Tolk inschakelen is geen overbodige luxe

Vandaag de dag spreken veel werknemers meerdere talen. Ze e-mailen en bellen dagelijks met klanten of leveranciers die een andere moedertaal hebben en zijn onmisbaar voor de communicatie van een bedrijf. Dat betekent echter niet dat ze zomaar kunnen worden ingeschakeld als tolk tijdens commerciële onderhandelingen. Tolken is geen eenvoudige opgave. Laat wat informatie weg of verander de toon en een onderhandeling kan uitdraaien op een fiasco. Niet bepaald wat u in gedachten had tijdens de voorbereiding van uw bijeenkomst …

In België duurt de opleiding tot conferentietolk vijf jaar. Zoveel tijd is er dus nodig om de vreemde talen voldoende te beheersen en vlot te leren tolken. De studenten leren niet alleen tegelijkertijd luisteren en spreken, notities nemen, anticiperen en onthouden, maar ook omgaan met stress-situaties. Velen voelen zich geroepen, maar slechts weinigen behalen uiteindelijk het felbegeerde diploma van conferentietolk. En dat diploma is nog maar het begin. Vervolgens zal de tolk zich specialiseren in een bepaald domein en voortdurend blijven oefenen om zijn vaardigheden op peil te houden.

Geen overbodige luxe voor ondernemingen

Naast instellingen als de EU en de overheid werken tolken in België vooral voor de bedrijfswereld. Ze zijn onmisbaar op de ondernemingsraden van bedrijven die actief zijn in beide landshelften. Daarnaast worden ze vaak gevraagd bij commerciële onderhandelingen, gesprekken met buitenlandse klanten of leveranciers, persconferenties of juridische geschillen. Ook bij bedrijfsbezoeken, handelsdelegaties in het buitenland en beursbezoeken bieden ze een belangrijke meerwaarde. We kunnen stellen dat de tussenkomst van een tolk noodzakelijk is zodra twee of meer mensen die elkaars taal niet of onvoldoende begrijpen, samenkomen om belangrijke zaken te bespreken.

Praktisch

U kunt zelf op zoek gaan naar freelance-tolken of contact opnemen met een bureau dat alles voor u regelt: tolken met de juiste talencombinatie, het benodigde materiaal, de logistiek en eventueel een technicus ter plaatse die erover waakt dat de geluidsinstallatie feilloos werkt. Afhankelijk van het aantal talen en de duur van de bijeenkomst hebt u een of meerdere tolken nodig. Als een vergadering meerdere uren duurt, zijn er twee tolken nodig die elkaar om het halfuur afwisselen. Enkel op die manier kunnen ze uiterst geconcentreerd blijven werken.

Daarnaast zijn er verschillende factoren die bepalen welk materiaal er nodig is. Bij fluistertolken, verbindingstolken en consecutief tolken is er geen speciale uitrusting nodig. Fluistertolken is mogelijk wanneer slechts een paar personen een tolk nodig hebben. Verbindingstolken en consecutief tolken kan voor een grote groep. Daarbij spreekt de tolk telkens na de spreker. Hou er dus rekening mee dat de vergadering dubbel zolang zal duren. Simultaantolken is de meest efficiënte methode, omdat de tolk vertaalt terwijl de spreker aan het woord is. Dankzij een speciale geluidsinstallatie hoort het publiek de vertaling via een koptelefoon.

Tips

* Boek de tolken en het materiaal zo lang mogelijk op voorhand. Het is nuttig om zoveel mogelijk dezelfde tolken in te schakelen. Zij leren uw bedrijf en uw specifieke jargon gaandeweg steeds beter kennen.

* Geef zo veel mogelijk informatie: van en naar welke talen moet er getolkt worden? Wat is uw budget? Vermeld ook het begin- en einduur, de agenda, het onderwerp, de grootte van de zaal, het aantal deelnemers, …

* Stuur materiaal door waarmee de tolken zich kunnen voorbereiden: glossarium, website, biografie van de sprekers, reeds voorbereide toespraken en presentaties.

* Geef de tolken een plaats waar ze een goed zicht hebben op de sprekers en geprojecteerde presentaties. Als er geen tolkencabine aanwezig is, zorg er dan voor dat ze op een rustige plaats kunnen zitten waar ze zich kunnen concentreren en niet gestoord worden door omgevingslawaai.

* Kies het juiste materiaal. Moeten er koptelefoons voorzien worden of wordt de vertolking via de geluidsinstallatie van de zaal afgespeeld? Welk type microfoons zullen de sprekers gebruiken (headset, mobiele of vaste microfoon)?

Samengevat, conferentietolken is een vak apart. Iemand die vlot een andere taal kan spreken, is niet automatisch in staat om te tolken. Denk dus goed na over de manier waarop u bijeenkomsten met anderstalige personen organiseert. Want een vlotte en correcte communicatie kan veel problemen voorkomen en zal bijdragen tot een positieve uitkomst.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Ubiqus Belgium N.V.) (Zaventem))

Meer info: 02/725.23.70 of www.ubiqus.be.