Pharma-Pack profiteert van efficiëntieslag dankzij DIMASYS|WKG

ERP-systeem zorgt voor meer structuur, minder kosten en grotere marges

Distributiebedrijf Pharma-Pack B.V.B.A. (Wilrijk) blaakt van gezondheid. De afgelopen tien jaar verdriedubbelde niet alleen het aantal werknemers, van zes naar twintig, maar ook de omzet. In 2016 werd ook een bijkomend magazijn van 700 m² aangekocht, waardoor de opslagcapaciteit verdubbelde. Met een assortiment van 1.700 artikelen is een goed stockbeheer van cruciaal belang. Het was één van de redenen waarom zaakvoerders Olivier Kransfeld en Frederic Loos investeerden in DIMASYS|WKG van software vendor Infomat N.V. (Antwerpen). De uitrol van het ERP-systeem was een flinke uitdaging, maar al vrij snel ontdekte iedereen de vele voordelen: de foutenlast ging drastisch naar beneden en alle bedrijfsprocessen werden een pak efficiënter. Nu de interne werking volledig op punt staat, is Pharma-Pack klaar voor een volgende groeispurt.

Pharma-Pack zag het levenslicht midden de jaren ‘80. Romain Kransfeld had dertien jaar lang als verkoper gewerkt bij Chimexport B.V.B.A. (Wilrijk), gespecialiseerd in labo- en verpakkingsmateriaal. In 1985 vond Kransfeld dat de tijd rijp was om zelf een zaak op te starten. Hij kende immers de markt, de producten en de klanten. Om het verschil te maken met de concurrentie bood Pharma-Pack gepersonaliseerde verpakkingen aan. Op die manier konden apothekers hun huisspecialiteiten volledig “branden”. Het werd een schot in de roos. In 1995 kwam zoon Olivier Pharma-Pack versterken.

Ruim tien jaar later nam Olivier Kransfeld samen met Frederic Loos, beiden zijn verre familie, het bedrijf over. Terwijl Frederic verantwoordelijk is voor aankoop, financiën en HR, houdt Olivier zich bezig met het grotere plaatje, namelijk het stroomlijnen van de verschillende business-processen.

Sinds 2008 is de distributiespecialist alleen maar gegroeid. Het productgamma werd verder uitgebreid en Pharma-Pack ging zelfs een stapje verder door enerzijds verpakkingen zelf te vullen en anderzijds de exclusieve verdeling van distributieproducten te verzorgen zoals leesbrillen, koortsthermometers, zwangerschapstesten en allerhande testapparaten.

Klantenbinding

“We willen de band die een apotheker met zijn klanten heeft sterker maken. Gepersonaliseerde verpakkingen zijn daar uitermate geschikt voor. Je eigen merk is nu eenmaal het sterkste merk. Onze tweede doelstelling is om de workflow van de apotheker te verlichten met onze accessoires en apparaten. Door het bereidingsproces van producten te automatiseren, verliest hij minder tijd. Apothekers staan onder druk. Grote apotheekketens zorgen voor een competitieve markt. Daarnaast kopen consumenten ook steeds vaker on-line. Apothekers moeten zich daartegen verweren. Dat kan op verschillende manieren: door je klanten goed te kennen en hen een goede service aan te bieden, maar ook door te werken aan een sterk eigen merk”, verklaart Olivier Kransfeld, zaakvoerder van Pharma-Pack.

Hoewel 95% van het productgamma gericht is op apothekers, focust Pharma-Pack ook nog op een tweede doelgroep: industrie, ofwel alles wat niks te maken heeft met apotheken.

“Onze industriële klanten hebben andere eisen. Ze zijn op zoek naar een specifiek flesje, met een speciale afsluiting of vorm. Dat vergt meer productkennis. Bij de apotheker wordt een kwalitatief maar eerder klassiek gamma geleverd. We hebben de afgelopen jaren trouwens een aantal tendensen opgemerkt. Verpakkingen zijn kleiner geworden en er is ook meer aandacht voor het milieu. Zo is de vraag naar gerecycleerd materiaal toegenomen en er zijn strengere wettelijke normen en verplichtingen. Vroeger werd nooit om certificaten gevraagd. Nu is dat de normaalste zaak van de wereld. Vlaanderen speelt wat dat betreft een voortrekkersrol”, verduidelijkt medezaakvoerder Frederic Loos.

