De elektronische factuur en de rol van de overheid

Enige tijd geleden kondigde de Minister van Digitale Agenda Alexander De Croo aan dat hij het elektronisch factureren voor bedrijven wil verplicht maken tegen het eind van de legislatuur, in 2018. Het opstellen en verzenden van een papieren factuur kan immers tot zeven maal duurder zijn dan dat van de digitale tegenhanger, een argument waar de meeste bedrijven wel oren naar hebben. De totale besparing zou 3,37 miljard euro bedragen, voor bedrijven, burgers en de overheid samen. Toch zal dit nooit lukken zonder een actieve rol van de overheid zelf.

E-facturatie heeft pas echt een kans op slagen wanneer de overheid meewerkt aan het bouwen en/of promoten van een platform en/of uniforme standaard voor de uitwisseling van facturen. Door het hoge aantal standaarden dat nu reeds bestaat, lijkt ons de keuze voor een gemeenschappelijk platform de meest logische.

De overheid heeft hierin overigens al een goede eerste stap gezet, met haar Mercurius-platform, dat leveranciers aan de overheidsdiensten kunnen gebruiken voor elektronische facturatie. Dit zou op termijn kunnen uitgroeien tot een platform waarvan alle bedrijven en organisaties kunnen gebruik maken voor hun e-facturatie, zowel met de overheid als met elkaar.   

Maar Mercurius is niet het enige platform, en daar moet de overheid ook rekening mee houden. Er bestaan al verschillende gemengde en particuliere initiatieven zoals simplerinvoicing of OpenPEPPOL. Ervaring leert dat landen waarin de overheid dergelijke particuliere initiatieven ondersteunt, een veel snellere adoptie van e-facturering zien dan de andere landen. In afwachting van één allesomvattend platform, al dan niet Mercurius, kan een actieve ondersteuning van die verschillende initiatieven een belangrijke bijdrage betekenen aan de doorbraak van de elektronische factuur.

Informeren en voorbeeld geven

Daarnaast kan de overheid een informerende rol vervullen. Die informatie mag zich niet beperken tot het herhaaldelijk wijzen op de deadline. Dat is noodzakelijk maar niet voldoende. De overheid zou geregeld kunnen wijzen op de vele voordelen die met e-facturering worden bereikt: lagere verwerkingskosten, snellere facturatieprocessen, minder kans op fouten bij invoer en verwerking, … Die voordelen lijken vanzelfsprekend en toch aarzelen nog vele duizenden ondernemingen om de stap naar elektronisch factureren te zetten. 

Dat heeft onder meer te maken met de vrees voor het onbekende. De meeste ondernemingen beseffen wel dat ze hiermee tijd en kosten kunnen besparen, maar hebben geen benul van wat ze moeten ondernemen om die overstap te maken. Ook daar kan de overheid een bepalende rol in spelen, door een objectief overzicht te bieden van de verschillende mogelijkheden en hun respectievelijke voor- en nadelen.

Tot slot kan de overheid natuurlijk ook zelf het goede voorbeeld geven. Dat gebeurt al gedeeltelijk door de opstart van het Mercurius platform. Maar in de praktijk verstuurt de overheid zelf toch nog steeds een groot percentage van de facturen in papieren formaat, en krijgt het zelf nog heel wat papieren facturen te verwerken. Natuurlijk kan het niet de bedoeling zijn om burgers in problemen te brengen door te snel over te schakelen op e-facturatie, gewoon om een voorbeeld te stellen. Maar naar bedrijven toe zou het wellicht allemaal wat sneller mogen.

Samengevat: we waarderen de goede bedoelingen van de overheid om de stap naar elektronisch factureren te stimuleren. Maar het mag iets meer zijn. Met een actievere rol in het ondersteunen van de bestaande platforms, een volgehouden communicatie rond de noodzaak én de voordelen van e-facturatie, en een groter besef van hun voorbeeldfunctie zouden ze dit proces wellicht nog heel wat kunnen versnellen.

(Deze bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Exact)

Noot van de dVO-redactie:

Veel bedrijven stellen hun betalingen bewust uit om zelf een gunstigere cash flow op te bouwen.

Afspraken rond betalingen worden niet altijd correct ingelost. Uit commerciële overwegingen aanvaardt de leverancier dergelijk gedrag, soms met onaardige gevolgen.

Bedrijven die hun facturen doelbewust laattijdig betalen zullen weigerachtig staan tegenover e-facturatie.

Papieren facturen zorgen voor meer "betalingsflexibiliteit".

Het duurt simpelweg langer vooraleer in brief in de bus zit. Een mail is binnen de seconde bij de juiste persoon, is indien nodig snel opnieuw verzonden en last but not least... is de ontvangst van de factuur veel moelijker betwistbaar als ie per mail is verzonden.

Laat daarom klanten die hun facturatie online ontvangen, genieten van een aantal extra's (lees: korting, tegoedbon,...), zoals ook kortingen bestaan voor contante betaling.

Een belangrijke rol tot het welslagen van de markt van de e-facturatie lijkt weggelegd voor de overheid.

In se zou de overheid een ondernemersklimaat moeten maken waarbij betalingsafspraken in de praktijk steeds worden gehonnoreerd.

Dat zou voor de Belgische markt van de e-facturatie en in voor alle business in België een concurrentieel voordeel kunnen zijn...

Toch?

Bron: Exact