Japanners zeggen soms 'ja' om aan te geven dat ze begrijpen wat je zegt, niet dat ze akkoord gaan. 'Nee' zal je hen vrijwel nooit horen zeggen. Denk niet dat het in Japan bij één vergadering blijft. Zakelijke beslissingen komen er meestal na een gemeenschappelijk besluitvormingsproces over meerdere echelons heen, met de bedoeling doorheen de verschillende lagen van de organisatie een consensus te bereiken. Wees er dus op voorbereid dat je je presentatie aan heel wat mensen zult moeten geven – en wellicht tijdens veel vergaderingen.

'Go with the flow', dat is het beste wat je in China kunt doen om een zakelijke meeting tot een goed einde te brengen. De Chinese bedrijfscultuur mag er dan wel strak aan banden gelegd, dictatoriaal en traag uitzien, maar laat je gastheren gewoon het tempo en de toon van de vergadering bepalen. Chinezen hechten veel waarde aan iemands positie, dus stel een belangrijk lid van je team aan als woordvoerder. Je gastheren zullen hetzelfde doen en zijn misschien geërgerd indien anderen zich daartussen proberen te werpen. Wanneer je Chinese gastheren 'ik ben niet zeker', 'misschien' of 'dat is moeilijk' zeggen, bedoelen ze eigenlijk 'nee'.

Bij het samenstellen van je onderhandelingsteam voor een vergadering in Italië kies je als woordvoerder best voor iemand met een vooraanstaande functie in je bedrijf. Italianen doen immers het liefst zaken met de belangrijkste persoon in een organisatie. Hoewel je moet zorgen dat je zelf op tijd bent voor je meeting, hoef je niet te verwachten dat je Italiaanse gastheren dit ook zullen zijn. Le persone importante si fanno aspettare (schoon volk komt altijd te laat) is een tactiek die ze soms gebruiken om hun eigen status te onderstrepen.

Ook in Nederland ben je maar beter op tijd om jezelf te gaan voorstellen aan een klant. Te laat komen wordt niet op prijs gesteld. Mensen die hun tijd niet verstandig invullen, vinden Nederlanders niet te vertrouwen! Er wordt niet van je verwacht dat je je materiaal vertaalt of Nederlands spreekt, aangezien zo veel mensen in Nederland Engels spreken. Gegevens verzamelen doen ze heel grondig. Wees bij aankomst voor je eerste vergadering niet verrast wanneer je gastheer een heel dossier over je heeft. En van jou zal hij verwachten dat je elk aspect van je deal uitgebreid kunt toelichten.

Stiptheid is in Brazilië dan weer geen hoog goed. Meer nog, Brazilianen denken dat mensen die voortdurend te laat op hun afspraak zijn meer succes hebben dan diegenen die te vroeg opdagen! Brazilianen doen zaken met mensen die ze graag hebben – en te laat komen op een afspraak betekent dat je een ontspannen, blij en sympathiek iemand bent.

Zoals je al kunt verwachten, doen harde verkoopstechnieken het hem niet in Brazilië. Je Braziliaanse gesprekspartner zal je willen leren kennen, zijn tijd nemen, en tijdens het onderhandelingsproces willen nadenken en waarschijnlijk verschillende keren van mening veranderen. Bereid je dus voor op een lange vergadering, of meerdere vergaderingen, om de deal rond te krijgen.

En ten slotte, denk wanneer je zakendoet in Indonesië niet dat er een akkoord is wanneer je klant 'ja' zegt. Indonesiërs zijn minzaam en beleefd, willen zich altijd inschikkelijk tonen en hun gasten nooit in verlegenheid brengen. Daarom dus dat hun inheemse taal, het Bahasa, twaalf woorden heeft om 'ja' te zeggen maar die in feite 'nee' betekenen!

In het volgende blogbericht uit de reeks geven we enkele snappy vuistregels mee voor zakelijke meetings …

Lees hier het eerste en het derde deel van deze blogreeks.