Bam® Bormet past voor “gedwongen” huwelijk

Infomat koppelt CAS genesisWorld met Microsoft Dynamics NAV (Gesponserde inhoud)

Bam® Bormet B.V.B.A., dat gespecialiseerd is in toegangstechnieken en onder de merknaam BAM eigen productie-activiteiten ontplooit, nam zopas een nieuw bedrijfspand in het Limburgse Nieuwerkerken in gebruik. Een en ander kadert in de internationaliseringsambities van de familiale KMO. Van strategisch belang binnen die strategie is de implementatie van CRM-applicatie CAS genesisWorld, die in ons land door Infomat (Antwerpen) wordt verdeeld. Voor Infomat was het de eerste keer dat CAS genesisWorld werd gekoppeld met het ERP-platform Microsoft Dynamics NAV. Ruben Schreurs verklaart waarom Bam® Bormet niet voor een logisch huwelijk koos. Microsoft Dynamics heeft immers een eigen CRM-applicatie.

Tot 2011 nam Ivan Schreurs, vader van Ruben en Dries, samen met een vennoot, niet alleen de algemene bedrijfsvoering waar maar tekenden ze ook zelf voor de verkoop. Toen zonen  Ruben en Dries hun intrede in de onderneming deden, achtten zij zich commercieel onvoldoende gewapend om daaraan een vervolg te breien. In 2011 werden dan ook twee verkopers aangetrokken, één voor de binnenlandse markt en één voor de export.

“Een echte verkoopsstructuur hadden we op dat ogenblik als bedrijf niet. De verkopers hadden niet het minste zicht op het verleden en de ontwikkeling van de klantenrelaties op de tijdsas. Accurate info omtrent de laatste datum van contact, vragen van de klanten, al dan niet bij nieuwe offerte-aanvragen, eventuele klachten, … ontbrak. Kortom, we misten de hele customer relationship-dimensie,” bekent Ruben Schreurs.

Om commerciële medewerkers vandaag een maximum aan slaagkansen te bieden, zijn efficiënte en performante tools op de markt aanwezig ter optimalisatie van hun verkoopsinspanningen.

Bam® Bormet werkte al jarenlang met Microsoft Dynamics NAV. De KMO ging indertijd van start met de boekhoudapplicatie van het toenmalige Navision. Doorheen de jaren evolueerde het bedrijf ook richting ERP-functionaliteiten.

CAS genesisWorld

In zijn  zoektocht naar een performante CRM-applicatie werd Bam® Bormet geconfronteerd met een bijzonder groot kwaliteitsverschil tussen de verschillende CRM-applicaties.

“Sommige aanbieders volstaan gewoon met het bouwen van een applicatie bovenop het traditionele mappensysteem. Andere pakken uit met oplossingen die uitsluitend op een externe server draaien,” aldus Ruben Schreurs.

Na Bam® Bormet’s marktonderzoek bleven uiteindelijk twee kandidaten op de shortlist over, met name Microsoft Dynamics CRM en het Duitse CAS genesisWorld. Opmerkelijk is dat de specialist in toegangstechnieken uiteindelijk met laatstgenoemde in zee ging terwijl een huwelijk met Microsoft Dynamics CRM, omwille van de ERP-implementatie, voor de hand leek te liggen.

Ruben Schreurs: “Van meet af was voor ons heel belangrijk dat de data in het CRM-pakket overal mobiel te raadplegen waren. Beide vendors hadden op dat ogenblik een mobiele applicatie. CAS genesisWorld deed de balans in zijn voordeel overhellen omwille van de bijhorende app die naadloos op onze behoeften inspeelde. Bovendien bleek CAS genesisWorld heel wat gebruiksvriendelijker. We dienden wel te investeren in een connector om de brug tussen Microsoft Dynamics NAV en CAS genesisWorld te slaan. Maar hadden we voor Microsoft’s CRM-oplossing gekozen, was dat net zo goed het geval geweest".

Succesvolle  implementatie

In januari 2014 ging Bam® Bormet met de implementatie van CAS genesisWorld van start. In september ging de applicatie volledig “live”.

“We evolueerden van een niet CRM-omgeving naar een volwaardige CRM-omgeving zonder noemenswaardige problemen. Na een halve dag opleiding, nam het nauwelijks twee weken in beslag alvorens alle betrokkenen vlot met de applicatie overweg konden,” luidt het.

Ook de verkoper die in Kortrijk aan de slag is bij Bam® Technics, waarin Bam® Bormet een minderheidsbelang aanhoudt, werkt met CAS genesisWorld.

Intussen werden alle standaardmodules van CAS genesisWorld geïmplementeerd. In amper drie maanden noteerde de KMO een forse verbetering van de interne bedrijfsprocessen. Zo synchroniseert de connectormodule met het achterliggende ERP-pakket niet enkel automatisch de klantengegevens, maar ook alle offertes, orders, facturen en kredietnota’s. Al die documenten zijn in de CRM-applicatie als kopie consulteerbaar, ook mobiel. Voorts is de productiviteit van de verkopers er intussen fors op vooruit gegaan.

“De tijdverslindende zoektocht naar historische klantendata behoort voorgoed tot het verleden,” bevestigt onze gesprekspartner.

Dat geldt ook voor de interne ondersteunende diensten.

Het management van Bam® Bormet verheugt zich intussen, dankzij CAS genesisWorld, in een betere opvolging van de verkopers en de verkoopsprestaties. Het heeft bovendien een beter zicht op de wijze waarop de offertes worden opgevolgd, met inbegrip van de slaagkansen. Niet geslaagde offertes kunnen niet langer worden weggemoffeld. Maatspecifiek genereert de applicatie bovendien nuttige dashboards, conform de wensen van de gebruiker (omzetcijfers, offertes, …).

Vervolgtraject

In de volgende weken zet Bormet op CRM-vlak een vervolgtraject op. In zijn nieuwe vestiging beschikt de KMO immers over een up-to-date telefooncentrale die computer telephony integration (CTI) binnen bereik brengt. Kortom, de telefonie-software zal met de CRM-applicatie worden gekoppeld, zodat bij een telefonische oproep automatisch het klantendossier van de oproeper op het computerscherm verschijnt.

Tevens worden de relevante data voor het service-gedeelte uit het ERP-pakket opgediept en automatisch naar de CRM-applicatie geëxporteerd. Dat maakt een beter beheer van plaatsing, interventies, onderhoudsintervallen, …. mogelijk. Gelijktijdig wordt het agendabeheer met de telefoonoproepen gekoppeld.

“Alle informatie met betrekking tot een klantendossier zal bijgevolg in een en hetzelfde pakket zitten. Dat maakt een betere opvolging van de klant mogelijk, met een hogere klantentevredenheid tot gevolg. CAS genesisWorld vult met andere woorden de drie basiscomponenten van onze toekomststrategie optimaal in. De applicaties ondersteunt ons in onze internationaliseringsinspanningen door het omzettingsproces van prospect naar distributeur in kaart te brengen en te beheren, ze biedt ons de kans onze installatie- en service-interventies te optimaliseren en vult, ten slotte, onze behoeften aan business intelligence rond de verkoop oordeelkundig in,” besluit Ruben Schreurs.