Bedrijven die trouw de Microsoft evoluties volgen, hebben de voorbije jaren de inspanningen van de software-gigant op dit gebied kunnen zien. Begin de jaren 2000 won het versturen van e-mail berichten aan belang. Enkele jaren later werd het uitwisselen van "instant messaging"-berichten en het zien van elkaars beschikbaarheid geïntroduceerd, naast het delen van informatie via OCS, Lync en nu Skype. Hierbij werd het ook mogelijk te gaan bellen met diezelfde toepassing of zelf volledige vergaderingen (al dan niet uitgerust met video) hierin te organiseren. Bestanden konden dan worden bewaard op een file server of indien metadata, een zoekfunctie; … belangrijk waren, kon SharePoint worden gebruikt.

Hierbij was een vaak gehoorde klacht dat er te veel verschillende communicatiekanalen zijn en dat de data te versnipperd bijgehouden worden. Hier biedt Microsoft met het Teams-platform de oplossing. Er is één centrale tool waarin al deze samenwerkingsmethodes gebundeld worden tot een logisch samenhangend geheel. Bovendien is de stap voor de werknemers niet zo heel groot. Ze kennen alle functionaliteiten reeds door te werken met de “oudere” tools, en gebruiken wellicht in hun prive-sfeer gelijkaardige middelen via het hotmail-platform. Denk maar aan het versturen van e-mail, het bewaren van hun documenten op OneDrive, het gebruiken van Office Online applicaties, chatten, bellen, etc.

Gedreven door eindgebruikers

Het is de verantwoordelijkheid van het bedrijf zelf om Teams tijdig te gaan introduceren als bedrijfstoepassing om het gebruik van shadow-IT tegen te gaan. Werknemers zullen namelijk hun toevlucht zoeken tot varianten zoals Slack indien er niet tijdig actie wordt ondernomen. Voor de IT-verantwoordelijken zit er ook toegevoegde waarde in dit nieuwe platform. Het draait volledig in de cloud, dus hoeft er niet in nieuwe infrastructuur te worden voorzien.

De migratie voor de eindgebruikers kan ook transparant gebeuren door de nieuwe functionaliteiten geleidelijk aan los te laten op hen. Zo wordt bijvoorbeeld eerst de Microsoft Teams-client op hun desktop geïnstalleerd (of via de on-line versie is zelfs geen lokale installatie vereist), waarmee men in eerste instantie kan gaan samenwerken in groep en peer-to-peer bellen en chatten. Eens dit goed loopt, kunnen alle Online Meetings worden georganiseerd in Teams in plaats van Skype for Business hiervoor te gebruiken. Als laatste kan dan de telefoonfunctionaliteit worden toegevoegd, zodat Skype for Business kan uitgefaseerd worden. Dit alles kan op tempo van de organisatie en z'n medewerkers, maar het is toch aan te raden de snelheid er in te houden.

Naast de standaardapplicaties die beschikbaar zijn binnenin Microsoft Teams (denk maar aan OneDrive, Planner, etc.) zijn er ook steeds meer en meer third party-applicaties die hierop inhaken. Gebruikers kunnen er tevens zelf voor kiezen om voor bepaalde gebeurtenissen een melding te ontvangen (vb.: Iemand heeft een nieuw document in de OneDrive geplaatst).

Moment is nu!

Vorig jaar zagen we dat veel bedrijven nog wat terughoudend waren in het uitrollen van Microsoft Teams, maar vandaag merken we dat het vooral de eindgebruikers zijn die vragende partij zijn om ook met deze nieuwe tool aan de slag te gaan. Ze komen er door hun samenwerking met andere bedrijven mee in contact en zien er absoluut de meerwaarde van in. Het is net de mogelijkheid om over de bedrijfsmuren heen te kunnen gaan samenwerken.

De security-administrator hoeft zich evenmin zorgen te maken, want deze heeft nog altijd de touwtjes in handen en kan op elk ogenblik de toegang van elk Team aanpassen:

- Enkel toegankelijk voor bepaalde interne medewerkers

- Toegankelijk voor alle interne medewerkers

- Ook externe partijen kunnen toegang hebben

Vanzelfsprekend moeten er goede afspraken worden gemaakt over dit samenwerken en moeten de eindgebruikers bewust omgaan met deze verantwoorlijkheid. Office 365 biedt de nodige functionaliteiten aan de beheerders om eventuele misbruiken tijdig op te merken en gepast te handelen.

Zonder meerkost

Het grote voordeel is dat veel bedrijven reeds de nodige licenties hebben door het gebruik van andere Office 365-diensten en er dus geen extra kost aan verbonden hoeft te zijn. Door Microsoft Teams te gaan introduceren zal men nog efficiënter gebruik gaan maken van de aangeboden diensten binnen Office 365. Enkel indien men ook het telefoniegebeuren naar Microsoft Teams wenst over te hevelen is eventueel nog een extra licentie nodig. Daartegenover staat dan wel dat deze componenten "on-premises" komen te vervallen met als grote troef dat meteen het beheer en onderhoud van deze componenten wegvallen.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking Fujitsu België Microsoft Practice. (Brussel))

Meer info: https://marketing.global.fujitsu.com/MicrosoftTeams_content_BE.html.

Fujitsu België Microsoft Practice is een hooggeschoold, gecertificeerd (MCSM, MVP, MCSE) en ervaren team, gespecialiseerd in het leveren van totaaloplossingen op basis van Microsoft-technologieën zoals Office 365, EMS, Azure en traditionele server-technologieën. Het team ondersteunt klanten en andere Fujitsu-divisies lokaal en internationaal in het vinden van de juiste oplossingen, ongeacht de complexiteit (cloud, on-premises, hybride, multi-forest, multi-region). Door jarenlang actief te zijn op het gebied van Office 365 heeft de Microsoft Practice ook uitgebreide ervaring met Microsoft Teams, ervaring die het kan gebruiken om elke klant in de Microsoft Teams-journey te begeleiden.