SBB biedt klanten digitaal bureau met sbbSLIM

Na een aantal maanden proefdraaien, lanceerde accountants- en advieskantoor SBB op 1 december jongstleden een nieuw digitaal platform, sbbSLIM genaamd. Dat biedt klanten de mogelijkheid hun facturatiestroom te digitaliseren en documenten te archiveren. Voorts houdt het nieuwe platform ook betalings- en dashboard-functionaliteiten in. Op amper drie maanden tijd migreerden nagenoeg negenhonderd klanten naar sbbSLIM. Het objectief om dit jaar 1.500 klanten te bewegen tot het instappen in het nieuwe platform, lijkt dus vlot te zullen worden gehaald.

De introductie van sbbSLIM kadert in de nieuwe tweepijlerstrategie van SBB. Die gaat gesteund op digitalisering enerzijds, adviesverlening anderzijds. In die eerste component investeert het accountants- en adviseursnetwerk ruim 2,5 miljoen euro, gespreid over een periode van vier jaar.

sbbSLIM maakt in eerste instantie een einde aan de “schoendoospraktijk”, waarbij klanten op het einde van de maand hun facturen en documenten op papieren drager bij hun boekhoudkantoor afleverden. Met sbbSLIM kunnen ze hun facturen zelf inscannen en naar hun klantenportaal doormailen. Leveranciers kunnen, desgewenst, hun elektronische facturatie ook rechtstreeks naar het portaal sturen.

“In wezen is sbbSLIM meer dan zomaar de digitalisering van het facturatieproces. In wezen krijgt de klant een volledig digitaal bureau ter beschikking. Zo biedt het portaal hem tevens een overzicht van zijn archief en een platform vanwaaruit hij zijn hele stroom van aan- en verkoopsfacturen kan organiseren. Betalingsverrichtingen kunnen binnen sbbSLIM worden voorbereid. Financiële verrichtingen kunnen, na synchronisatie met de boekhoudapplicatie, worden opgevolgd”, schetst Raf Sels, ceo van SBB.

Het portaal koppelt alvast met de meest courante boekhoudpakketten, zowel met on-line als off-line applicaties.

Met sbbFACT biedt de organisatie sinds 1 november vorig jaar een eigen facturatie-applicatie, die de opgemaakte facturen rechtstreeks binnen sbbSLIM integreert. Vanuit sbbFACT kan de klant zijn facturen exporteren op papier, in PDF of in UBL. Het UBL- ofte Universal Business Language-formaat wordt ongetwijfeld het formaat van de toekomst omdat dat echte elektronische facturatie toestaat. “sbbSLIM is UBL-ready”, beklemtoont Sels.

Naast facturatie-, archiverings- en betalingsfunctionaliteiten omvat sbbSLIM ook een niet te versmaden dashboard-functie. Die biedt een standaardoverzicht in cijfers of diagrammen van vitale zaken als omzet, kostenopdeling, rekening-monitoring, … Het dashboard, dat kan worden geconfigureerd volgens de specifieke behoeften van de klant, biedt de mogelijkheid tot real-time rapportering.

“Belangrijk blijft evenwel dat we bij dat alles de klant optimaal ondersteunen bij de interpretatie van die cijfers. Precies daar schuilt steeds meer toegevoegde waarde voor het accountantskantoor. Sommige posten worden immers niet maandelijks ingeboekt (werken in uitvoering, voorraadwijzigingen, …) en vergen derhalve de nodige duiding voor de KMO-bedrijfsleider”, waarschuwt Sels.

Voordelen voor beide partijen

De eerste instappers in sbbSLIM reageren alvast erg enthousiast. De vraag naar dit soort dienstverlening blijkt in KMO-kringen sterk stijgend. Zo te zien haalt de klant er alleen maar voordeel uit.

