Het onderzoek toont aan dat ongeveer de helft van de Belgische KMO’s vandaag vertrouwd is met het concept van cloud printing: de mogelijkheid om van op om het even welk toestel - bijvoorbeeld een smartphone of een tablet - via het Internet een print-opdracht aan een printer door te geven. Zowat één op twee zaakvoerders heeft al over cloud printing gehoord. Opvallend: 27,5% van de ICT-verantwoordelijken bij Belgische KMO’s weet niet wat de term cloud printing inhoudt. Maar - en dat wekt nog het meeste verbazing - 85% van de KMO’s heeft geen interesse om cloud printing in gebruik te nemen.

De KMO zweert met andere woorden bij de traditionele benadering van een print-omgeving. Ironisch genoeg is dat het kantoor met te veel toestellen en te hoge kosten. De bevraging toont niet alleen aan dat de gemiddelde KMO te veel printers in huis heeft, maar ook dat ruim de helft van de bevraagde ondernemingen het verbruik van die printers te laag inschat. Dat is zonder meer een stuitende vaststelling, want door dat gebrek aan inzicht, ontbreekt de driver om op een eenvoudige manier de kosten beter onder controle te houden.

De Belgische KMO laat bijgevolg meer dan één kans liggen om op het vlak van printing een mooie kostenbesparing te realiseren. De medewerkers krijgen in de praktijk vaak een vrijgeleide om onbegrensd gebruik te maken van de printer. Nochtans biedt de nieuwe generatie multifunctionals een eenvoudige manier om het gebruik van het toestel te sturen.

Medewerkers krijgen dan toegang tot de printer in functie van hun rol of verantwoordelijkheid. Evenzeer bieden de printers de mogelijkheid om eenvoudige kostenbesparende maatregelen in de praktijk te brengen, door bijvoorbeeld het gebruik van kleuren-prints te koppelen aan een bepaalde functie binnen het bedrijf of door standaard dubbelzijdig printen in te voeren.

Nochtans houdt het niet veel in om naar een efficiënt en kostenbewust print-beleid over te stappen. Een all-in contract bij een partner biedt de mogelijkheid om de kosten voor print- en documentbeheer gevoelig te verlagen. De partner zorgt daarbij niet alleen voor de optimalisering van de print-omgeving - met het juiste toestel op de juiste plaats - maar ook voor het beheer, de supplies en het onderhoud.

Resultaat is dat het bedrijf zijn print-kosten omlaag haalt en tegelijk in een veilige en betrouwbare omgeving van meer gebruiksgemak geniet. Een all-in contact zorgt bovendien voor kostentransparantie. De KMO betaalt per pagina en krijgt zo inzicht in de productiekosten van zijn documenten.