Zakelijk bellen via het Internet onderdeel digitale transformatie (2)

Besparingen tot 70% mogelijk

IP-telefonie maakt uw organisatie in de praktijk een stuk beter bereikbaar. Het voordeel van doorschakelen, naar bijvoorbeeld een mobiele telefoon, is niet specifiek voor het gebruik van bellen via VoIP. Het feit dat u dat kan laten afhangen van specifieke omstandigheden als een tijdsschema, is dat wel. Dat bevordert een optimale bereikbaarheid, zonder al te veel inbreuk te doen op de privacy van uw medewerkers. Daarmee kunt u uw medewerkers laten thuis werken alsof ze op kantoor zijn. Ingeval er eens geen Internet-verbinding is, kunnen gesprekken bij Hosted IP direct naar mobiele telefoons worden doorgeschakeld.

Om maximaal te kunnen profiteren van de mogelijkheden van een VoIP telefonie-oplossing moet u die mogelijkheden wel kennen. Het verdient aanbeveling daar eerst goed naar te kijken en daarop uw abonnement af te stemmen. Het achteraf ontbreken van een bepaalde functionaliteit van VoIP is vervelend en geeft meestal extra kosten. Zo heeft elke dienstverlener zijn eigen samenstelling van de abonnementen voor IP-telefonie.

IP-telefonie heeft een breed scala aan opties zoals SIP VoIP account, ontvangen van faxen (fax2mail), nummerweergave, anoniem bellen, wachtstand, wachtmuziek, doorverbinden, groepsgesprekken (ook op verschillende locaties (conference)), voicemail, belgroepen, updaten of aanpassen van VoIP-telefoons vanop afstand (door de provider), nummerblokkering, gesprek doorsturen naar een ander toestel of nummer, automatische receptionist(e), statistieken, niet storen-functie, doorschakelen naar mobiele telefoon of andere externe besteemming, instellen tijden van beschikbaarheid (openingstijden), interactieve keuzemenu’s, snelkiesfunctie of voicemail tot e-mail.

Internet-bellen via VoIP legt een wereld aan communicatiemogelijkheden bloot. Die zijn niet allemaal even noodzakelijk voor iedere organisatie, maar een goede afweging vooraf is zeker aan te bevelen.

Betrouwbare Internet-verbinding

Om te beginnen moet de Internet-verbinding betrouwbaar zijn en liefst zo snel mogelijk. Daarvoor is nodig dat de Internet-verbinding over voldoende bandbreedte beschikt. Daarnaast moest de verbinding stabiel zijn, in ieder geval zoveel mogelijk dezelfde kwaliteit bieden. Voor het daadwerkelijke gebruik is het verstandig te kiezen voor een IP-telefoon of uw computer met de juiste software toe te rusten.

Locatie-onafhankelijk

IP-telefonie biedt met locatie-onafhankelijk werken een prachtige strategische optie met veel voordeel voor zowel de gebruikers als de organisatie.

Onderhoud bij Hosted VoIP

Kiest u voor de optie Hosted VoIP, dan bent u in een keer van veel zorgen af: onderhoud, gegarandeerde stroom- of Internet-voorziening, … Dat is allemaal in het abonnement inbegrepen. Die provider zorgt ervoor dat alles blijft werken en dat het state-of-the-art apparatuur en software is. Uw tevredenheid als klant is belangrijk. Een goede dienstverlening draagt bij tot een hogere klantentevredenheid.

Schaalbaar

Telefonie in de cloud, Hosted IP, is vandaag de dag in de zakelijke markt de meest gekozen optie. Kiezen voor zekerheid en met de gevraagde technische vaardigheden in het achterhoofd, ligt de keuze voor experts om de dienst te laten verzorgen voor de hand. Dat heeft als bijkomend voordeel dat u kunt bij- of afschalen naargelang de behoefte varieert. Die flexibiliteit is vooral voor de zakelijke markt een gewilde optie.

VoIP-telefoons

Een voor IP-telefonie geschikt telefoontoestel is in de zakelijke markt noodzakelijk. U kunt alleen het maximale uit uw VoIP halen met daarvoor geschikte toestellen. Er bestaan hardphones en softphones.

U kunt kiezen voor zogenaamde softphones. Dat is niet anders dan software die het mogelijk maakt te bellen met andere apparaten dan een telefoontoestel. Die software wordt dan geïnstalleerd op een computer of op een mobiel apparaat als een tablet of een laptop. U heeft dan alleen nog een headset en Internet nodig om rustig te kunnen bellen.

Hardphones zijn telefoontoestellen die speciaal voor Internet-bellen werden ontwikkeld. De bedieningsmogelijkheden sluiten volledig aan op de mogelijkheden van VoIP-telefonie. Een variant op de traditionele hardphone is de draadloze telefoon.

Mobiele VoiP-telefoons, toegerust met de juiste software, bieden voor de mobiele medewerker veel voordeel. Zodra er een stabiele Internet-verbinding is, kan de medewerker gebruik maken van Internet-bellen. Dat kan veel kosten schelen en hij kan dat doen alsof hij op kantoor zit. Of het via Wi-Fi gaat of via een eigen 4G-abonnement, hangt af van de gewenste kwaliteit van de verbinding en het beschikbare abonnement.

Telefoonnummers bij VoIP

Voice over Internet Protocol geeft de gebruikers meer opties om te kiezen tussen de nummers. Bij een traditionele telefoon en -centrale staan de nummers vast of zijn ze geografisch gebonden. Voor dat laatste kunt u bij Internet-bellen ook kiezen, maar het kan ook een ander niet geografisch gebonden nummer worden. U hoeft niet te veranderen van nummer als u naar VoIP overstapt. Het is maar waar u zelf de voorkeur aan geeft of waar uw klanten de voorkeur aan geven.

VoIP-leverancier selecteren

De keuze voor een leverancier wordt bepaald door wie het best in staat is het concept wat u heeft uitgewerkt in te vullen en uit te voeren.

Voor het slagen van het project is de ondersteuning van de leverancier erg belangrijk. Het is in uw belang dat u in uw overwegingen meeneemt wat u zelf kunt en waar u een expert voor nodig heeft. Zeker als u die competenties zelf niet of te weinig in huis heeft.

Daarnaast spelen uiteraard zaken als functionaliteit, prijs/prestatie-verhouding, levertijd, referenties, flexibiliteit, garanties en de bereidheid en deskundigheid mee te denken over uw specifieke situatie bij het bepalen van de keuze voor een leverancier. U zoekt een leverancier voor VoIP-oplossingen, geen leverancier voor communicatietoepassingen in het algemeen. Hou duidelijk de zaken van elkaar gescheiden.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Phone2Bizz)

Meer info: 03/304.90.60 of  www.bizz2bizz.be.

Meer sectornieuws

Agenda