Huur- en lease-wagens staan ingeschreven op naam van de verhuurder of de leasing-maatschappij. Dat zorgt voor heel wat administratieve rompslomp ingeval van verkeersboetes omdat de politiediensten de gegevens van de chauffeur die de overtreding maakte, moeten zien te achterhalen. Daarvoor dienen ze bij de lessor of het verhuurbedrijf aan te kloppen. Het on-line platform FMS® van Renta Solutions maakt een eind aan die problematiek.

Renta, zeg maar de belangenvereniging van de lange - en korte termijnverhuurders, richtte eind 2012 Renta Solutions B.V.B.A. op met als opdracht de IT-platformen voor de lange termijn leasing-bedrijven en korte termijnverhuurbedrijven in België te beheren. Met de ontwikkeling van FMS® is Renta Solutions niet aan zijn proefstuk toe.

Eerder stond het bedrijf ook aan de wieg van het Order-Register-Deliver (ORD)-bestelplatform, het eerste IT-platform voor het onderhoudsbeheer van lease- en huurwagens en het elektronisch facturatiesysteem REI (Renta Electronic Invoicing).

“In tegenstelling tot voornoemde platformen, streeft Fines Management Services geen winst na. Met de betrokken actoren werd een protocolakkoord ondertekend om er een kostendekkende activiteit van te maken. De gebruikers van het systeem (lees: in eerste instantie de leasing-maatschappijen en verhuurbedrijven, nvdr.) betalen een jaarlijkse gebruikskost van 5.000 euro (+ BTW). Per behandelde boete wordt een bedrag van minder dan één euro in rekening gebracht,” verduidelijkt Renta-voorzitter Michel Van Den Broeck.

De organisatie investeerde zowat 900.000 euro in de ontwikkeling van FMS®.

Privacy-wetgeving respecteren

Eén van de voornaamste hindernissen bij de totstandkoming van Fines Management Services bleek de wetgeving op de privacy.

“FMS® werkt als een geperfectioneerde brievenbus, waarbij de data van de chauffeur in overtreding aan de FOD Mobiliteit worden overgemaakt. Enkel de voornaam, de naam, de geboortedatum van de chauffeur en eventueel de postcode van zijn woonplaats worden aan de Automotive Crossroad Bank doorgespeeld. Daar vindt, na registratie, de koppeling plaats tussen het rijksregisternummer van de chauffeur en de nummerplaat van de wagen. Die data kunnen door de diensten van de Federale Politie in real-time worden opgehaald,” schetst Henri Jeandarme, directeur Operations van Renta Solutions, de werking.

Ter bescherming van de privacy slaat het FMS® geen data op, zo luidt het. De chauffeursdata van de lease- en huurvoertuigen kunnen proactief (in batches) dan wel reactief (on-line) worden ingebracht. De wet verplicht de leasing-maatschappijen en de verhuurbedrijven immers de identiteit van de chauffeur in overtreding aan de federale politie bij navraag door te spelen.

Verhuurbedrijf Dockx Rental anticipeert hierop door on-line de data van de chauffeur door te spelen die binnen een bepaalde periode met één van zijn zowat duizend bestel- en personenwagens uit zijn huurvloot rijdt. Blijken de chauffeursdata niet in het systeem te zijn geïntegreerd, worden ze door de deelnemende lease- of verhuurmaatschappij on-line in de applicatie ingevoerd bij navraag door de politiediensten.

Alphabet Lease integreerde intussen al 31.000 chauffeurs in de applicatie, Dockx Rental, dat een heel hoge chauffeursrotatie kent, nagenoeg 4.000.

Henri Jeandarme: “Met vier andere, grote lease-maatschappijen lopen momenteel gesprekken rond een eventuele toetreding. Nog dit jaar denken we aan FMS® zowat 50.000 à 60.000 voertuigen/chauffeurs te kunnen toevoegen. In het eerste kwartaal van 2016 volgen er nog eens 150.000 extra (lees: toetreding LeasePlan, nvdr.). Ook verhuurbedrijven als Hertz en Sixt zijn sterk geïnteresseerd. Renta telt een vijftigtal leden met een verzamelde vloot van 370.000 voertuigen

Win/win/win/win

Zowel de chauffeur, de werkgever, de lease- en verhuurmaatschappijen als de Federale Politie winnen bij FMS®. Op boetevlak krijgt de chauffeur meer privacy want noch de verhuurder, noch de werkgever worden van zijn overtreding op de hoogte gebracht. FMS® blijft overigens steeds gekoppeld met een rijperiode, niet met een precies tijdstip. De reden waarom de chauffeursdata worden opgevraagd wordt evenmin bekend gemaakt.

Voor de werkgevers, de leasing-maatschappij of het verhuurbedrijf en de Federale Politie schuilen de voornaamste voordelen in de administratieve vereenvoudiging en de besparing in personeelskost.

“Jaarlijks worden in België ruim 1 miljoen boetes uitgeschreven voor lease- of huurwagens. Voor de afwikkeling van elke boete worden gemiddeld 4,5 documenten gegenereerd,” weet Jeandarme.

Voorts vermijdt de verhuurder het risico op juridische escalatie indien de opgevraagde data niet binnen de veertien dagen aan de Federale Politie kunnen worden bezorgd. Boetes die rechtstreeks aan de overtredende partij worden bezorgd, blijken in de praktijk ook vijf keer sneller te worden betaald. En ongetwijfeld zal ook de effectieve inning van de verkeersboetes er heil van ondervinden. Nu worden, naar verluidt, maar 70% van de uitgeschreven verkeersboetes daadwerkelijk betaald.

Breder draagvlak in de toekomst

Renta Solutions meent dat FMS® in de toekomst een breder draagvlak zal vinden. Zo lijkt het niet onmogelijk dat in een volgende versie de afwikkeling van de door de Vlaamse overheid aangekondigde gewestelijke sancties in het on-line platform worden geïntegreerd. Ook organisaties met grote huurvloten zouden zelf de chauffeursdata proactief in de applicatie kunnen inbrengen. Niet uitgesloten is dat op termijn ook partijen als parkeerboetebedrijven, grote fleetowners (zoals Mercedes-Benz Belgium of Colruyt) of, indien wettelijk mogelijk, ook buitenlandse actoren met Fines Management Services gaan koppelen.