Met de groeiende documentvolumes en het toenemende gebruik van multifunctionele printers zijn bedrijven absoluut genoodzaakt om de controle over hun afdrukomgeving te verbeteren. Voor bedrijven van elke omvang is het bewaken van de kosten voor documentproductie een enorme uitdaging. Een onderzoek van Infotrends toonde aan dat 70 procent van de organisaties in Europa geen juist inzicht heeft in hun totale afdrukkosten. Zonder een compleet beeld van de uitvoer­omgeving is het voor bedrijven vrijwel onmogelijk om de afdrukkosten te beheren.

Een beter beheer en optimalisatie van printer-netwerken voorkomt downtime, overmatig papierverbruik en verspilling van resources zoals die voorkomen in een ongeplande, niet gecontroleerde afdrukomgeving.

IDC rapporteert dat bedrijven die werken met een MPS (Managed Print Service), geïntegreerde hardware- en software-oplossingen voor een centraal beheer en centrale ondersteuning van een afdrukomgeving, jaarlijks gemiddeld 23 procent besparen op hun afdrukkosten.

Algemeen bekend is dat er effectieve manieren bestaan om te besparen bij het afdrukken op kantoor.

Als medewerkers minder, op een lagere kwaliteit of dubbelzijdig afdrukken en als de laatste die 's avonds het kantoor verlaat niet vergeet de printers uit te schakelen, zullen de kosten direct dalen.

Maar bedrijven kunnen nu nog veel meer doen.

Met behulp van software kunnen al deze simpele kostenbesparingen worden afgedwongen en kan het beheer van printers, documenten, support en supplies geoptimaliseerd worden teneinde een kostenbeheeroplossing voor de lange termijn te creëren.

Markttrends

Twee belangrijke trends lijken bepalend te worden voor de ontwikkeling van de Europese afdrukmarkt.

De eerste is een aanhoudende toename van het aantal MFP-installaties ter vervanging van mono-functie-apparaten in de kantooromgeving.

Gartner voorspelt dat “in 2012 al 30 procent van de enterprise-klanten met document­intensieve bedrijfsprocessen gebruik zal maken van applicaties of gespecialiseerde workflows op SMFP's (slimme multifunctionele printers) om de papierverwerkingskosten te verlagen en de productiviteit van kenniswerkers te verhogen”.

Afdrukkosten zijn een belangrijk aandachtspunt op de agenda van IT-organisaties en dat leidt tot een snellere ontwikkeling van intensief beheerde afdrukomgevingen.

Nog volgens Gartner zullen “in 2012 circa 70 procent van de bedrijven met meer dan 250 werknemers in Noord-Amerika en West-Europa hun printers, copiers, MFP's en de bijbehorende supplies kopen in het kader van een managed printservice (MPS) contract”.

Structuur voor kostenbeheer

De beste partners van afdruk- en kantoorapparatuur helpen klanten bij het verlagen van de afdrukkosten volgens een stapsgewijs, gestructureerd proces dat een beter permanent beheer van de gehele documentproductie-omgeving tot doel heeft.

Eerst wordt een complete evaluatie van de afdrukomgeving van het bedrijf uitgevoerd.

Dit onderzoek inventariseert de bedrijfsbehoeften, zet de kostenplaatsen op een rij en maakt de totale afdrukkosten inzichtelijk.

Op basis van deze informatie kan een duidelijk plan voor aanpassing van het afdruknetwerk worden gemaakt en ervoor gezorgd dat het netwerk de juiste omvang heeft voor het bedrijf.

Door gebruik te maken van software en processen die de netwerkafdrukomgeving evalueren, besturen en verbeteren, kan de nieuwe, meer gestroomlijnde omgeving onder controle worden gebracht en worden geoptimaliseerd qua efficiency, workflow en kosten.

Hardware

De eerste stap bij het evalueren van een afdrukomgeving is meestal het doorlichten van de apparatuur.

Veel IT-afdelingen weten door een historisch gefragmenteerd aankoopbeleid niet hoeveel printers er in hun bedrijf aanwezig zijn.

Ook werken zij vaak nog met oudere apparaten van verschillende leveranciers die slechts één functie bezitten: afdrukken, kopiëren, scannen of faxen.

Hoewel bedrijven flexibel moeten blijven bij de aanschaf van de beste en nieuwste technologieën, kan het werken met een printer-park van onderling incompatibele apparaten ook lastig zijn.

Apparatuur en technologieën van verschillende leveranciers gebruiken bij het inrichten en ondersteunen van een afdrukomgeving, is vaak erg kostbaar.

Bovendien bieden mono-functie-apparaten niet langer de beste ondersteuning voor de kantoorproductiviteit en is bij oudere apparaten de kans op defecten of schaarse supplies en reserve-onderdelen groter.

Supplies

Uit onderzoek is gebleken dat 52% van de afdrukkosten gerelateerd is aan het vervangen van papier en toner.

In een gestructureerd printer-park is de volgende logische stap om de kosten te verlagen het evalueren, aanpassen en beheren van de supplies-infrastructuur en de supplies-contracten.

Job-accounting

Het totale aantal documenten dat medewerkers dagelijks afdrukken bestaat voor een deel uit verkeerd opgemaakte, overbodige of snel vergeten documenten.

Om dit kostbare probleem aan te pakken, kan elke afdrukopdracht eerst in een wachtrij geplaatst tot de betreffende werknemer zijn swipecard gebruikt of zijn PIN-code op het apparaat invoert.

Door uitstel van het feitelijke afdrukken kan deze relatief simpele technologie het aantal vergeten of terzijde geschoven afdrukken fors omlaag brengen.

Dezelfde technologie kan ook worden benut voor gebruikersfacturering, waarbij de afdrukkosten kunnen worden doorbelast aan de verantwoordelijke of aansprakelijke personen of afdelingen.

Door mensen en afdelingen te motiveren om na te denken over de waarde van de documenten die ze afdrukken, zal het aantal geproduceerde documenten waarschijnlijk afnemen.

Wanneer een afdruk noodzakelijk wordt geacht, kan met de nieuwste software-oplossingen op kantoor-printers worden ingesteld dat papier moet worden genomen uit een lade met een kantoorgeschikte kwaliteit (80 grams, in plaats van 100 grams), en dat beide zijden van het papier moeten worden bedrukt (duplex).

In plaats van standaardkwaliteit en kleur kunnen ook conceptkwaliteit en monochroom als primaire optie worden ingesteld.

Conclusie

Om de afdrukkosten onder controle te krijgen, is een kader voor verandering nodig.

Dit omvat een evaluatiefase, een aanpassingsfase en een controlefase, gevolgd door voortgaande samenwerking met leveranciers.

De op deze wijze ontstane infrastructuur zal waarschijnlijk een aantal moderne multifunctionele apparaten omvatten die beheerd worden via de nieuwste open en aanpasbare softwareoplossingen.

Een geoptimaliseerd printer-parkbeheer, centralisatie van support op afstand en rationalisatie van de aangeschafte en gebruikte supplies zullen leiden tot verbeterde productiviteit en een aanzienlijke kostenverlaging.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Samsung Belgium.

Meer info: www.samsung.be).