Clabots integreert DIMASYS ERP met E-commerce, Document Management en CRM!

(Gesponserde inhoud)

“Informatica is zoals een auto”, vindt Thierry Clabots, zaakvoerder van Clabots Tools. “Ik hoef niet te weten hoe het werkt, als het maar doet wat het moet.” Zijn bedrijf werkt al sinds 2002 met het door Infomat, een onderdeel van de beursgenoteerde Softimat-groep, geleverde DIMASYS|ENT en startte onlangs met een eveneens door Infomat geïmplementeerde webshop. Voor deze laatste werd Dim@Shop gebruikt. Nagenoeg het volledige aanbod van de gereedschapswinkel is nu te koop via het internet.

De familie Clabots opende zo’n 100 jaar geleden al zijn eerste gereedschapswinkel in Schaarbeek. In 1998 verhuisde men naar een nieuw, groter gebouw aan de Werkhuizenkaai in Brussel.

Thierry Clabots werkt na universitaire studies al twintig jaar voor het bedrijf en is inmiddels algemeen directeur.

“Ik ben begonnen bij de basis”, vertelt hij. “Echt op de werkvloer en bij het stockbeheer. Dat heeft me veel geleerd over hoe het er daar aan toe gaat. Die ervaring komt me ook goed van pas bij de informatisering van het bedrijf. In de 21ste eeuw is het niet meer mogelijk om elke stap van het verkoopproces apart te bekijken, alles hangt echt samen. Ik heb alles met eigen ogen gezien en weet dus tot in de puntjes hoe de cyclus verloopt. Inmiddels is het bedrijf, sinds de invoering van DIMASYS|ENT verdrievoudigd in omzet.”

Informatisering

“We zetten al in 1980 onze eerste stappen op informaticavlak via de informatisering van de boekhouding, maar dat verliep toen nog zeer omslachtig. De eerste jaren moesten we na sluitingstijd nog met de hand de verkoopscijfers invullen. Dat was niet vol te houden”, herinnert Thierry Clabots zich.

“DIMASYS|ENT is nu het vierde systeem dat we gebruiken, we werken ermee sinds 2002 voor de volledige automatisering van onze bedrijfsprocessen. Het was voor ons zeer belangrijk om in te tekenen bij een bedrijf met toekomst. Het vorige informaticabedrijf waarmee we voor ons ERP-systeem in zee waren gegaan, was afhankelijk van één enkele persoon die wist hoe het hele systeem werkte. Dat was veel te gevaarlijk.”

Webshop

In 2005 zette Clabots de stap naar het internet:

“Onze eerste website was een samenwerking tussen Infomat, een webdesigner en een informaticus. Hierdoor verloren we evenwel zeer veel tijd. Een goed werkende site is belangrijker dan een knap ontwerp, concludeerden we. Toen zijn we herbegonnen met een basisversie van Dim@Shop, en die bouwden we vervolgens verder uit. Zo staat er tegenwoordig bij elk artikel in de webshop extra informatie, die door de productmanagers van de respectieve afdelingen in de ERP-toepassing zelf wordt ingevoerd. Dat is belangrijk: zo blijft iedereen bij zijn eigen kennisgebied.”

Vandaag is Clabots zeer tevreden met de internetwinkel, die sinds medio 2011 online staat.

“Bovendien is Dim@Shop ook bruikbaar voor andere toepassingen. Mijn medewerkers gebruiken de shop, bijvoorbeeld, om de voorraden bij te houden. We profiteren in dit opzicht uiteraard ook van DIMASYS, waarvoor we al een database hebben opgesteld”, verduidelijkt Thierry Clabots.

“Het loont dus echt om na de implementatie van ons ERP-systeem de samenwerking met Infomat verder door te trekken.”

Tegenwoordig werkt Clabots voor de webshop dus niet meer samen met een webdesigner.

“Dat betekent niet dat we zomaar iets wilden lanceren dat er niet uit zag. Zo is de site rijkelijk geïllustreerd. We verkopen op dit moment zo’n 29.000 producten op het internet, nagenoeg ons volledige aanbod. We merken dat het aantal bezoekers van onze website sinds de invoering van de webshop gevoelig gestegen is.”

CORSA

Voor het bijhouden en managen van documenten werkt Clabots Tools met CORSA ECM. Deze keuze had behoorlijk wat voeten in de aarde.

“We dachten negen maanden na over een geschikt pakket. Verschillende opties passeerden de revue, maar we wilden absoluut dat we het programma konden laten samenwerken met ons ERP-systeem. Uiteindelijk viel de keuze op CORSA: dit pakket is misschien wel wat duurder, maar is volledig geïntegreerd binnen Dimasys. Op lange termijn is dat een stuk rendabeler. Het is voor ons belangrijk om onze verschillende diensten te consolideren, om waar mogelijk te kunnen besparen.”

“CORSA lost voor ons drie grote problemen op. Ten eerste archiveert het natuurlijk al onze inkomende documenten. Dat is geen overbodige luxe. Als je werkt met 86 medewerkers in twee filialen wordt het al snel omslachtig om alles te faxen. CORSA laat ons toe om tot op zekere hoogte papierloos te werken en daarnaast versimpelt het ook onze facturatie. Voorheen waren de mensen op de dienst boekhouding zo’n vier dagen per maand bezig met het opstellen van facturen. Bovendien werd het soms lastig: we werken geregeld samen met bouwbedrijven en gemeentes, wat vaak tot ingewikkelde bestelbonnen leidt. De kans op fouten wordt zo groter. Het is voor de klant ook niet overzichtelijk om veel extra documenten bij zijn factuur gevoegd te krijgen.”

“CORSA voegt alles samen, wat me naar de oplossing van het tweede probleem leidt, en print de documenten voor ons en voor de klant in één keer af (factuur, bestelbon, pickbon, offerte, ...). De gewonnen tijd kan zo onder meer worden gebruikt om mensen op te bellen om hen op achterstallige betalingen te wijzen.”

Toekomstplannen

Thierry Clabots blikt tegelijkertijd vooruit naar de nabije toekomst: “De derde belangrijke functie van CORSA voeren we pas in 2012 in. Vanaf maart scannen en registreren we met CORSA/Invoice onze aankoopfacturen automatisch, wat onze werking nog efficiënter maakt.”

De informatisering van Clabots Tools vereist uiteraard een grote flexibiliteit van het personeel.

“Vooral januari wordt een lastige maand. We willen CORSA helemaal inpassen in het systeem en er worden barcodes toegevoegd aan de documenten. Toch vind ik dat men niet alles moet automatiseren. Het personeel moet immers blijven renderen.”

“Bij Clabots proberen we relatief ver te gaan op het gebied van informatisering. Het leuke aan de software van Infomat is dat we zeer veel zelf kunnen aanpassen. Zo vullen we hun kennis aan met de onze, met goede resultaten. Infomat staat overigens altijd open voor suggesties en houdt rekening met onze ideeën en wensen. Bovendien zijn hun programma’s zeer open naar andere technologieën toe. We kunnen onze gegevens zo aan veel andere toepassingen koppelen.”


Marketing

Ook de CRM-module van Infomat moet in 2012 in gebruik worden genomen.

Onze gesprekspartner blikt vooruit: “Volgens mij zitten er twee geheimen achter goede, creatieve marketing. Eerst en vooral moet je iets nieuws kunnen doen met de zaken die voorhanden zijn. Maar ten tweede moet je soms ook durven werken met externe mensen, die verse ideeën aanbrengen. Dat geldt even goed voor het klant-relatiebeheer, net dé reden waarom we met Infomat werken.”