“sbbSLIM staat voor de klant gelijk met een vereenvoudiging van zijn administratieve rompslomp. Zijn papierwinkel aan facturen, BTW-bonnen en andere documenten wordt immers gedigitaliseerd. Ook de elektronische documenten van bestuursorganen en andere instanties hoeven niet langer afgedrukt maar worden elektronisch gearchiveerd. Het elektronisch opladen van facturen leidt dan weer tot de creatie van een on-line dashboard waarmee de bedrijfsprestaties voortdurend kunnen worden gecheckt. Dat brengt voor de bedrijfsleiding een meer accurate opvolging en sneller ingrijpen binnen bereik. Archivering loopt bovendien vlotter op basis van verschillende parameters, wat dan weer het opzoekwerk naderhand vergemakkelijkt en versnelt. De foutenlast en het mogelijk verlies van documenten wordt teruggedrongen. Zo herkent sbbSLIM bijvoorbeeld automatisch dubbele facturen. Ten slotte puurt de klant extra voordeel uit de toegenomen flexibiliteit. De boekhoudkundige prestaties van het bedrijf kunnen immers niet enkel in real-time, maar ook eender waar en eender wanneer op elk apparaat op veilige wijze worden geconsulteerd van zodra een Internet-connectie, draadloos of bedraad, voorhanden is”, schetst Bart Nelissen, directeur Kantorennet & Commercieel Beleid.

Vooralsnog besteedden boekhouders en accountants teveel tijd aan registratiewerkzaamheden. Die tijd lijkt langzamerhand voorbij.

“Door de automatisering van de administratieve processen kan meer worden ingezet op adviesverstrekking, waaraan de klant een onmiskenbare behoefte heeft. De zaken en de omgeving worden immers alsmaar complexer. Maar ook de periodes van grote tijdsdruk, zoals bijvoorbeeld de kwartaalaangifte op BTW-vlak, kunnen, dankzij het portaal, beter worden gespreid. Ook in die periodes kan bijgevolg meer aandacht worden besteed aan adviesverlening ten gunste van de klant”, zo nog Nelissen.

Raf Sels nuanceert en verwijst impliciet naar het leerproces dat sbbSLIM-klanten dienen te doorlopen. “Real-time rapportering blijft sterk afhankelijk van de discipline die klanten aan de dag leggen inzake het inbrengen van hun data. Bovendien opteert SBB er voor om elk boekingsvoorstel binnen het portaal in eigen beheer te verifiëren alvorens tot validatie met het oog op een correcte toewijzing over te gaan”.

Meer comfort voor de klant

Op de markt zijn momenteel zelflerende on-line boekhoudplatformen actief. Het betreft, aldus onze gesprekspartners, gesloten systemen die niet met andere applicaties koppelen.

“Die oplossingen lijken op dit ogenblik vooral geschikt voor de ondernemer zelf, minder voor de noodzakelijke wisselwerking tussen ondernemer en accountant. Laatstgenoemde moet bepaalde zaken, zoals afschrijvingstabellen en fiscale berekeningen, immers kunnen doorvertalen naar een wettelijke boekhouding.”, weet de ceo.

Het laat zich evenwel raden dat bij de doorontwikkeling van sbbSLIM rekening zal worden gehouden met zelflerende functionaliteiten. Nu al is sbbSLIM klaar voor elektronische facuratie, met automatische doorboeking. Voorts lijkt al vast te staan dat het platform in de toekomst ook nauwer zal aanleunen bij de behoeften die ontstaan in het zog van de groeiende e-commerce activiteiten en de bijhorende logistieke afwikkeling. Een sterkere uitbouw van pure web-gebaseerde functionaliteiten staat eveneens op de agenda.

Voor het SBB-management is het van vitaal belang dat sbbSLIM voor de klant meer comfort genereert en hem administratief verregaand ontzorgt. Dat zal voor accountants- en advieskantoor SBB meer ruimte creëren voor het uitdiepen van zijn adviserende rol. Het staat in dat verband als een paal boven water dat SBB in de toekomst terzake bijkomende adviesdomeinen zal aanboren. Onder invloed van de toenemende digitalisering van hun bedrijfsprocessen begeven de banken zich vandaag de dag al op adviesterreinen die tot voor kort als het actieterrein van de accountant en bedrijfsadviseur golden.