Wanneer het op printen aan komt, blijkt meer dan de helft van de Belgische KMO’s zich ronduit te ergeren. Tot die vaststelling kwam onderzoeksbureau MAS, dat in opdracht van OKI een enquête uitvoerde bij 248 Belgische KMO’s. Dat de gemidddelde KMO de belangrijkste voordelen van de nieuwe generatie multifunctionals mist, heeft vooral met attitude te maken.

De gemiddelde Belgische KMO gebruikt zijn printers nog altijd op precies dezelfde manier als pakweg dertig jaar geleden. Om een voorbeeld te geven: nauwelijks de helft van de KMO’s doet iets met de beschikbare functionaliteit rond documentbeheer en scan-to-e-mail, waarbij de printer toelaat een papieren document aan een digitale documentenstroom of workflow toe te voegen.

Transparante kosten

De ergernissen rond printers hebben vooral te maken met een gebrek aan bedrijfszekerheid, met tijdsverlies - en met kosten. De KMO heeft vaak te veel printers in huis, zo blijkt. Een onderneming kan makkelijk een besparing realiseren op het vlak van aankoop, onderhoud en supplies, gewoon door het aantal toestellen te verlagen.

Afhankelijk van de specifieke situatie van de KMO, kan een bescheiden printer-park van twee à drie multifunctionals al vaak volstaan om alle medewerkers op een efficiënte manier te ondersteunen. Opvallend: de kosten van het printer-park ergeren de KMO, maar tegelijk schat meer dan de helft van de KMO’s het eigen verbruik van onder meer papier en toner veel te laag in. Meer nog, de meerderheid van de KMO’s heeft geen idee van wat de printer in realiteit aan het bedrijf kost.

Meer dan 50% van de KMO’s heeft voor het gebruik van de printer geen all-in contract met een partner. Bij de KMO’s met vijf tot negen medewerkers heeft bijna 70% geen all-in contract. Nochtans biedt zo’n contract voor managed print services de mogelijkheid om de kosten voor print- en documentbeheer gevoelig te verlagen. De partner zorgt daarbij niet alleen voor de optimalisering van de print-omgeving - met het juiste toestel op de juiste plaats - maar ook voor het beheer, de supplies en het onderhoud.

Het resultaat is dat het bedrijf zijn print-kosten omlaag haalt en tegelijk geniet van meer gebruiksgemak, in een veilige en betrouwbare omgeving. Een all-in contract zorgt bovendien voor kostentransparantie. De KMO betaalt per pagina en krijgt zo inzicht in de productiekosten van zijn documenten.

Cloud printing: gemiste kans

Ook de cloud biedt in verband met printing heel wat nieuwe mogelijkheden. Het onderzoek toont aan dat ongeveer de helft van de Belgische KMO’s vertrouwd is met het concept van cloud printing: de mogelijkheid om van op om het even welk toestel - bijvoorbeeld een smartphone of een tablet - via het Internet een print-opdracht door te geven aan een printer.

Zowat één op twee zaakvoerders heeft al over cloud printing gehoord. Toch toont liefst 86% van de KMO’s geen interesse om cloud printing in gebruik te nemen. De KMO zweert met andere woorden bij de traditionele benadering van een print-omgeving. Ironisch genoeg is dat het kantoor met te veel toestellen en te hoge kosten …

Gecontroleerde toegang tot printer

De Belgische KMO laat meer dan één kans liggen om op het vlak van printing een kostenbesparing te realiseren. Niet alleen zijn er te veel - vaak verouderde toestellen - in gebruik, met alle kosten van dien. De medewerkers krijgen in de praktijk bovendien meestal een vrijgeleide om onbegrensd gebruik van de printer te maken, terwijl de nieuwe generatie multifunctionals net een eenvoudige manier biedt om het gebruik van het toestel te sturen. Medewerkers krijgen dan toegang tot de printer in functie van hun rol of verantwoordelijkheid.

Evenzeer bieden de printers de mogelijkheid om eenvoudige kostenbesparende maatregelen in de praktijk te brengen, door bijvoorbeeld het gebruik van kleuren-prints te koppelen aan een bepaalde functie binnen het bedrijf, of door standaard dubbelzijdig printen in te voeren.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met OKI Systems (Belgium) N.V. (Vilvoorde)).

Meer info: 02/257.45.20 of www.oki.be.