Tot die vaststelling komt onderzoeksbureau MAS, dat in opdracht van OKI een onderzoek bij Belgische KMO’s uitvoerde. Uit de bevraging blijkt in de eerste plaats dat de KMO vaak te veel printers in huis heeft. Een KMO met 10 tot 19 medewerkers beschikt gemiddeld over zeven printers. Het bedrijf kan een belangrijke besparing realiseren op het vlak van aankoop, onderhoud en supplies door dat aantal drastisch te verlagen. Afhankelijk van de specifieke situatie van de KMO kan een bescheiden printer-park van twee à drie multifunctionals wellicht volstaan om alle medewerkers op een efficiënte manier te ondersteunen.

Verder blijkt uit het onderzoek dat de gemiddelde Belgische KMO zijn printers op precies dezelfde manier inschakelt als pakweg dertig jaar geleden. Liefst driekwart van de KMO’s maakt nog altijd regelmatig gebruik van de fax-functie van de printer. Daar staat tegenover dat de helft van de KMO’s nauwelijks iets doet met de beschikbare functionaliteit rond documentbeheer en scan-to-mail, waarbij de printer het mogelijk maakt een papieren document aan een digitale documentenstroom of workflow toe te voegen.

Meer dan de helft van de respondenten geeft aan zich te ergeren over één of meer aspecten die aan het gebruik van de printer zijn verbonden. De aangegeven ergernissen zijn onder andere een gebrek aan bedrijfszekerheid, tijdverlies bij het gebruik van de printer en tegenvallende afdrukkwaliteit. Ook de kosten van het printer-park ergeren de KMO. Tegelijk schat meer dan de helft van de KMO’s het eigen verbruik van onder meer papier en toner te laag in. Meer nog, de meerderheid van de KMO’s geeft geen idee van wat de printer in realiteit aan het bedrijf kost.

Meer dan 50 procent van de KMO’s heeft voor het gebruik van de printer geen all-in contract met een partner. Bij de KMO’s met 5 tot 9 medewerkers heeft bijna 70% geen all-in contract. Zo’n contact voor managed print services biedt nochtans de mogelijkheid om de kosten voor print- en documentbeheer gevoelig te verlagen.