Voorraadbeheer

Met 1.700 artikelen en verschillende levertermijnen, van tien dagen tot 26 weken, is het voor Pharma-Pack van vitaal belang dat het voorraadbeheer op punt staat.

“Wat komt er binnen en wat moet er buiten? Welke producten hebben we nog in voorraad en welke niet meer? Vroeger pakten we dat op een omslachtige manier aan. Alles wat met voorraadbeheer te maken had, werd beslist door één iemand: onze magazijnier. Elke dag liet hij aan de binnendienst weten wat we niet meer in voorraad hadden. Dat moest dan besteld worden. Soms lieten die bestellingen op zich wachten, waardoor ook onze klanten geduld moesten uitoefenen. Bijkomend had iedereen dan nog eens zijn eigen manier van werken. Het zorgde alleen maar voor fouten, stock-breuken en frustraties. Ons vorige ERP-systeem was meer gericht op de commerciële- en minder op de interne bedrijfswerking. Omdat we aan het groeien waren hadden we echt wel nood aan iets anders”, schetst Kransfeld.

Pharma-Pack analyseerde een achttal producten, maar de ERP-oplossing DIMASYS|WKG stak er met kop en schouders bovenuit.

“Het ERP-pakket van software vendor Infomat lag volledig in lijn met ons DNA. DIMASYS|WKG sloot grotendeels aan bij onze noden als distributiebedrijf. Eind 2017 hebben we de knoop doorgehakt en voor Infomat gekozen”, zegt Loos.

Pharma-Pack gebruikt DIMASYS|WKG ten volle, zowel voor het aan- en verkoopproces als voor de logistieke operaties, e-commerce en WMS. Vooral de implementatie van het warehouse management-systeem bleek niet evident.

“Het heeft veel inspanningen gevergd om het magazijn helemaal in kaart te brengen. Het variabel locatiebeheer, waarbij bepaalde producten worden ontdubbeld in verschillende artikelen op diverse locaties, zorgde ook voor kopzorgen. Net als de terminologie: picking, bulk, replenishment, …Het was allemaal wat veel. Voor de komst van DIMASYS|WKG werkten we op een middeleeuwse manier. Er was een bestelbon, een zendnota en een factuur. Met DIMASYS|WKG kwamen daar plots een aantal gedetailleerde tussenstappen bij. Ook voor Infomat was dit een uitdagende klus, vooral omdat alle processen en modules op hetzelfde moment gelanceerd moesten worden. Gelukkig hebben de consultants ontzettend veel vakkennis. De begeleiding was schitterend”, beklemtoont Olivier Kransfeld.

Medezaakvoerder Frederic Loos treedt hem daarin bij. “Om de continuïteit van het bedrijf te garanderen maakte ik als laatste de overstap. Ik zag dat helemaal niet zitten, maar dankzij de steun van Infomat heb ik een stevig inhaalmanoeuvre ingezet”.

Traceerbaarheid

Enkele maanden na de ingebruikname van DIMASYS|WKG is Pharma-Pack helemaal overtuigd van de vele voordelen die het ERP-pakket van Infomat te bieden heeft.

“Vroeger deden de mensen de organisatie draaien en was het ERP-systeem handig om pakweg facturen in te boeken, maar nu is het net andersom. DIMASYS|WKG beslist wat er moet gebeuren. Treedt er ergens een fout op of wordt er een order verkeerd ingegeven, dan krijg je meteen een melding. De foutenlast is drastisch gedaald, alles verloopt efficiënter en de traceerbaarheid van producten is een ander groot voordeel. We willen hogere marges realiseren. Dat zal ons nu beter lukken dankzij de afgelijnde structuur en de kostenbesparing die we kunnen doorvoeren”, weet Loos.

Het vertrouwen tussen beide partijen is groot. Pharma-Pack denkt er over na om in de toekomst ook het CRM-pakket CAS genesisWorld van Infomat aan te schaffen.

“De demo heeft ons alvast overtuigd. Het is voor onze verkopers belangrijk dat ze op een efficiënte manier kunnen werken, ook off-line. Op termijn gaan we de stap zetten, maar eerst willen we opnieuw wat rust brengen in het bedrijf. De omschakeling naar DIMASYS|WKG was al behoorlijk zwaar en net daarvoor kwamen we in het vizier van Russische hackers. De server, de bekabeling en de hardware moesten worden vervangen. Het hele bedrijf lag plat. Het waren ronduit helse omstandigheden”, besluit Olivier Kransfeld.

Meer sectornieuws

Agenda