EASYKIT optimaliseert werking met DIMASYS|SERVICE MOBile

ERP-applicatie ook cruciaal in verdere territoriale expansie

Twee jaar terug gingen de wegen van Batiself N.V. (Rotselaar) en Selfmatic N.V. (Ruisbroek), beide onder de gemeenschappelijke merknaam Selfmatic actief als toeleverancier in de verwarmings-, ventilatie-, elektriciteits- en sanitaire markt, uit elkaar. Batiself zette zijn activiteiten onder de nieuwe merknaam Easykit verder. Het bleef echter ERP-applicatie DIMASYS|ENT van Infomat N.V. (Wilrijk) trouw. Integendeel, het breidde het gebruik ervan steeds verder uit. Zo werd in eerste instantie het DIMASYS Taskcentre geactiveerd. Nu staat de roll-out van de mobiele applicatie DIMASYS SERVICE|MOBile in de steigers. Dit alles steeds vanuit het oogpunt van een hogere klantentevredenheid op basis van interne efficiëntiewinsten.

Batiself richt zich onder de merknaam Easykit op de residentiële zelfbouwmarkt. Het bedrijf, dat met 75 medewerkers een omzet van 17 à 18 miljoen euro draait, puurt het gros van zijn inkomsten uit de verwarmingsmarkt (60%). Toelevering van componenten voor de elektriciteitsvoorziening (20%), ventilatietoepassingen (10%) en technisch sanitair (10%) tekenen voor het saldo.

Het bedrijf heeft vestigingen in Groot-Bijgaarden, Geel, Hasselt, Kontich, Maldegem, Melle, Roeselare en Rotselaar. Dit voorjaar opent een negende vestiging de deuren in Sint-Niklaas. Daar kocht de KMO in de Moerputstraat twee KMO-units aan, die onder meer als showroom zullen worden ingericht. Easykit investeert zowat 800.000 euro in de hele operatie. In Kontich is een centraal distributiecentrum operationeel dat de winkelpunten bevoorraadt.

Toen Batiself twee jaar terug een eigen koers ging varen, verkoos het DIMASYS|ENT als ERP-oplossing te blijven gebruiken. Dat bewijst dat de applicatie naar tevredenheid van de onderneming werkte.

“De fundamenten van de ERP-applicatie lagen er. We hadden bovendien een multi-company toepassing draaien zodat het volstond de klanten-database te scheiden. De 5.000 referenties tellende artikelen-database was hoedanook gemeenschappelijk,” aldus bestuurder Kris Vanlathem van Batiself, dat permanent zowat 2.000 artikelen op voorraad aanhoudt.

DIMASYS Taskcentre

Toeleverancier Easykit, dat initieel gebruik maakte van alle basisfunctionaliteiten van DIMASYS|ENT (aankoop-, offerte-, stockbeheer, dienst na-verkoop, …), optimaliseerde twee jaar terug zijn verkoopsapparaat met de activering van het DIMASYS Taskcentre. Dat opvolgsysteem voor de verkopers leidde tot een hogere efficiëntie, een verbeterde productiviteit en meer gedegen klantopvolging.

“Het  DIMASYS Taskcentre leidde tot een duidelijke verhoging van de klantenbinding. Bovendien leverde het een hoger rendement per offerte op. De mindset van de verkopers werd er duidelijk gunstig door beïnvloed,” getuigt Vanlathem.

Steeds meer service-interventies …

Traditiegetrouw tekent Batiself voor heel wat service en bijstand. Zo wordt in opleiding van de klant voorzien en stelt men hem aangepaste en maatspecifieke plaatsingsschema’s ter beschikking. Desgewenst worden de zelfbouwpakketten met een doorgedreven begeleiding tot op de site van de klant geleverd. Daarin onderscheidt Easykit zich duidelijk van de traditionele zelfbouwmarkt.

Kris Vanlathem: “De jongste jaren heeft de service-component aanzienlijk aan belang gewonnen. We interveniëren steeds vaker op de werf. Dit niet enkel voor depannage- of onderhoudswerkzaamheden. Voorheen bleef de tussenkomst on-site voor bijvoorbeeld een verwamingsketel voornamelijk beperkt tot het opstarten van de installatie. Nu doen klanten ook veel meer een beroep op de Eaykit-diensten voor het plaatsen van de gasleiding of het ophangen van de ketel. Die toenemende interventies zijn toe te schrijven aan enerzijds het groter aantal doe-het-zelvers uit financiële noodzaak, anderzijds het vrij beperkt technisch inzicht en de gelimiteerde handigheid van de jongere generatie”.

