Dematerialisatie betekent de omzetting van een stroom van documenten en de behandeling die erbij hoort in een stroom van digitale verwerkingen. Daarbij gaat het zowel om boekhoudstukken zelf als om aanverwante documenten zoals facturen, belastingsaangiften, bankdocumenten, loonfiches en statuten. Die worden in de behandeling van de financiële informatie geïntegreerd.

Concreet

In de context van de boekhouding slaat dematerialisatie op de interne behandeling van een reeks gegevens- en documentenstromen, maar vooral ook op de facilitering van de bezorging aan derden: klanten, boekhouders en administraties.

Vandaag maakt een boekhoudpakket een bijna volledige dematerialisatie van een onderneming mogelijk:

• automatische inlezing van digitale bestanden met rekeningafschriften (CODA);
• aanmaak van overschrijvingsbestanden die via Internet naar de bank gaan;
• inlezing van de loongegevens die het sociaal secretariaat doorstuurt;
• automatische boeking van de elektronische leveranciersfacturen;
• verzending via Internet van facturen, herinneringen, …

Wat met papieren facturen?

Ondanks de veralgemening van de elektronische factuur, zijn er nog altijd genoeg facturen op papier. Een aantal boekhoudpakketten lost dat efficiënt op: ze scannen de factuur en sturen ze naar een systeem voor optische karakterherkenning (OCR).

De herkende gegevens worden dan automatisch ingelezen in uw boekhouddossier en het gescande document wordt aan de boeking toegevoegd.

Verbonden!

Dankzij de technologische evolutie gaat de dematerialisatie vandaag nog heel wat stappen verder: boekhoudportalen steken de kop op. Deze nieuwe oplossing gebruikt u zowel op een computer als met een smartphone. Zo wisselt u documenten uit en bewaart u ze. Het resultaat? Taakgerichte communicatie tussen de boekhouder en zijn klant.

Binnenkort gebruikt de meerderheid van de fiduciaires deze toepassingen. Ze bieden het juiste antwoord op de nood aan permanente toegang tot de bedrijfsgegevens die zo typisch is voor onze tijd. En ze monden uit in de volledige centralisatie van de documentenstromen. Deze oplossingen helpen ondernemers om naadloos de overgang te maken naar het fameuze “kantoor zonder papier”.

Nieuwe rol boekhouder?

In een steeds ingewikkelder economische omgeving met steeds meer regels behoudt de boekhouder zonder twijfel zijn functie van verbindingspersoon met de administratie. Maar vooral die van bevoorrechte adviseur van de ondernemer.

Dankzij de digitale revolutie en de software-ontwikkelingen, heeft de boekhouder nu meer tijd vrij voor zijn taak als expert en de klokvaste begeleiding van zijn klanten.

Voordelen?

Dematerialisatie lijkt ingewikkeld, maar in feite vereenvoudigt ze het leven van de ondernemer. Er zijn drie redenen om resoluut over te stappen:

• U spaart heel wat tijd uit, vooral op het niveau van de verspreiding, de raadpleging en het beheer van documenten.
• U bespaart geld door de tijdswinst.
• Uw onderneming wint aan flexibiliteit.

Praktisch voorbeeld voor klant/ondernemer

• Ik drop al mijn aankoopfacturen in het portaal via e-mail of ik laad ze in. Mijn boekhouder behandelt ze de dag zelf.
• Ik heb toegang tot een gratis facturatiemodule: de opgestelde facturen gaan dan rechtstreeks naar mijn fiduciaire.
• Ik krijg een bericht over de vervaldatum van mijn BTW-stortingen en bekijk mijn aangifte in detail.
• Via het systeem van agenda en taakbeheer weet ik wat ik moet doen en ken ik mijn boekhoudvervaldata.
• Dankzij het archiveringssysteem heb ik toegang tot alle bewijsstukken van mijn boekhouddossier, om het even waar of wanneer.
• Ik voer mijn betalingen in en stuur ze door naar de bank. Ik blijf voortdurend in dialoog met mijn fiduciaire.

En voor de boekhouder/fiduciaire

• In het boekhouddossier van mijn klant krijg ik een bericht zodat hij nieuwe aankoopfacturen toevoegt.
• Dankzij de service van documentendematerialisatie (omzetting van gegevens op papier naar digitale data) worden de boekingen automatisch voorgesteld. Ik kan bij alle aanvullende informatie die mijn klant invoerde.
• Met de gratis facturatie voor mijn klant komen de gegevens automatisch in zijn boekhouddossier.
• Ik “push” de BTW-aangifte naar het portaal, samen met alle betrokken informatie, zoals balans, aflossingstabel en saldo. Mijn klant kan daar rechtstreeks bij.
• Via het taakbeheer vraag ik mijn klant om de me de nodige bewijsstukken te bezorgen. Ik krijg een bericht zodra de klant die documenten heeft ingediend.

Dematerialisatie wordt zo een echte uitdaging: nu snel reageren een vereiste is voor succesvol ondernemen, is deze verandering een echte opportuniteit.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met WinBooks (Louvain-La-Neuve/Kontich)

Meer info: 03/844.78.98 of https://www.winbooks.be.