Voorraadoptimalisatie: van tactiek tot operatie

In vorige artikelen zagen we enkele cruciale stappen richting voorraadoptimalisatie. Deze waren vooral vanuit een tactisch en strategisch oogpunt interessant. We moeten dit echter ook kunnen vertalen naar een “operationeel” plan zodat we dit in de praktijk kunnen doorvoeren. Onderstaand kort enkele tips die je hierbij helpen.

In de theorie heeft de ABC-classificatie niet zo een prominente plaats. Toch zien we dat bij het implementeren van de theorie deze classificatie kan helpen.

Als we de theorie willen toepassen, moeten we in de praktijk rekening houden met de “effort” die we moeten besteden om dit te kunnen doen. Zo zal een optimale theoretische oplossing op artikelniveau heel wat effort kosten om op te zetten en te onderhouden. We adviseren dan ook om voor die enkele topartikelen, die het grootste volume van omzet en marge bevatten (“the lucky few”) alles uit de kast halen inzake theorie omdat hier ook het meeste winst uit te halen valt. Echter, om dit te doen, moeten we zoveel mogelijk “effort” vermijden op een hele reeks artikelen die maar een beetje bijdragen tot het geheel (“the trivial many”). Hiervoor willen we dus eenvoudige en weinig tijdrovende technieken gebruiken.

Een ABC-classificatie heeft het voordeel een kleine groep van artikelen te kunnen aanduiden als “belangrijke” artikelen voor een onderneming, waarbij de theorie erachter heel simpel en eenduidig is. Dat maakt de ABC-classificatie een goede classificatie om binnen de organisatie als basis te gebruiken inzake belangrijke beslissingen in voorraadbeheer zoals focus, assortimentsbeslissingen en bepaalde belangrijke voorraadpartners. In wezen is dit suboptimaal, maar het kan het implementeren van voorraadoptimalisatie binnen de onderneming aanzienlijk vergemakkelijken en versnellen.

Speuren op tijd, onzekerheid en kosten

Omdat voorraadoptimalisatie een traject van lange adem is, is het handig om zo efficiënt mogelijk te werk te gaan. Hiermee bedoelen we dat we ons vooral moeten richten op de grootste winst op korte termijn. Dat kunnen we doen door een paar nuttige dwarsdoorsnedes van het assortiment te maken op basis van drie componenten.

Zoals in het eerste artikel “essentiële randvoorwaarden” werden vermeld, is de voorraadhoogte afhankelijk van de tijd die we met deze voorraad moeten overbruggen, de mate van onzekerheid in de keten en de voorraadgerelateerde kosten. Artikelen waar deze componenten sterk aanwezig zijn en zich vertalen naar veel voorraad, noemen we ook wel de “moneymakers”. Oftewel: hier valt geld te verdienen. Hier moeten we naar op zoek en hier dienen we mee te beginnen.

Exceptie-management

In een operationeel plan zijn prioriteiten enorm belangrijk. De focus leggen op die artikelen die prioriteit hebben inzake voorraad- en service-problemen, is iets waar vele ondernemingen moeite mee hebben. Met enkele slimme algoritmes kunnen we excepties genereren op operationeel niveau. Deze laten ons toe om enkel bezig te zijn met datgene waar de praktijk iets anders doet dan de theorie. We moeten hier wel over twee dingen waken: in de theorie gaan we altijd akkoord met enkele scenario’s die we niet kunnen opvangen omwille van de excessieve voorraad die we anders zouden moeten neerleggen.

Niet elke praktijk-aberratie moeten we daarom willen en kunnen opvangen. Leg hierbij dus prioriteit op basis van een ABC-classificatie. Een tweede zaak is dat exceptie-management in wezen tegen het principe van voorraadoptimalisatie ingaat, namelijk een constante, minimaal variërende “flow”. Deze “flow” verstoren kan ook nefast werken op de balans tussen voorraad en service, waar de verklaring uit de wachttijdtheorie komt.

Afwijken van de basis kost geld

De groei en het succes van een onderneming lijken gepaard te gaan met het uitbreiden van de complexiteit op zowel logistiek vlak als op artikelniveau. Zo zal het assortiment uitdeinen en ontstaan er meerdere verkoopskanalen. Specifieke artikelen met beperkte houdbaarheid, een hoge vernieuwingsgraad en zeer onregelmatige afzetpatronen zijn dan ook geen zeldzaamheid meer.

Dat alles maakt het voorraadbeheer des te moeilijker. Het zijn ook vaak de weinig ontgonnen gebieden in de theorie die aan de basis liggen van een hele reeks eigen regeltjes en pseudowetenschap binnen bedrijven. Doordat de logica snel verdwijnt en niet veel mensen weten wat er gebeurt, neemt het vertrouwen in de voorraadstrategie snel af. Dat zorgt ervoor dat we steeds verder van de basis en van het optimum afwijken en niet meer terug geraken.

Het afwijken van de basis is niet erg, maar we moeten wel de gevolgen kennen. Elke onderneming moet de kosten/baten-analyse kunnen maken van zijn voorraadstrategie. Op deze manier kunnen we juist sturen en de groei (lees: bedrijfsstrategie) blijven ondersteunen met een gepaste voorraadstrategie. Enkel zo kunnen we blijven groeien en winstgevend blijven als voorraadhoudende onderneming.

Communicatie en transparantie

Iedereen krijgt met voorraad te maken en wendt het ook anders aan. Voorraadbeheer moet deze doelen balanceren. Dat kan enkel optimaal lukken mits er communicatie en transparantie over de afdelingen heen is.

De juiste vragen stellen aan de juiste personen is cruciaal. Dat vraagt nauwe communicatie en transparantie van de geborgen kennis en data binnen de onderneming. Dat alles mag niet binnen de kantoormuren blijven maar moet ook worden gedeeld met de klant en de leverancier. Er ligt immers een grote hoeveelheid aan gratis informatie in verband met voorraadoptimalisatie in verband met voorraadoptimalisatie, bij zowel interne als externe partijen.

Beter één vogel in de hand …

Een laatste tip vloeit voort uit de gesprekken die vaak bij de klant gevoerd worden is dat men moet beseffen dat er niet voor elk probleem meteen een kant-en-klare oplossing voorhanden is, die voor jouw onderneming ook nog aanvaardbaar is. Het is gevaarlijk hierbij te blijven stil staan en zo een grote optimalisatieslag te missen die wél haalbaar is.

Laat je dus zeker niet afschrikken door bepaalde complexiteiten. Vaak is er toch een oplossing voorhanden, in de theorie of de praktijk. Daarom is het belangrijk een kennispartner met veel ervaring en kennis aan te spreken die gespecialiseerd is in dit toch wel nichevak, voorraadoptimalisatie. Deze kan je sturen in beslissingen door de impact ervan op de organisatie te meten. Via deze meting kan er gestuurd worden, want meten en bijsturen zijn de  basisconcepten van continue verbetering.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Slimstock Belgium)

Meer info: 015/79.65.36 of www.slimstock.be.

Meer sectornieuws

Agenda