Naarmate een bedrijf groeit, neemt ook de complexiteit van de ICT-uitdagingen toe. Voor een onderneming komt het er dan op aan de juiste prioriteiten te stellen en te investeren in de oplossingen die de groei adequaat ondersteunen. Marktonderzoeksbureau IDC onderzocht welke rol daarbij is weggelegd voor multifunctionele printer of MFP. Dat toestel fungeert als schakel tussen het bedrijf en de cloud, zo stelt het onderzoeksbureau.

Het is een apparaat dat print en kopieert, maar dat even goed papier omzet in digitale documenten. Tegelijk helpt de MFP de werkstromen in de onderneming te herdefiniëren. Zo draagt het toestel bij tot besparingen op het vlak van kosten en tijd, terwijl het tegelijk de productiviteit en mobiliteit van de medewerkers ondersteunt en de onderneming helpt om gevoelige gegevens te beschermen en de klanten-service te verbeteren.

Het gebruik van de MFP past binnen het kader van de veranderende werkomgeving. Zo is er de blijvende toename van de hoeveelheid informatie. IDC voorspelt dat een bedrijf in 2015 zes keer meer data zal ontvangen dan vijf jaar geleden. De impact op de medewerkers is enorm. Zij moeten almaar meer tijd besteden aan de verwerking van die informatie, wat op jaarbasis resulteert in een productiviteitsverlies van ruim 20%. De bedrijven zijn zich bewust van die informatie-explosie. Daarom nemen ze maatregelen om tegelijk de operationele print-kosten te verminderen en de efficiëntie en productiviteit van de medewerkers te verbeteren.

Verder moeten de bedrijven ook rekening houden met de toenemende mobiliteit van hun medewerkers. IDC voorspelt dat in 2018 zowat 75% van het personeelsbestand thuis, onderweg, op kantoor of bij de klant met mobiele toestellen zal werken. Dat zorgt voor een groeiende behoefte om ook van op afstand toegang te hebben tot bedrijfsdata.

Efficiëntie, veiligheid en kostenreductie

Om op een efficiënte manier antwoord te bieden op die uitdagingen, kan de investering in een slimme MFP een oplossing bieden. IDC definieert het toestel als een multifunctionele printer met toegang tot het bedrijfsnetwerk en het Internet, en met een aanpasbare gebruikers-interface. Verder biedt de slimme MFP de mogelijkheid om specifieke functies te programmeren, bijvoorbeeld om workflows aan te sturen.

Op die manier doet de MFP veel meer dan alleen het printen of kopiëren van papier, en groeit het toestel uit tot een integraal onderdeel van de gedigitaliseerde processtroom. Om die doelstelling te bereiken, moet het toestel volgens IDC aan enkele voorwaarden voldoen. Zo moet er een intuïtieve interface aanwezig zijn. Die zorgt voor een gebruiksvriendelijke MFP, wat bij de gebruikers een draagvlak creëert voor het gebruik van de workflows.

Verder moet het toestel ook print-rechten kunnen toekennen, zowel aan gebruikers als aan applicaties. Dat zorgt ervoor dat alleen gebruikers die effectief prints nodig hebben, toegang krijgen tot de printer. Het is een aanpak die het volume onnodige prints sterk reduceert.

Belangrijk is uiteraard dat de medewerkers ook van op hun mobiele toestellen de MFP kunnen gebruiken. Op die manier vergroot het bedrijf de mogelijkheden om de medewerkers - uiteraard in functie van hun rol - een veilige en efficiënte toegang te bieden tot bedrijfsinformatie. Tegelijk biedt het systeem zo een extra beveiligingslaag, net omdat het systeem de toegangsrechten van de gebruikers onder controle houdt.

Andere kijk van KMO vereist

Slim omgaan met slimme MFP’s vergt van de KMO doorgaans ook een andere kijk op de aankoop en de operationele kosten van het toestel. IDC vermeldt in dat verband de nood aan efficiënt apparaat- en contractbeheer. De onderneming kan daarbij kiezen voor het principe van managed print services. De KMO investeert daarbij niet langer zelf in hardware en losse supplies, maar sluit een service-contract af met een dienstverlener.

Het is de service provider die garant staat voor de diensten, terwijl de onderneming betaalt in functie van het verbruik van de infrastructuur, per geproduceerde pagina. Dankzij een contract voor managed print services heeft de KMO bovendien één aanspreekpunt voor het beheer en onderhoud van de toestellen en het bijbestellen van supplies.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met OKI Systems (Belgium) N.V. (Vilvoorde)).

Meer info: 02/257.45.20 of www.oki.be.