Een geslaagd evenement biedt heel wat opportuniteiten, maar vraagt ook een nauwkeurige voorbereiding. Onderstaand zetten we de belangrijkste aandachtspunten op een rijtje om van elk event een succes te maken.

1. Het juiste thema

Waar wilt u over praten en wie wilt u bereiken? Voordat u begint met de praktische organisatie van een evenement, moet u bepalen wat uw doelstellingen zijn en wie uw publiek is. Dat is immers beslissend voor de inhoud en de manier waarop die gepresenteerd wordt. Een seminar met medewerkers zal er bijvoorbeeld heel anders uitzien dan een productvoorstelling voor de pers.

2. Datum, tijdstip en locatie

Het is belangrijk om goed na te denken over de datum, het tijdstip en de locatie van uw evenement, ongeacht of het om een wekelijkse bespreking of een internationaal congres gaat. Vaak is dit een moeilijke denkoefening omdat er geen perfecte oplossing voor iedereen kan worden gevonden. Toch kunnen we u een paar algemene richtlijnen geven:

• De agenda van de deelnemers. Vermijd drukke periodes voor uw medewerkers, vakantieperiodes en dagen waarop andere ondernemingen in uw sector al een belangrijk evenement gepland hebben.
• De mentale belasting van uw medewerkers. Organiseer uw bijeenkomsten niet te laat op de dag en maak er geen marathonvergaderingen van, zodat uw publiek alert kan blijven.

Om de juiste locatie te kiezen, dient u uiteraard rekening te houden met uw publiek en de boodschap die u wilt overbrengen.

Daarnaast zijn er een aantal praktische overwegingen:
- Beschikbaarheid: sommige zalen moeten 12 tot 18 maanden op voorhand geboekt worden!
- Capaciteit: afhankelijk van de configuratie. Kiest u voor een zaal met stoelen of een receptieruimte met statafels? Sommige zalen zijn moduleerbaar en kunnen op verschillende manieren ingedeeld worden.
- Toegankelijkheid: is de locatie gemakkelijk bereikbaar met de wagen? Met het openbaar vervoer? Voor personen met een handicap? Is er voldoende parkeerplaats?

3. Onthaal van de deelnemers

De eerste indruk die uw genodigden krijgen wanneer ze aankomen, is essentieel. Met een efficiënt onthaal, een glimlach en een badge op naam voelen ze zich meteen welkom.
Als u verschillende groepen deelnemers verwacht (vips, buitenlandse gasten ...) kunt u hun begeleiding vergemakkelijken door een kleurcode, een pictogram of een vlag te gebruiken.

Zorg ervoor dat de deelnemers gemakkelijk hun weg vinden met een duidelijke bewegwijzering. Er bestaan ook badges waarbij een plannetje of de agenda op de achterkant wordt afgedrukt.

Voorzie in een fotomuur bij persvoorstellingen. Zo hebt u de perfecte achtergrond wanneer er foto’s genomen worden.

4. Betrokkenheid van het publiek

Een vraag- en antwoordsessie is een typisch instrument om uw publiek te betrekken bij een presentatie. Het verloop van zo’n sessie is echter moeilijk in te schatten. Volgt er een pijnlijke stilte omdat niemand de eerste vraag durft te stellen? Of omgekeerd: komen er zoveel vragen dat er onvoldoende tijd is om ze allemaal te beantwoorden?

Er zijn tal van oplossingen op de markt om de betrokkenheid van uw genodigden te stimuleren. Zo kunnen ze bijvoorbeeld feedback geven of vragen stellen aan de sprekers via hun smartphone of stemmen met zogenaamde stemkastjes. Eenvoudig en discreet.

5. Meertalige communicatie

Verwacht u een internationaal publiek en organiseert u uw conferentie daarom in het Engels? Laat uw communicatiemateriaal dan tijdig vertalen door een professioneel vertaalbureau. Denk daarbij niet alleen aan uitnodigingen en programma’s, maar ook aan toegangsplannetjes, brochures, presentaties en de ondertiteling van video’s.

Vindt u het belangrijk dat uw publiek de debatten kan volgen in zijn eigen moedertaal? Voorzie dan simultaanvertaling door ervaren tolken.

6. Achteraf

Stuur na afloop van uw evenement een bedankbriefje aan de deelnemers. Daarbij kunt u de conclusies van de besproken onderwerpen nog eens samenvatten. Wacht niet te lang, zodat alles nog vers in het geheugen zit en de impact maximaal is. U kunt dit bericht ook op uw website plaatsen met video’s of presentaties van sprekers. Zo kunt u deze informatie ook bezorgen aan geïnteresseerden die het evenement niet konden bijwonen.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Data Translations N.V. (Zaventem)

Meer info: 02/725.23.70 of www.datatra.be.