Ruim voor de nieuwe IT-tendens naar cloud computing op gang kwam, zag ContactOffice als horizontale applicatie het daglicht in België. Deze combinatie van personal information management (PIM)-toepassingen is een schoolvoorbeeld van Software-as-a-Service (SaaS). Ze stelt de gebruiker die met het web verbonden is immers in staat zijn agenda en bijhorende programma’s te beheren, hetzij individueel, hetzij in groep. Die functionaliteit weet KMO’s te interesseren waarvan de medewerkers vaak decentraal werken.

Op één enkele site (www.contactoffice.com) bundelt ContactOffice een scala aan toepassingen voor individueel databeheer.

Naast een persoonlijke versie, voorziet de applicatie ook in koppeling met een groep gebruikers met wie men dezelfde gegevens kan delen.

De toegang is beschermd met een gebruikersnaam en bijhorend paswoord.

Tot de geboden functionaliteiten horen een kalender met agenda- en taakbeheer, een contactgids, een documentapplicatie waarmee teksten in MS Word kunnen worden aangemaakt, met inbegrip van PDF-conversie, de transmissie/aanpassing van prijslijstbestanden in MS Excel of de creatie van een MS PowerPoint-presentatie zonder dat men over die applicaties hoeft te beschikken op het IT-platform voor de zwervende medewerkers.

Voornoemde burotica-applicaties zijn op de webstek voorhanden. Ze draaien met name vanop de Internet-site van de uitgever.

Als er in groepsverband wordt gewerkt kan de beheerder de gebruiksrechten en -beperkingen van de groepsleden vast leggen (bijvoorbeeld wie mag de prijslijsten of de stockhoeveelheden aanpassen).

De software-suite heeft ook een e-mail beheerfunctie (POP3, IMAP4, RSS) aan boord, met inbegrip van beschermingsfunctionaliteiten (anti-virus, anti-spam) en een samenwerkingsmodus.

Met de betalende versies van ContactOffice kan men het beheer (verzending, ontvangst, beheer) van korte mobiele SMS- en faxberichten verzorgen.

Alle applicaties kunnen worden gesynchroniseerd met zwervende “personal assistant devices” via de “Active Synch”-applicatie, die de gebruikers eveneens vanop de site kunnen halen.

Aanbod op maat

Het geheel van de programma’s van de “ContactOffice”-suite bevindt zich op de webstek van de uitgever.

ContactOffice wordt beheerd vanop afstand met behulp van een terminal-applicatie op eender welke hardware (PC, laptop, NetPC, smartphone, …) die over een Internet-connectie en een consultatieprogramma beschikt.

Van zodra de gebruiker toegang tot het Internet heeft, heeft hij toegang tot de applicatie.

De gebruikers-interface blinkt uit in gebruiksvriendelijkheid en is meertalig: Nederlands, Frans, Engels, Duits, Italiaans, Spaans en Portugees.

ContactOffice werkt, zoals gezegd, zowel individueel als voor een groep partner-gebruikers.

Gebruikers die hun toevlucht nemen tot verschillende taalversies kunnen van een gemeenschappelijke database gebruik maken met een gebruikers-interface in de taal van hun keuze.

Vanuit economisch oogpunt kan men de ContactOffice-suite moduleren volgens de behoeften van de gebruiker en/of van de onderneming.

Vijf verschillende abonnementsformules zijn voorhanden.

De “Free”-versie biedt de mogelijkheid de suite op coherente wijze te evalueren.

Ze biedt een adresboek voor een honderdtal adressen, een kalenderfunctie met een honderdtal gebeurtenissen en een afgeschermde (anti-virus/anti-spam) e-mail dienst met 100 MB opslagcapaciteit en verzendmogelijkheid van bijlagen tot 5 MB.

Met deze versie kunnen twee gebruikers in groep werken.

De fora, nota’s, favorites en taken kunnen een honderdtal referenties aan.

Het aanbod betalende versies bestaat uit Light (5 euro/maand - zesmaandelijks abonnement), Regular (10 euro/maand - driemaandelijks abonnement), Advanced (20 euro/maand - driemaandelijks abonnement) en Hyper (50 euro/maand - maandabonnement).

De diverse formules bieden de gebruikers datavolumes die schommelen van 1.000 tot 10.000 adressen en drie tot tien gescheiden agenda’s.

De opslagvolumes voor het mail-verkeer variëren van 2 tot 10 GB, met mogelijke bijlagevolumes van 10 tot 20 MB. Die versies hebben een bredere mail-functionaliteit aan boord.

Zo kan men in het elektronisch berichtenverkeer wijzigingen aanbrengen, net zoals men de berichten kan archiveren en zoekfuncties kan filteren.

De versies Regular, Advanced en Hyper hebben voorts een SMTP-relais aan boord.

Naargelang van de versie, schommelt de opslagcapaciteit voor de documenten tussen 1 en 6 GB. De Light-versie biedt 10 SMS-berichten per maand.

Bij de andere versies gaat het om 30 tot 50 SMS-berichten op maandbasis.

De respectieve versies kunnen drie tot tien gebruikersgroepen aan, met vijf tot vijftig leden per groep. Per groep staat 3 tot 60 GB aan opslagcapaciteit ter beschikking.

ContactOffice biedt de mogelijkheid de functionaliteiten te moduleren volgens de behoeften van de onderneming op een bepaald ogenblik.

In geval van gewijzigde behoeften, kunnen de functionaliteiten zowel op- als neerwaarts worden aangepast.

Het bijhorende financieel model wijzigt bij die aanpassingen navenant.

Niets belet evenwel om voor de beheerder van een groep gebruikers binnen een onderneming een maatspecifiek betalend abonnement af te sluiten en verschillende medewerkers de functionaliteiten van een gratis abonnement aan te bieden.

De uitgever biedt aan ondernemingen tevens de mogelijkheid een gepersonaliseerde versie van de applicatie uit te rollen (met bedrijfslogo, respect voor de eigenheden van het bedrijf en toegewezen gebruiksruimte op de servers van ContactOffice om de bedrijfsgegevens op te slaan).

Off-line gebruik en synchronisatie

Om gebruikers bij te staan die om een of andere reden hun verbinding met het Internet verliezen, kan ContactOffice de gegevens op een gecentraliseerde wijze beschermen (evolutieve opslagcapaciteit in functie van het betalende contract dat werd besteld) alsook de data tussen de site en de gelijksoortige applicaties (agendafunctie compatibel met iCal van de Apple iPhone V3.0 of CalDAV, taken, …) met het mobiele platform van de zwervende gebruiker synchroniseren.

De cloud-oplossing van ContactOffice biedt een veilige en performante oplossing voor KMO’s op zoek naar de coördinatie van het beheer van zijn individuele data alsook van de opslag en het beheer van de generische informatie tussen zijn medewerkers.

ContactOffice vereenvoudigt zowel de technologische aspecten als de ingebruikname van applicaties die de onderneming verplichten tot een systematische aanpassing van zijn IT-programma’s en een volgehouden opleidingstraject van zijn medewerkers.

Voor hen die over een betrouwbare Internet-verbinding beschikken kan de cloud-benadering van een “horizontale” applicatie een praktische en bedrijfseconomisch verantwoorde oplossing zijn.