Bij print-kosten denken we meteen aan de verschillende elementen die voor die uitgaven verantwoordelijk zijn. Het gaat niet alleen om de aankoop van een toestel, maar ook om de kosten voor de verbruiksproducten, zoals papier en toner, naast de kosten voor onderhoud en herstellingen. Vaak zijn er ook nog wat minder voor de hand liggende kosten, zoals de tijd die de ICT-medewerkers besteden aan problemen met printers of de dure kantooroppervlakte die het printer-park inneemt. Het is niet meer dan logisch dat je als zaakvoerder al die facetten onder de loep neemt wanneer je de print-kosten van je onderneming wil verlagen.

Maar in de plaats van op zoek te gaan naar de goedkoopste printers en toners in de markt, is er ook nog een andere manier om op print-kosten te besparen: minder printen. Alles “policies” ten spijt, blijkt het ook in de praktijk vaak niet mee te vallen om bij de medewerkers een gedragsverandering te realiseren. Bij de meeste bedrijven blijft printen een makkelijk toegankelijke dienst. Zelfs al is de tijd van de desktop printer voorbij, de overstap naar een gedeelde printer - bijvoorbeeld per afdeling, per verdieping of per kantoor - heeft niet meteen voor een significante daling van het print-volume gezorgd.

Print-rechten

Een kleiner print-volume bereik je als bedrijf het makkelijkst door het printer-park daar concreet op in te stellen. De nieuwe generatie printers maakt het mogelijk om print-rechten toe te kennen, zowel aan gebruikers als aan applicaties. Dat zorgt ervoor dat alleen gebruikers die effectief prints nodig hebben, toegang tot de printer krijgen. Het is een aanpak die je kunt combineren met het gebruik van een zogenaamde “print supervision tool”. Dat is een stukje software dat de leverancier van de printer meelevert en waarmee je als zaakvoerder een overzicht krijgt van de print-volumes van iedere medewerker.

De rapporten vermelden niet alleen hoeveel pagina’s een medewerker over een bepaalde periode heeft geprint, maar ook wat het gebruik van kleur was, of de dekkingsgraad van de prints. Medewerkers die weten dat het bedrijf het print-volume nauwgezet opvolgt, denken twee keer na voor ze op kantoor hun vakantiefoto’s afdrukken …

Zuinig met kleur

Printen helemaal uitsluiten? Dat is wellicht niet mogelijk, niet wenselijk ook. Voor sommige documenten blijft papier de standaard. Maar ook dan blijft er nog heel wat ruimte om onnodige kosten te vermijden. Een directe besparing is mogelijk via de invoering van dubbelzijdig printen. Zo gaat je voorraad print-papier letterlijk twee keer zo lang mee. Een eenvoudige besparing bestaat er ook in het gebruik van kleur te beperken. De huidige generatie multifunctionals maakt het mogelijk de beschikbaarheid van kleur in te stellen in functie van de rol van de medewerker. Je kunt er verder voor kiezen om printen in kleur vanuit bepaalde programma’s te beperken. Zo vermijdt de onderneming dat er onnodig in kleur wordt geprint.

Ook met de functionaliteit voor “follow-me printing” ligt een mooie besparing voor de hand. We kennen ze allemaal: de prints die op de printer blijven liggen, die niemand komt ophalen.

Follow-me printing vermijdt die verspilling. De printer voert de print-opdracht maar uit wanneer de gebruiker zich bij het toestel met een pasje of een code aanmeldt. Het is een manier van werken die bovendien de veiligheid van de bedrijfsinformatie verhoogt. Follow-me printen zorgt ervoor dat er geen prints met gevoelige informatie onbeheerd op de printer blijven liggen.

Denk na over je print-gedrag

In de ideale situatie combineer je de beperkende maatregelen met een mentaliteitsverandering bij je medewerkers. Dat doe je door ze aan te zeten om na te denken over hoe ze met de printer omgaan. Is het echt nodig een document te printen, gewoon om het te lezen? Of om kladversies af te drukken van documenten waarvan je weet dat ze nog zullen veranderen? Ook het bewustzijn over het eigen print-gedrag - en de bijhorende kosten - zorgt voor een stap richting kleinere print-volumes.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met OKI Systems (Belgium) N.V. (Vilvoorde)).

Meer info: 02/257.45.20 of www.oki.be.