Van der Spek buitenbeentje onder DIMASYS-gebruikers

Implementatie CAS genesisWorld zorgt voor nog betere klantenopvolging (Gesponsorde inhoud)

Van der Spek N.V. (Ternat), initieel verdeler van kranen en betonmachines maar inmiddels ook actief in de recyclagesector en wegenbouw, geldt als een buitenbeentje onder de gebruikers van ERP-applicatie DIMASYS|ENT. De meeste gebruikers binnen de distributiesfeer hebben doorgaans een uitgebreid productenportfolio met duizenden, vaak snel roterende referenties. Niet zo bij Van der Spek. Dat implementeerde niettemin de ERP-oplossing van Infomat (Antwerpen) voor de optimalisering van zijn bedrijfsprocessen en de verdere opwaardering van de dienst na-verkoop. Dat waren ook de redenen waarom drie jaar terug DIMASYS|ENT met CRM-applicatie CAS genesisWorld werd gekoppeld.

Van der Spek N.V zag in 1961 het daglicht op initiatief van de Duitse kranenproducent Liebherr en een aantal natuurlijke personen. Na een Nederlandse overname verhuisde Van der Spek zijn activiteiten naar de industriezone van Ternat. Het machinegamma werd toen verruimd met mobiele kranen, snelmontagekranen, beton-mixers en betoncentrales. In de onmiddellijke buurt van zijn hoofdkantoor en distributiecentrum in de Industrielaan baat Van der Spek een tweede site uit - groot 1,2 hectare - die als opslagplaats voor de torenkranen en zware materialen fungeert. In Wambeek heeft de KMO een derde site van ruim twee hectaren in uitbating.

In 2000 voerde Van der Spek een tweede golf van productverbreding door waarbij naast Liebherr ook de vertegenwoordiging van andere merken werd opgenomen, zoals Terex-Fuchs (overslagmachines), Powerscreen (puinbrekers en zeefinstallaties) en Dynapac (asfaltverwerkmachines, walsen en freesinstallaties), onderdeel van de Atlas-Copco groep.

De productverruiming stond gelijk in het teken van het aanboren van nieuwe markten. Zo beweegt Van der Spek zich de jongste tijd zich ook steeds vaker binnen de recyclage-sector. Begin dit jaar werden partnerships opgezet met Lindner (brekers voor hout en kunststof), Peterson (brekers voor hout en kunststof) en Backers (sterrenzeven). Bij voorkeur werkt de onderneming als exclusief distributeur.

Klanten zijn voornamelijk bouwondernemingen, industriële ondernemingen en wegenbouwers.

“In België geldt Van der Spek als de specialist in bovendraaiers, met een marktaandeel van om en bij de 50%,” weet gedelegeerd bestuurder Danny Dedobbeleer.

Naast de verkoopsactiviteiten heeft Van der Spek ook een verhuurafdeling van torenkranen en, in mindere mate, recyclagemachines. Op groepsniveau telt de huurvloot een 350-tal kranen, waarvan zowat 150 in België.

DIMASYS optimaliseert bedrijfsprocessen

In 2000 stapte Van der Spek voor het eerst de ERP-wereld in. Voorheen werkte het bedrijf met een applicatie die enkel de behoeften qua boekhouding en stockbeheer afdekte. De oplossing had weinig affiniteit met de distributiewereld, laat staan met de machinewereld.

“Uiteindelijk opteerden we voor DIMASYS|ENT omwille van zijn track record in de distributiewereld. Bovendien was de oplossing minder zwaar en complex dan de traditionele ERP-programma’s. Het pakket bleek naar ons aanvoelen goed gedimensioneerd en bood functionaliteiten die naadloos op onze behoeften inspeelden".

Van der Spek activeerde alle basismodules binnen DIMASYS|ENT (Aankoop, Verkoop, Stockbeheer, Dienst Na-verkoop, Statistiek en Machinepark).

