Belgische KMO’s onwetend over documentbeheer

Eerste uitdaging: in kaart brengen papierverbruik

Nagenoeg driekwart, 71% om precies te zijn, van de Belgische KMO’s heeft nog nooit van documentbeheer gehoord. Dat blijkt uit een onderzoek van MAS Research in opdracht van printer-fabrikant OKI België. Een gemiste kans, want een doordacht print-beleid levert een behoorlijke besparing op. Ook opvallend: 45% van de ondervraagde bedrijven gebruikt alleen een print-functie en 87% heeft niet eens zicht op het exacte printer-gebruik. Toch is er hoop voor de toekomst, want 69% denkt na over digitalisering om het papierverbruik terug te dringen.

Documentbeheer blijkt nog altijd een grote onbekende in de meeste KMO’s. 71% heeft er zelfs nog nooit van gehoord, laat staan dat het geïmplementeerd wordt. Slechts 28,6% van de respondenten in het onderzoek doet aan efficiënt documentbeheer. Concreet? Het gaat dan meestal om het scannen, delen en archiveren van documenten met de printer. Digitale én papieren documenten.

Weinig of geen kennis over printer-gebruik

Een efficiënt documentbeheer begint bij het in kaart brengen van het exacte printer-gebruik. Helaas heeft 87% van de KMO’s daar geen zicht op. Bij grotere bedrijven met meer dan honderd werknemers loopt dat percentage zelfs nog tot 90% op. Er heerst dus heel wat onwetendheid en onduidelijkheid op dat vlak.

Printer vooral gebruikt om te printen

De meeste bedrijven gaan in de praktijk eerder conservatief om met hun printer-park. De printer dient in 45% van de gevallen gewoon om te printen. Daarna volgen de functies kopiëren (20%) en scannen (15%). Nieuwe functionaliteiten, zoals digitale archivering, worden dus nauwelijks gebruikt (5%). De Belgische KMO laat bijgevolg heel wat kansen liggen als het gaat om het terugdringen van het papierverbruik en het inperken van het printer-park. Maar dat biedt tegelijkertijd ook mogelijkheden naar de toekomst toe.

MFP’s bieden perspectief

Verwachting? MFP’s of multifunctionele printers worden alsmaar populairder in de toekomst dankzij hun mogelijkheden. Digitale archivering, automatische factuurverwerking en mobiel printen zoals Google Cloudprint of Apple Air Print.

Hoopvolle toekomst voor digitalisering

Het goede nieuws? 40% van de KMO’s wil het papierverbruik echt wel terugdringen in de toekomst en 69% denkt na over een verregaande digitalisering. Een duidelijke trend die wijst op een mentaliteitsverandering, al blijft het voorlopig vooral bij goede bedoelingen. De uitdaging van de toekomst ligt in de eerste plaats bij het in kaart brengen van het papierverbruik. Want meten is weten, een eerste stap naar een efficiënt documentbeheer en de bijhorende besparing.