In een vorige editie werd aangetoond hoe in een vijfstappenproces op de niet-strategische kosten kan worden bespaard. Onderstaand zal blijken dat bezuinigingen kunnen worden gerealiseerd tussen de 15 à 35% op autokosten, verzekeringen, kleine kantoorbenodigdheden, telecommunicatiekosten, reizen, koerierdiensten, kopieer- en andere kantoorapparaten en drukwerk. Met de komst van de alternatieve telecom-operatoren, zijn de tarieven onder een neerwaartse druk komen te staan. Besparingen met 25% zijn in vele gevallen makkelijk haalbaar: · Voer jaarlijks een prijsgesprek met uw operator en vergelijk zijn aanbod met offertes van concurrerende operatoren, op basis van uw verbruik van het voorbije jaar. · Maak duidelijke afspraken rond de gebruiksduur, het gebruiksvolume van huurlijnen, internationale connectie en dergelijke. · Stimuleer, waar mogelijk, het gebruik van vaste telefoons in het bedrijf. Lukt dat niet, geef dan de voorkeur aan belkaarten zoals "calling cards". GSM's komen pas op de derde plaats. · Kies doordacht de verspreiding van mobiele telefoons in en buiten het bedrijf: al die gadgets zijn niet noodzakelijk, maar verhogen wel de aankoopprijs. · Vervang defecte toestellen niet zonder slag of stoot door de nieuwste modellen: bij de "release" van een nieuw model zou het oude wel eens als bij toverslag stuk kunnen zijn. Koerierdiensten, reizen en verplaatsingen Wat het gebruik van koerierdiensten betreft, verdient het hiernavolgende aanbeveling: · Beperk het aantal firma's tot één of twee, bij voorkeur met een uiteenlopende specialiteit. · Geef het personeel duidelijke richtlijnen en laat goed evalueren of élk pakje inderdaad via de snelste weg moet vertrekken. · Vraag elk jaar een nieuwe prijsofferte bij uw bestaande en potentiële leveranciers. De concurrentie in deze sector is hevig, de prijzen veranderen dus snel. Onderzoek toonde aan dat op reizen en verplaatsingen bezuinigingen tot 30% geen utopie zijn. Vandaar ook hier een aantal vuistregels die we graag meegeven: · Reisagentschappen krijgen doorgaans van de luchtvaartmaatschappijen een commissie van 7 tot 9% op elk ticket dat ze verkopen: dit kan hen ervan weerhouden naar goedkopere tickets te zoeken. Probeer uw reisagent er derhalve van te overtuigen die commissie naar uw bedrijf door te storten en enkel de reële dienstverlening aan te rekenen. Het hele systeem is zo transparanter en makkelijker te beheren. · Probeer vliegtuigtickets te combineren, er vroeg bij te zijn of tickets te boeken met weinig of geen flexibiliteit inzake vertrekdata of -uren. Zo vermijdt u onvoorziene uitgaven. · Laat uw medewerkers trips naar Luxemburg, Parijs, Amsterdam of Londen per trein maken. · Maak voor reiskosten gebruik van een bedrijfskredietkaart die verbonden is met de persoonlijke rekening van de werknemer: zijn rekening wordt eerst gedebiteerd en dan pas gecrediteerd. De voordelen hiervan zijn groot. Alle uitgaven staan zwart op wit op papier. En u beschikt over een databank van onschatbare waarde bij het onderhandelen van nieuwe voorwaarden met leveranciers. Nog vijf procent meer besparingen zijn te realiseren bij het gebruik van kopieer- en andere kantoorapparaten. · Heronderhandel uw huidige contracten: u hebt nu een betere kijk op het reële gebruik dan toen u de overeenkomst sloot. · Bekijk welke functies écht frequent worden gebruikt: misschien klaart een minder ingewikkelde (en dus goedkopere en wie weet minder pannegevoeligde) machine de klus even goed. · Onderhandel bij de aanschaf van een nieuw kopieerapparaat over een pay-per-page formume, in plaats van een formule aankoop + full service. (Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Expense Reduction Analysts, Pagodenlaan 435, 1020 Brussel. Telefoon: 02/268.12.47).