DIMASYS|ENT bereidt Pro@Work voor op de toekomst

Opstart webshop nakend (Gesponserde inhoud)

De West-Vlaamse ijzerwarengroep Pro@Work ging begin 2013 van start met de uitrol van ERP-applicatie DIMASYS|ENT. Die wordt stelselmatig over de vestigingen van de groep uitgerold. Dat blijkt een uitdagende en niet te onderschatten aangelegenheid, niet in het minst omwille van de groepsstructuur en bijhorende intercompany-problematiek. Toch begint de groep de eerste vruchten van de implementatie te plukken. Tegen eind 2015 moet DIMASYS|ENT in de hele Pro@Work-groep op kruissnelheid draaien. "Pas dan zal de positieve impact op de bedrijfskosten duidelijk merkbaar zijn dankzij de verregaande optimalisatie van de bedrijfsprocessen," stelt Geert Dhaeze, projectleider bij Vancanneyt, zelfverzekerd.

Pro@Work zag zich genoopt over te schakelen naar een nieuw ERP-pakket omdat de huidige niet meer beantwoorde aan de hedendaagse technologie.. De bedrijvengroep maakt zich bovendien op om, op gestructureerde wijze, een e-commerce activiteit op te zetten.

De oorsprong van de Pro@Work-groep ligt bij Metaalwaren Vancanneyt (Lendelede). Die wordt onder andere geleid door Kristien Vancanneyt. Kort na de Tweede Wereldoorlog startte haar grootmoeder in Koolskamp een winkel die schrijnwerkers van hun vakbenodigdheden voorzag. Samen met echtgenoot Achiel Vancanneyt bouwde zij in Koolskamp het bedrijf stelselmatig uit tot een bloeiende ijzerwarenzaak. In 1951 stapt zoon Leon, omwille van familiale omstandigheden, vervroegd in de zaak. Onder zijn impuls wordt in 1965 een gloednieuwe winkel in Izegem betrokken. Om de groei te ondervangen wijkt Vancanneyt in 1987 uit naar een nieuw pand in Lendelede.

Eerder had Vancanneyt in 1976 en 1978 samen met een lokale partner op gelijkwaardige basis de ijzerwarenhandels De Nieuwe Gouden Spade (met de familie Ostyn) en De Stalen Greep (met de familie Serry) opgericht in respectievelijk Ieper en Tielt. In de jaren ' 90 verwerft Vancanneyt branchegenoot Hobroco N.V. (Kortrijk), dat met een familiale opvolgingsproblematiek worstelde. In datzelfde decennium neemt de onderneming een belang van 50% in De Berdt S.A. (Moeskroen).
Sinds zowat acht jaar is de groep actief onder de merknaam Pro@Work, met een 120-tal medewerkers en drieduizend actieve klanten.

Het assortiment van Pro@Work is opgebouwd rond vijf hoofdcategorie‘n, met name Construct (alles voor de bouwsector), Fixing (alle bevestigingen), Technics (alle materiaal voor technische klussen), Interior & Faade (alles op het gebied van hang- en sluitwerk, van raam-, deur- en poortbeslag tot beslag voor keuken- en binnenhuisinrichting) en, ten slotte, Safety (alles op het gebied van persoonlijke veiligheid en bouwsignalisatie).

E-Commerce en E-Supply

Om zich te wapenen tegen de uitdagingen van de toekomst, ging Pro@Work over tot de implementatie van een nieuw ERP-pakket. Daarvoor viel de keuze uiteindelijk op DIMASYS|ENT, een applicatie van Infomat die binnen de distributiesector een aantal solide referenties heeft. Vancanneyt ging begin 2013 met de uitrol van start, De Stalen Greep volgde een jaar later. Begin 2015 stapt De Nieuwe Gouden Spade in.

Pro@Work opteerde initieel voor de implementatie van een tiental klassieke modules binnen DIMASYS|ENT (aankoop, verkoop, orderadministratie, stockbeheer, dienst na-verkoop, herstelmodule, boekhouding, administratie, É). Op termijn zullen een honderdtal van de 120 medewerkers binnen de groep met de oplossing werken. Omwille van de specifieke bedrijfsstructuur is ook de Intercompany-module geactiveerd.

"Binnen Dimasys staat momenteel een nagelnieuwe webshop in de steigers. Na summiere ervaring stapt Pro@Work thans behoedzaam met een aantal pilootklanten, op gestructureerde wijze in de wereld van de e-commerce," stelt Geert Dhaeze.

