In 2012 lanceerde WinBooks met WinBooks on Web een volwaardige web-applicatie voor boekhouding en bedrijfsbeheer.

“Volwaardig, want het maakt geen gebruik van het ASP-model dat de gebruikers met dure hosting-kosten opzadelt,” beklemtoont gedelegeerd bestuurder Jean-François Cuylits, die zowat de helft van de aandelen van WinBooks in bezit neemt.

Naast Cuylits zijn Intersentia N.V. (Mortsel) en Pierre Borremans belangrijke aandeelhouders.

“Jaar na jaar mag WinBooks zich verheugen in een groeiend aandeel van het aantal verkochte web-licenties. Vorig jaar klom hun aandeel van 10 naar 15%. Dit jaar stijgt dat cijfer ongetwijfeld boven de 20% uit,” stelt Cuylits overtuigd.

Virtual Invoice hart nieuwe oplossing

Als onderbouw voor het nieuwe WinBooks Connect fungeert WinBooks’ Virtual Invoice, een oplossing die facturen scant, herkent en automatisch in de boekhouding codeert. Initieel draaide Virtual Invoice lokaal, maar inmiddels migreerde WinBooks de applicatie naar de cloud.

“Met WinBooks Connect bieden we aan zelfstandigen en bedrijven in het onderste marktsegment een elektronisch platform dat, na scanning van de facturen, de documenten in elektronisch formaat automatisch in Virtual Invoice bij de boekhouder integreert. Dat vermijdt dat de boekhouder of fiduciaire bij het eind van elk kwartaal in tijdsnood dreigt te geraken omwille van de hoge werkdruk die wordt veroorzaakt omdat klanten laattijdig met hun inkomende en uitgaande facturen in de klassieke schoenendoos komen aandraven,” schetst Cuylits.

Win/win-situatie

Door zijn klanten te vragen hun facturen maandelijks of geregeld in te scannen, kan de boekhouder of fiduciaire de werkdruk beter spreiden. Doch ook het bedrijf heeft baat bij de implementatie van WinBooks Connect.

Zo blijven de originele fysieke documenten in het bezit van de bedrijfsleider zodat hij deze naar eigen goeddunken of gewoonte kan gebruiken. Met WinBooks Connect kan hij bovendien ook de betaling van zijn leveranciersfacturen beheren. Een eenvoudige klik volstaat om voor een factuur een SEPA-betalingsformulier te genereren dat in de PC-banking applicatie wordt geïntegreerd.

“Die oplossing is beduidend goedkoper dan sommige interbancaire betalingsapplicaties die op de markt voorhanden zijn,” merkt de gedelegeerd bestuurder op.

Het visuele overzicht dat de gebruiker in WinBooks Connect over zijn hele facturatiestroom behoudt is bovendien handig voor de opvolging van de betaling van de inkomende facturen.

Windows Connect heeft overigens een kleine elektronische facturatiemodule aan boord. Facturen kunnen worden aangemaakt en in PDF-formaat verstuurd. Gelijktijdig wordt een XML-bestand conform het UBL 2.0-formaat (Universal Business Language, eFFF-formaat in België, nvdr.) gegenereerd zodat de betrokken factuur automatisch in het achterliggende boekhouddossier wordt geïntegreerd. Het UBL 2.0- of eFFF-formaat geldt als standaardformaat voor het elektronisch verzenden van facturen, waarbij de informatie van de facturen direct in de achterliggende administratieve systemen kan worden verwerkt.

Handig is de on-line chat-functionaliteit à la Skype die WinBooks Connect aan boord heeft, zodat klant en boekhouder in real-time op eenvoudige wijze in communicatie kunnen treden. Blijkt één van de partijen op dat ogenblik niet beschikbaar, genereert het systeem automatisch een e-mail bericht dat de bestemmeling van de poging tot contactname verwittigt.

Kers op de taart in WinBooks Connect is ongetwijfeld het WinBooks Dashboard, dat ook in WinBooks on Web beschikbaar is. WinBooks Dashboard biedt de gebruiker in de vorm van gebruiksvriendelijke boordtabellen waardevolle management-info op basis van de boekhoudkundige gegevens (resultaten, omzetevolutie, marge, uitgaven, liquiditeitenpositie, openstaande debiteuren met vervaldagenoverzicht, …).

Alle door de boekhouder of fiduciaire aangemaakte documenten en verslagen (balansen, jaarrekeningen, rekeninguittreksels op klantenniveau, proces-verbalen algemene vergadering, …) worden in de cloud in een beveiligde en voor de klant toegankelijke ruimte opgeslagen. Zelf kan de klant ook documenten allerhande opladen zodat hij, ingeval van bijvoorbeeld fiscale controle, terecht kan in één centraal elektronisch dossier.

“In een volgende release van WinBooks Connect zullen we extra-opslagcapaciteit in de cloud aanbieden via Google Drive of OneDrive,” kondigt Cuylits aan.

Steile verwachtingen

Volgende maand maakt WinBooks Connect zijn verschijning in bèta-versie op de markt. In september volgt de brede, commerciële lancering.

“Met WinBooks Connect willen we klanten in het onderste marktsegment aanspreken, die thans vaak hun toevlucht nemen tot kleine facturatiepakketten die nauwelijks opvolgingsfunctionaliteiten bieden. Als voorlopige richtprijs hanteren we een bedrag van 10 euro per maand. In ruil daarvoor krijgt de gebruiker een hoogperformante applicatie, de boekhouder en/of fiduciaire een tool met hoge toegevoegde waarde,” aldus onze gesprekspartner.

Met WinBooks Connect bevestigt het IT-bedrijf uit Louvain-La-Neuve andermaal zijn voortrekkersrol op het vlak van de digitalisering van de facturatieprocessen. Als platform maakt WinBooks Connect het mogelijk het hele facturatieproces te automatiseren terwijl zowel de klant als de boekhouding ten allen tijde een visueel overzicht over alle gedigitaliseerde documenten behouden.

WinBooks Connect stelt WinBooks niet alleen in staat een nieuw klantensegment aan te boren, het ontgint tevens een domein dat potentieel voor doorstroming naar WinBooks on Web heeft. WinBooks Connect, dat draait op alle mobiele operating systems, werd als full-web product bovendien geoptimaliseerd voor tablet-gebruik (lees: touchscreen-functionaliteit, nvdr.).

“In de toekomst verwachten we dat de zowat 1.500 fiduciaire-klanten minimaal 100.000 boekhouddossiers op het WinBooks-platform zullen draaien. In dat aantal mikken we snel op een aandeel van 5 à 10% van WinBooks Connect-klanten”, besluit Jean-François Cuylits.