… nopen tot verdere optimalisatie bedrijfsprocessen

In de voorbije vijf jaar verdrievoudigde het aantal service-technici van Batiself op het terrein tot zowat vijftien. In maart verrijkt de KMO zijn ERP-applicatie met de module DIMASYS|SERVICE MOBile.

In eerste instantie wordt de oplossing als communicatie-tool met de externe medewerkers uitgespeeld.

“Belangrijk voor de technici is dat ze ter plaatse over de juiste informatie omtrent de installatie beschikken (identificatie, historiek, plaatsingsinstructies, plaatsingsschema’s, toepassing verkochte artikelen, …). Op hun tablet kunnen de technici ter plaatse bijvoorbeeld de hydraulische schema’s visualiseren,” verduidelijkt onze gesprekspartner.

Dankzij een maatspecifieke aanpassing van Infomat zal DI-MASYS|SERVICE MOBile ook kunnen worden aangewend voor de elektronische generatie van afregelrapporten (verbrandingsattesten, keuringsattesten, reinigingsattesten, …) van de betrokken installatie. Vanuit de applicatie krijgt de klant zijn rapport(en) digitaal toegestuurd.

Binnen DIMASYS|SERVICE MOBile zal Batiself ook de planning van zijn technici integreren. Dat zal het huidige rudimentaire systeem in de vorm van Excel-sheets, die per e-mail worden verzonden, vervangen. Samen met hun instructies en de beschrijving van de installatie, zullen de medewerkers op het terrein ook de planning van hun activiteiten krijgen. Binnen de applicatie kunnen, indien nodig, snel en vlot interventies van de ene naar de andere technicus worden doorgeschoven, ingeval van bijvoorbeeld ziekte of onbeschikbaarheid.

Ook de uurregistratie van de technici - momenteel op basis van manueel ingegeven arbeidstijden in het prestatieverslag - zal over de nieuwe applicatie lopen, zodat de administratieve rompslomp kan worden teruggedrongen. Een en ander houdt ook in dat sneller kan worden gefactureerd vermits niet langer dient gewacht op de prestatierapporten van de verschillende medewerkers op het terrein. Na beëindiging van de interventie tekent de klant overigens “voor akkoord” af op de tablet van de service-technicus.

De belangrijkste tijdswinst die DIMASYS|SERVICE MOBile evenwel zal opleveren schuilt ongetwijfeld op het vlak van de onderdelenadministratie. Op vandaag moet de technicus op weekbasis aan de centrale diensten doorgeven welke onderdelen hij gebruikt heeft met het oog op de heraanvulling van de buffervoorraad in zijn bestelwagen. Met DIMASYS|SERVICE MOBile worden het aantal en de aard van de verbruikte stukken automatisch doorgeseind.

“Dat zal ongetwijfeld de foutenlast terugdringen. Bovendien worden de technici aldus opnieuw voor een stuk administratief ontlast en krijgen ze meer zekerheid dat de door hen benodigde stukken wel degelijk tijdig zullen worden aangeleverd en beschikbaar gesteld. Dat zal niet enkel leiden tot meer tevreden technici, maar evenzeer opnieuw tot een hogere klantentevredenheid,” zo nog Kris Vanlathem.

Efficiëntiewinst cruciaal

Sinds DIMASYS|ENT in 2005 bij Batiself “live” ging, werden forse efficiëntiewinsten neergezet op het vlak van het opslagbeheer, het offertebeheer en de transparantie van het prijsstelsel over de hele organisatie. Met de ingebruikname van het DIMASYS Taskcentre zwengelde de KMO de productiviteit van zijn verkopers aan. Die oefening herhaalt het bedrijf nu met DIMASYS|SERVICE MOBile voor zijn technische medewerkers “in the field”.

Zowat 80% van de Easykit-klanten situeren zich in de renovatiesector. Met de verdere ontbolstering van de sector en de invoering van een bouwstop in Vlaanderen, ziet het ernaar uit dat Batiself zijn jaarlijkse groeicijfers van 10% in de toekomst ook zeker zal kunnen handhaven. Daartegenover staat de vereiste dat een klantvriendelijke organisatie op heel efficiënte en gestroomlijnde bedrijfsprocessen moet kunnen terugvallen. Zeker binnen een organisatie waar bijkomende vestigingen op termijn niet worden uitgesloten.

Meer sectornieuws

Agenda