De Dimasys-functionaliteiten krijgen een web-verlengstuk met zowel e-commerce (web shop, order tracking, offerte-aanvraag, klantenportaal) als e-supply (automatisering aankoopprocessen met elektronische berichtenuitwisseling) en volledige digitalisering van de documentenstroom.

EZ-Base Integratie

Voorts bevindt Pro@Work zich momenteel in een goed vorderende pilootfase waarbij de eigen artikelen-database in Dimasys wordt gekoppeld met EZ-base voor verrijking van data met commerciële omschrijvingen, foto's, technische fiches, É met real-time synchronisatie on-line.

"Dit vertaalt zich in een opwaardering van het artikelenbestand met grote(re) visibiliteit voor de producten van de (potentiële) klant," verduidelijkt onze gesprekspartner.

Via de module Meno-link, bestemd voor het elektronisch plaatsen van bestellingen bij aankoopgroepering Menouquin, biedt de applicatie extra toegevoegde waarde. De Meno-groep besloot immers samen met een aantal Nederlandse branchegenoten één centrale producten-database voor de sector te ontwikkelen. EZ-base profileert zich als een innovatieve informatiebron voor vele toepassingen, zoals het samenstellen van catalogi, brochures, offertes maar ook voor het opzetten van webshops, prijslijsten en koppelingen met inkoopbestelsystemen.

DIMASYS Business Intelligence en Document Management

Een viertal maanden terug implementeerde Pro@Work ook de Dimasys i8 Business Intelligence-tool.

"De boekhouding werkt hier al voortreffelijk mee maar de uitdaging bestaat erin de stap te zetten naar een gedegen management-rapportering op basis van de ruime exportmogelijkheden," zo nog Dhaeze.

Inmiddels is ook de document management-module in gebruik. Vooralsnog beperkte zich dit tot het verwerken van de verzendnota's. Bedoeling is evenwel om in de toekomst de hele document workflow te digitaliseren.

Moeizame transformatie

Geert Dhaeze is niet te beroerd toe te geven dat Pro@Work zich momenteel in een moeizame transformatiefase bevindt. De uitdaging is dan ook groot. De implementatie van een ERP-oplossing op zich is al niet min. Bovenop is sprake van een complexe bedrijfsstructuur met drie vennootschappen met een al dan niet verschillende eigendomsstructuur.

Ook het productenassortiment is gigantisch, maar werd, om praktische redenen, intussen tot zowat 125.000 referenties gehalveerd. Die blijken administratief-verkoopstechnisch bovendien erg complex. Sommige producten worden in aantallen verkocht, andere op basis van parameters zoals lengte, gewicht of dagprijs. Bovendien is slechts een deel van de voorraden gemeenschappelijk. In functie van hun geografische inplanting vullen de Pro@Work-vestigingen een deel van hun stocks maatspecifiek in.

Vooralsnog hanteren de verschillende vestigingen eigen korting-programma's en -tabellen. En om het plaatje qua complexiteit af te ronden, weze aangestipt dat Vancanneyt Metaalwaren een zuivere B2B-focus hanteert terwijl De Nieuwe Gouden Spade en De Stalen Greep zich zowel tot de B2B- als de B2C-markt richten.

"De migratie blijkt een behoorlijk complexe oefening omwille van de eerder aangehaalde redenen. We spendeerden voorafgaand heel wat tijd in de voorbereiding van de database, maar bleken bij de aanvang van de implementatie nog niet helemaal klaar. Ons leerproces is nog volop aan de gang," aldus een eerlijke Geert Dhaeze.

Hij behoudt evenwel het volle vertrouwen in DIMASYS|ENT en zijn functionaliteiten. "In het voorraad- en aankoopbeheer boekten we intussen al een aanzienlijke vooruitgang. Omdat de applicatie zich niet laat manipuleren, krijgen we een betere controle over de achterliggende bedrijfsprocessen, met een beter inzicht in de effectieve bedrijfsvoering. Denk bijvoorbeeld aan de verhouding tussen bestellingen en retours. DIMASYS|ENT maakte ons intussen duidelijk waar de grootste foutenlast in het bestelproces ligt en hoe dat kan worden geremedieerd. Met de rapporteringsmogelijkheden van de business intelligence-tool raken we stilaan vertrouwd. Op korte termijn zullen we hier een dimensie hoger schakelen. Daar waar dat nu al in enkele van onze bedrijven het geval is, hopen we tegen eind 2015 met de hele organisatie ten volle de vruchten te gaan plukken van DIMASYS|ENT" stelt de projectleider overtuigd.

Meer sectornieuws

Agenda