We gaan kort in op enkele randvoorwaarden die nodig zijn om een project rond voorraadoptimalisatie tot een goed einde te kunnen brengen. In volgende artikelen gaan we steeds dieper in op concrete concepten en modellen die voorraadoptimalisatie mogelijk maken.

Voorraad abstract gegeven binnen ondernemingen

Het financiële departement bepaalt aan de hand van zijn balansrekening of het kapitaal dat in voorraden steekt “gezond” is voor de onderneming. De financiële manager is dan ook diegene die aan de alarmbel trekt als de voorraadhoogte te hoog is. Maar wat is té hoog? Hoe hoog moet deze dan zijn en hoe werken we hier naartoe? En nog belangrijker: wáárom moet de voorraad deze hoogte hebben?

Vraag dit gerust eens na binnen de verschillende bedrijfsafdelingen. Iedereen krijgt dagdagelijks met voorraadbeheer te maken, maar toch zal het beantwoorden van deze vragen voor heel wat denk- en giswerk zorgen. Dat komt omdat voorraad voor iedere afdeling heel abstract is als we het in zijn geheel bekijken. Toch gebruiken we voorraad niet als iets abstracts als we in detail gaan kijken: elke voorraad die er ligt, heeft een bepaalde reden en is neergelegd door een beslissing van iemand binnen de organisatie. De drie grootste redenen waarom een onderneming voorraad vormt, is om tijd te overbruggen, om onzekerheid op te vangen en door de afweging van andere kosten of strategische doeleinden.

De eerste stap in voorraadoptimalisatie is dus de voorraad onderscheiden in zijn functie. Dit geeft ons een veel beter beeld in wat precies mogelijk is inzake voorraadoptimalisatie en zo wordt de optimalisatie ook meetbaar als we dadelijk concepten en modellen uit de theorie gaan toepassen.

Enorme assortimenten populair, maar ook winstgevend?

De afstand tussen theorie en praktijk blijft groot. De theorie begint in de basis altijd met één product met een significant verbruik. Dit kan al heel erg complex worden als we echt tot in de puntjes willen optimaliseren. Vanaf het moment dat er meerdere artikelen aan te pas komen wordt het enorm complex. Enerzijds doordat de vraag sterk versplinterd en steeds onregelmatiger wordt, anderzijds omdat veel producten op die manier afhankelijk van elkaar worden in het aanlever- en verkoopproces. Toch gaan we in de praktijk zoveel mogelijk artikelen introduceren wat voorraadbeheer moeilijk en tijdrovend maakt en in vele gevallen niet winstgevend.

De realiteit van huidige, enorme assortimenten brengt wel een ander economisch fenomeen mee. Namelijk het Pareto-principe. Dat zorgt ervoor dat slechts een aantal artikelen (in de regel 20%) grotendeels verantwoordelijk zijn voor 80% van de marge/voorraad. In voorraadoptimalisatie moet deze classificatie de basis leggen om de bedrijfsstrategie door te zetten naar een juiste voorraadstrategie. Want weet u hoeveel artikelen voor 80% van je jaarlijkse omzet zorgen? Ik ben ervan overtuigd dat hier verrassende antwoorden uitkomen. De truc is om vooral te focussen op die 20%!

Cruciale beperkingen die dringende behandeling behoeven

In de vorige stukken zal u als lezer vaak gedacht hebben: ja, maar daarvoor hebben we dit en dat nodig. Klopt, er zijn enkele beperkingen tussen de theorie en praktijk. Één daarvan is kennis. Gedegen kennis van alle factoren die invloed hebben op voorraad en weten hoe deze te gebruiken om de optimale voorraad te bepalen. Hierin was de Westerse wereld lange tijd zeer sterk, terwijl de Oosterse wereld wat achteropliep. Toch hebben bedrijven als Toyota een enorme reputatie als het gaat om voorraadoptimalisatie (lean management). Zij gingen echter de processen achter de voorraad aanpakken, wat ervoor zorgde dat de voorraden drastisch konden dalen. Hier was echter, naast een gedegen kennis, ook toewijding van het hoger management nodig. Ieder bedrijf moet een voorraadexpert, operationele bestellers én management met een zeker niveau van kennis in huis nemen.

Een derde beperking is software. Deze kan de voorraadoptimalisatie in zo grote mate ondersteunen dat het een onontbeerlijke tool wordt. Afhankelijk van de complexiteit en grootte van het assortiment moet u software aankopen.

De laatste beperking zijn de data. “Voorraad is het fysieke gevolg van ontbrekende data”, wordt weleens gezegd. En dit is ook zo; de juiste data moet voorhanden zijn en goed beheerd worden. Zonder goede data, geen voorraadoptimalisatie.

Deze drie pilaren zijn dé randvoorwaarden voor een succesvol project rond voorraadoptimalisatie, pak ze gefaseerd aan. Deze zaken kunnen gedurende het project geprioriteerd worden, maar vormen het uiteindelijke kader dat aanwezig moet zijn. Het volgende artikel gaat dieper in op het onontbeerlijke proces in voorraadbeheer: forecasting.(S.P.)

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Slimstock Belgium)

Meer info: 015/79.65.36 of www.slimstock.be.