Sage voerde onlangs een onderzoek uit naar de migratie van KMO’s naar een nieuwe softwareversie. Hieruit bleek dat KMO’s heel wat moeite hebben om veranderingen in het algemeen door te voeren, niet alleen op softwaregebied maar ook met betrekking tot bedrijfsstrategie. Tijdens een boeiend rondetafelgesprek werd het thema “Change Management” dan ook grondig onder de loep genomen.

Sage bracht Antoon Schockaert, Juridisch en ICT Adviseur van Unizo, Joseph Trompette, Managing Director van de Change Management Consulting Group, en Philippe Tailleur, CEO van Sage Belux, samen om hun pertinente ervaringen over Change Management te delen. Het ultieme doel van het rondetafelgesprek was immers om KMO’s te informeren en te sensibiliseren als begeleiding in hun groei en strategie.

Drempelvrees alomtegenwoordig

Alle aanwezige experts waren het erover eens: drempelvrees ligt aan de oorsprong van de moeilijkheden die bedrijven ervaren met het aanvaarden, beheren en stimuleren van verandering. Zo stelde Philippe Tailleur dat KMO’s doorgaans geleid worden door ervaren beroepsexperten. Doordat zij echter – in tegenstelling tot bij grote bedrijven – vaak meerdere managementfuncties op zich nemen, spelen menselijke factoren (angsten, bepaalde karaktertrekken, creativiteit, enz.) een veel grotere rol bij beslissingen. Het sterke punt van KMO’s – hun flexibiliteit - maakt hen tegelijk ontvankelijker voor aarzeling tegenover verandering.

Weinig langetermijnplanning en strategie op vlak van ICT

Antoon Schockaert illustreerde dat de resultaten van een onderzoek door Unizo over “ICT bij de KMO” helemaal aanleunden bij deze stelling. Als het aankomt op ICT en krachtige tools die hun groei kunnen boosten, laten KMO’s zich namelijk nog vaak leiden door op korte termijn gerichte budgettaire argumenten en minder door de toegevoegde waarde die dergelijke investeringen op lange termijn kunnen betekenen.

Ook al erkende bijna 95 % van de 683 ondervraagde KMO-bedrijfsleiders het belang van ICT, toch gaf niet minder dan 75% aan dat ICT voor hen een louter ondersteunende rol had omdat het personeel maximaal op de core business wordt ingezet. Slechts 39% is ervan overtuigd dat ICT een concurrentievoordeel kan opleveren en 62% investeert dan ook enkel in ICT als het echt nodig is. Het gevolg: het gros van de KMO’s heeft geen strategie en langetermijnplanning op dit vlak, wat aangetoond wordt door het feit dat 88% van hen geen budget opstelt voor ICT-uitgaven en meer dan 70% zelfs geen zicht heeft op de uitgaven van het vorig jaar.

Informeren en sensibiliseren om drempelvrees weg te nemen

Schockaert merkte vervolgens op dat vooral gebrek aan kennis aan de oorsprong ligt van deze drempelvrees tegenover nieuwe technologieën, die nochtans cruciaal zijn voor de groei van een bedrijf. Mooie voorbeelden zijn SaaS (Software-as-a-Service), Cloud Computing en e-invoicing die alomtegenwoordig zijn in de pers, maar ondanks hun voordelen slechts mondjesmaat ingang vinden bij de bedrijven.
KMO’s moeten dus massaal geïnformeerd en gesensibiliseerd worden over het vitale belang van verandering en technologische vernieuwing. Deze kennisdeling is volgens Schockaert ook deels de verantwoordelijkheid van de overheid.

“De pers, professionele verenigingen en zeker ook de bedrijvensector hebben een rol te spelen in deze broodnodige communicatie”, vulde Philippe Tailleur hem aan. “Daarom en trouw aan onze sterk klantgerichte filosofie, hebben we het Sage Institute ontwikkeld. Zo stimuleren wij de uitwisseling van expertise en ontstaan vruchtbare dialogen: dit rondetafelgesprek is er een concrete illustratie van van.”

Aanpassen en anticiperen

Wie mee wil zijn met de evoluties binnen zijn sector, moet zich niet enkel kunnen aanpassen om zich een toekomst te kunnen verzekeren, maar moet verandering zelfs kunnen anticiperen. Joseph Trompette verwees hierbij naar Charles Darwins “It\'s not the strongest that survive, nor the most intelligent, but the ones most responsive to change”.

Op het niveau van de werknemers van een bedrijf bestaat trouwens tevens heel wat angst voor verandering, of het nu om herstructureringen, overnames of technologische omvormingen betreft. Trompette hamert dan ook op het belang van permanente communicatie en opleidingen om de creativiteit en het aanpassingsvermogen van de medewerkers op peil te houden.

Sage’s vierstappenplan voor verandering

Sage Belux, steeds aan de voorhoede wat betreft begeleiding van ondernemers, ontwikkelde speciaal op maat van KMO’s een standaard blauwdruk om ieder veranderingsproces te ondersteunen.

“Het is belangrijk dat bedrijven - eenmaal hun opstart goed verlopen is en ze floreren - blijven vooruitdenken, zichzelf opnieuw in vraag stellen en analyseren wat goed gaat, wat beter kan en wat moet veranderen om het nog beter te doen”, vertelde Philippe Tailleur.

Het Sage blauwdruk voor verandering onderscheidt vier sleutelmomenten bij ieder veranderingsproces:
1. Omkadering – schetst de globale context en de doelstellingen voor het project
2. Opstart – omvat een gedetailleerd projectplan en het opstellen van KPI’s
3. Realisatie – uitvoering van het veranderingsproject met kwaliteitscontroles
4. Afsluiting – evaluatie en ingebruikname van de nieuwe processen en structuren

Verandering zelf sturen en de beste begeleidende partners kiezen

“Drempelvrees bij verandering is menselijk, maar moet absoluut overwonnen worden”, aldus Philippe Tailleur. “Als men een toekomstbestendig bedrijf ambieert en zijn groeipotentieel wil waarmaken, moet men de veranderingen in alle rust en volgens zijn eigen tempo kunnen aansturen en niet wachten tot men verplicht wordt om te veranderen door bijvoorbeeld een nieuwe wetgeving. Ons vierstappenplan is als leidraad bedoeld om hen tot dit cruciale inzicht te brengen.”

Meer informatie over Sage op www.sage.be.