FP Brown N.V. (Ghislenghien), invoerder van technisch materiaal, zet sinds zijn oprichting in 1999 heel sterke groeiprestaties neer. In zoverre dat de KMO zich in zijn evolutie afgeremd zag wegens het niet beschikken over een performante ERP-applicatie. Met 180.000 productreferenties, een quasi-constante toestroom van informatie uit leveranciershoek en een complex systeem van prijszetting, bleken de processen van FP Brown niet makkelijk te automatiseren. Toch slaagde Infomat erin met Dimasys in amper zes maanden tijd een goede aanzet tot de professionalisering van de dienstverlening van FP Brown te geven. “We kunnen intussen terugblikken op een rendements- en efficiëntieverhoging van minimum 30%,” weet afgevaardigd bestuurder Frank Pittoors. “Op zijn minst even belangrijk is dat we sindsdien op een fors verhoogde klantentevredenheid kunnen terugvallen,” wordt daaraan toegevoegd.

Eén van Dimasys’ gebruikerscategorieën zijn complexe distributie-omgevingen met specifieke artikels, toeleveranciers aan de industrie en grootdistributie met meer doorgedreven behoeften (EDI- of XML-uitwisseling van data met klanten of leveranciers, tracking & tracing, barcodering, …).

Tot die typologie hoort FP Brown, dat in 1999 in Sint-Pieters-Leeuw van start ging als constructeur van traag draaiende Brown-compressoren.

De productie-activiteiten werden stopgezet toen de KMO in 2005 verhuisde naar Ghislenghien, waar op een 2,5 hectaren groot terrein een pand van 15.000 m2 werd gebouwd. Van toen af ging FP Brown volop focussen op de invoer en verdeling van technisch materiaal voor de meest uiteenlopende sectoren (ijzerwarendistributie, industrie, garagesector, bouw, landbouw, verhuur, voeding, transport, …).

Klanten zijn de professionele vakhandels en gespecialiseerde aankoopgroeperingen. In België telt FP Brown inmiddels zowat 1.400 distributeurs.

Automatisering noodzakelijk

In oktober 2009 ging FP Brown van start met de automatisering van zijn bedrijfsprocessen. Na een marktvergelijkende studie, besloot FP Brown de ERP-oplossing van Infomat te implementeren.

“De oplossing was niet zo duur als die van de top-vendors, had zijn deugdelijkheid bewezen in de groothandelssector en bleek bij machte mee te kunnen evolueren met de snelle groei van ons bedrijf,” aldus Frank Pittoors.

FP Brown rekent in de komende vijf jaar op een omzetverdubbeling. Onlangs werden activiteiten in Nederland opgestart, volgend jaar komt Frankrijk aan de beurt.

Eerlijkheidshalve dient gesteld dat de opstart van Infomat niet over een leien dakje liep. De bedrijfsleiding van FP Brown besloot het nieuwe ERP-systeem daadwerkelijk in gebruik te nemen bij de aanvang van het nieuwe boekjaar.

Pittoors is echter niet te beroerd de hand in eigen boezem te steken: “We wilden onze dagdagelijkse operaties niet in het gedrang laten brengen omwille van de invoering van een nieuw ERP-systeem. We werden evenwel snel geconfronteerd met de pijnlijke vaststelling dat onze producten-database niet klaar was om een dergelijke migratie op gang te brengen,” zo luidt het.

Echt ontevreden kan Frank Pittoors, gezien de omstandigheden, evenwel niet zijn: “FB Brown slaagde er dankzij Dimasys in de voorbije zes maanden een efficiëntieverhoging en productiviteitswinst van minimaal 30% neer te zetten. Ook de stockrotatie en de uitleveringsnelheid liggen gevoelig hoger. Dat had een duidelijke verbetering van de klantentevredenheid tot gevolg. Onder meer omdat we ook de verwerking van de back orders vlot onder controle kregen”, luidt het.

Bijkomende moeilijkheid bij de automatisering van de bedrijfsprocessen van FP Brown is bovendien dat de KMO niet alleen de aankoop en de logistiek in eigen beheer heeft, maar tevens voor de installatie, de service en het eventueel onderhoud instaat.

Een bijzonder sterk gevarieerd kortingenprogramma maakt er de zaken administratief evenmin eenvoudiger op.

“Dimasys diende maatspecifiek aangepast voor onze kortingsystemen. We hanteren immers standaardprijzen die, op basis van heel uiteenlopende criteria, kortingen toestaan in hoofde van de klant, de bestelde volumes, de verpakkingswijze, het seizoen, tijdelijke promoties, … Het pakket zoekt automatisch de beste prijs per klant,” verduidelijkt onze gesprekspartner.

Nieuwe uitdagingen in vervolgtraject

Per 1 oktober migreert ook de boekhoudapplicatie van FP Brown naar het Dimasys-platform. Inmiddels werd het klanten-dashboard binnen Dimasys gepersonaliseerd voor FP Brown.

“Dankzij die ingreep kunnen we 80% van de telefonische informatie-aanvragen via één enkel computerscherm beantwoorden,” stelt de bedrijfsleider.

Inmiddels werd binnen Dimasys ook een Business Intelligence-module toegevoegd. Die moet voor de nodige management-informatie zorgen.Maar volgend jaar volgt alweer een cruciale stap.

“Tegen maart 2011 moet Dimasys met alle huidige modules op volle kruissnelheid draaien. Vermits de applicatie onze medewerkers verplicht tot een stroomlijning van de bedrijfsprocessen, verwachten we nog behoorlijk wat vooruitgang. Volgend voorjaar volgt de integratie van de volledige WMS (Warehouse Management Systeem)-module van Dimasys,” kondigt de afgevaardigd bestuurder aan.

Vooralsnog valt FP Brown goeddeels terug op een eenvoudig geautomatiseerd stockbeheer. Met uitzondering van de snel roterende goederen, zullen de producten straks automatisch hun plaats in het magazijn krijgen toegewezen.

Orderpicking zal gebeuren met behulp van RFID (Radio Frequency Identification). Dat WMS-systeem moet FP Brown andermaal een productiviteits- en efficiëntiewinst van 30% opleveren, zo luidt het.

“Een betere identificatie en registratie van de inkomende goederenstroom moet leiden tot vlottere procesen en minder foutenlast in het later verkoopstraject,” heet het.

Op zijn minst even belangrijk als het WMS-systeem, is de nieuwe communicatie-rol die Dimasys binnen de nieuwe bedrijfsstrategie van FB Brown krijgt toebedeeld. Zo lopen momenteel onderhandelingen met zowel leveranciers als distributeurs om een EDI-interface tussen de verschillende systemen op te zetten. Ook binnen de nieuwe website van FP Brown krijgt de ERP-applicatie een cruciale functie.

De webstek krijgt immers een dubbele functie mee, met name enerzijds een informatiefunctie voor de eindklant, anderzijds een doorgedreven communicatiefunctie met de klant-distributeurs, die via een log-in toegang zullen krijgen tot een beveiligde zone, waarin ze alle voor hun relevante info kunnen opvragen (stock, prijsvoorwaarden, leveringstermijnen, …).

“Bedoeling is op termijn, met behulp van de webshop-module van Dimasys, de distributeurs de mogelijkheid te geven om via ons systeem automatisch eigen offertes te genereren,” onthult Frank Pittoors.

Uiteindelijk zal het ook de achterliggende Dimasys-database zijn die zal fungeren voor de aanmaak van de productcatalogus.