“Bedoeling was met de nieuwe oplossing het machinepark te optimaliseren en te professionaliseren. Voorts wilden we de dienst Na-verkoop en het voorraadbeheer optimaliseren, twee uitdagingen waarin we dankzij DIMASYS|ENT  zijn geslaagd. Voornaamste troef van Infomat’s ERP-applicatie blijkt de centrale database die in een geïntegreerde omgeving wordt ter beschikking gesteld. Dat is niet alleen gemakkelijk voor het aansturen van de bedrijfsprocessen, maar eveneens handig voor het management. Alle informatie is bovendien voor iedere medewerker on-line beschikbaar. Naast de brede beschikbaarheid van prijsinformatie en klantenhistoriek, draagt DIMASYS|ENT  ook bij tot de algemene verhoging van de productiviteit vermits de nieuwe prijsgegevens van de leveranciers automatisch kunnen worden ingelezen,” benadrukt IT-manager Zouhair Ben El Ghali.

Gedelegeerd bestuurder Dedobbeleer nuanceert ietwat: “Om maximaal rendement te halen uit de ERP-applicatie, dienen voorafgaand wel de nodige handelingen verricht, voornamelijk aan input-zijde. Bij DIMASYS is dat zeker niet erger dan bij andere oplossingen, alleen boeken we minder productiviteitswinst omwille van de beperktheid van ons assortiment”.

De bedrijfsleider toont zich niettemin tevreden met de automatisering en het stroomlijnen van de bedrijfsprocessen waartoe DIMASYS|ENT  wel degelijk bijdroeg.

“Vooral de gunstige impact op de dienst Na-verkoop leidde tot een grotere klantentevredenheid. Vermits binnen de applicatie onderdelen kunnen worden gereserveerd, interventies beter gepland en de communicatie met de magazijnverantwoordelijken beter loopt, staat Van der Spek borg voor een proactieve dienstverlening. Dankzij de in het systeem ingebedde waarschuwingsfuncties voor als we kritieke minimumhoeveelheden van bepaalde wisselstukken bereiken, komen we nooit meer zonder kritieke componenten te zitten, “luidt het.

CRM-verlengstuk

Drie jaar terug koppelde Van Der DIMASYS|ENT  met de CRM-oplossing CAS genesisWorld, die eveneens door Infomat wordt verdeeld. Ook hier werd de lijn doorgetrokken richting meer kwaliteitsvolle dienstverlening dankzij een beter inzicht in de historiek van de interventies.

Marketing-verantwoordelijke Marcia Provost: “Met CAS genesisWorld hebben de vertegenwoordigers op het terrein toegang tot de database. Via tablet, iPhone of laptop computer kunnen ze, van eender waar, eender wanneer, de klantenhistoriek en -contacten opvolgen. Een en ander staat borg voor een beter dossierbeheer, ergo een grotere klantenzorg en minder interferentie met de backoffice. De verkopers kunnen dankzij de CRM-oplossing vanop afstand tevens de voorraad en het machinepark raadplegen, met andermaal kortere responstijden ten gunste van de klant tot gevolg”.

Voorts kan de backoffice ook centrale specifieke taken aan de agenda van de individuele verkoper toevoegen. Die hebben overigens ook onderling toegang tot elkaars agenda, wat de samenwerking bevordert.

Vervolgtrajecten in voorbereiding

Achter de schermen denkt Van der Spek intussen aan mogelijke vervolgtrajecten. Zo maakt Zouhair Ben El Ghali zich sterk dat de implementatie van de nieuwe versie van genesisWorld 8.1 komaf zal maken met de uiteenlopende functionaliteiten die worden geboden door de Windows-, tablet- of web-client versie. Gedelegeerd bestuurder Danny Dedobbeleer lijkt dan weer te denken aan de introductie van elektronische werkbonnen en de communicatie met de zowat 20 technici en 25-tal monteurs via tablet te doen verlopen.

“De mobiliteit van de technici wordt steeds belangrijker. Daarom is het noodzakelijk dat ze vlot vanop afstand toegang krijgen tot data, voorraden en bepaalde documenten,” besluit de IT-manager.