisatie met deze onverwachte gebeurtenissen omgaat.
4. Hou één toegewijd persoon verantwoordelijk voor de integratie. Degene die de leiding heeft moet verantwoordelijk zijn en direct kunnen schakelen met het bestuur. Succesvol integreren is geen part-time bezigheid voor onervaren medewerkers. Een toegewijd en ervaren team moet zorgen voor snelheid in de besluitvorming en zich op het einddoel blijven richten.
5. Hou de markt in de gaten en communiceer regelmatig. De nieuw gevormde organisatie is actief in een grotere markt. Dat brengt vaak onzekerheid met zich. Dit is het moment om communicatie te intensiveren en de frequentie van updates naar klanten en personeel te verhogen. Op deze manier kennen alle partijen hun rol in het integratieproces en hou je geïnteresseerde omstanders, waaronder de media en analisten, aan jouw kant. Met al deze groepen moet constant gecommuniceerd worden over de redenen van de overname, het integratieplan en de voortgang. Het belang van deze communicatie mag niet worden onderschat.

Er is geen “one size fits all”-model voor integratie, maar bovenstaande tips bieden handvatten voor succes. Door deze tips te volgen kan de nieuwe organisatie beter en efficiënter werken dan voor de fusie of overname. Het helpt ook om op een andere manier te werken en te vernieuwen op een wijze waartoe de oorspronkelijke organisaties niet in staat waren. Dat verhoogt de kansen op het volledig benutten van de mogelijkheden die een fusie of overname met zich brengt.