Rogiers-Van Poucke N.V. (Waregem) heeft als eerste bedrijf in België de CRM-applicatie CAS genesisWorld met succes geïmplementeerd. “Tot algemene tevredenheid,” aldus general manager Piet Vanhoutte. Ontkend wordt niet dat de hele bedrijfsorganisatie in eerste instantie door een leerproces moest. De mogelijkheid om de geboden functionaliteiten verregaand op de eigen organisatie toe te snijden, blijkt één van de voornaamste voordelen van de software te zijn. Bovendien tilt de oplossing de administratieve afhandeling van het verkoopstraject op een hoger niveau, terwijl een en ander zowel de commerciële ploeg als het management een beter inzicht en dito opvolging biedt. Mooi meegenomen vanuit bedrijfsoogpunt is de verhoogde beveiliging van de data. Sinds begin dit jaar treedt Infomat N.V. (Antwerpen) als exclusief distributeur in de Benelux op van de CRM-oplossing van CAS Software AG (Karlsruhe).

Zesenvijftig jaar terug ging Rogiers-Van Poucke van start als verdeler van houtbewerkingsmachines. Op vandaag structureert de KMO zijn activiteiten in vier business-units, met name Houtbewerkingsmachines (65 à 70% van de omzet), Aluminiumbewerkingsmachines (20%), Finishing (voor de gespecialiseerde nabehandeling van hout, glas, onderdelen, …) en Advanced Materials (CNC-gestuurde machines in combinatie met bijzondere behandelingstechnologieën). Zusterbedrijf Aircaplan B.V.B.A. is bedrijvig in de stofafzuiging.

Rogiers biedt totaaloplossingen aan sectoren als de bouw (hout, aluminium, PVC), de interieurinrichting en de meubelindustrie. Onder eigen Tornado-label ontwikkelt en verdeelt de onderneming op Europees vlak kleine houtmachines (schuur-, paneelzaag-, schaaf- en boormachines). Ten slotte vermarkt de onderneming wereldwijd tweedehandse machines, na revisie in het eigen atelier.

Vorig jaar noteerde Rogiers met een 45-tal medewerkers een omzet van zowat 17 miljoen euro.

Nood aan CRM-oplossing

In 2010 implementeerde Rogiers de CRM-applicatie CAS genesisWorld. Uit noodzaak, zo blijkt.

“Ons negenkoppige team van verkopers werkte volgens eigen inzicht en methodiek. Gevolg was dat de informatie rond een verkoopsdossier her en der over de onderneming zat verspreid. Dat zorgde voor een totaal gebrek aan transparantie. Zeker indien men bedenkt dat ook intern een aantal administratieve medewerkers bij het verkoopsproces betrokken zijn. Het bijeensprokkelen van alle gegevens rond een bepaald verkoopsdossier bleek zodoende erg tijdrovend en bijgevolg duur,” schetst Vanhoutte.

Met CAS genesisWorld kreeg Rogiers een “tool” ter beschikking ter ondersteuning van zijn verkoopsactiviteiten, waarbij alle data rond een verkoopsdossier per account worden gecentraliseerd.

Uiteindelijk koos het bedrijf voor CAS genesisWorld omwille van de verregaande mogelijkheden om de oplossing aan de eigen noden, inzichten en organisatie aan te passen.

“In tegenstelling tot andere CRM-applicaties drong CAS genesisWorld ons niet in een of ander keurslijf, met beperkte customisatiemogelijkheden,” getuigt de general manager.

Die aanpak vergde wel een zeker leerproces. Een stuurgroep werd ingeschakeld die de doelstellingen van de automatisering van het verkoopsproces aflijnde: welke data zag men graag in de CRM-applicatie geïntegreerd en hoe wou men die data naderhand gaan gebruiken?

Alle relevante informatie gekoppeld

Binnen CAS genesisWorld koppelt Rogiers elk verkoopsdossier aan een account (klant/prospect). Aan elke account wordt een verkoopskans gekoppeld, waarmee alle dossierinformatie wordt gelinkt. Die informatie omvat niet enkel de identificatie van de account, de machinespecificaties en het verkoopsbedrag, maar evenzeer alle data die in de loop van het verkoopstraject aan bod komen.

“CAS genesisWorld visualiseert het hele verkoopstraject per account, gaande van de binnenkomende offerte van de machineleverancier tot en met de uiteindelijke levering aan de eindklant, met tussenin een overkoepelende inkijk op de tussenliggende fasen (aanmaak offerte, overnamedossier, beschrijving van de installatie, beeldmateriaal, AutoCAD-files, …),” zo nog Vanhoutte.

De vordering van het verkoopstraject wordt afgetoetst aan de door de verkoper ingebrachte vermoedelijke afsluitdatum. Die verkoper geeft ook aan in welke fase het verkoopstrjaect zich bevindt (lead fase, offerte fase dan wel contractfase).

Vermits CAS genesisWorld koppelt met Microsoft Outlook, levert de applicatie aan de verkoper op datum alle te verrichten taken en te ondernemen acties. Binnenmedewerkers kunnen offertes voor rekening van de verkoper aanmaken, die droppen in de e-mail box van de betrokken medewerker die ze vervolgens elektronisch naar de klant of prospect kan doorsturen.

Win/win/win-situatie

Voor Piet Vanhoutte vertaalt de implementatie van CAS genesisWorld zich in een win/win/win-situatie. Zowel de verkoper, de werkgever als de leveranciers halen voordeel uit het systeem.

Via een eenvoudige Internet-verbinding kan de verkoper van eender waar, eender wanneer de benodigde data uit het verkoopstraject op de server van Rogiers raadplegen en actualiseren. De acties in het verkoopstraject worden zodoende geoptimaliseerd en gerationaliseerd, met een verhoogde slaagkans tot gevolg.

CAS genesisWorld biedt het management dan weer een beter inzicht en een efficiëntere opvolging van de activiteiten van de verkopers, zowel algemeen als op niveau van elke individuele account.

Commerciële beslissingen kunnen sneller en oordeelkundiger worden genomen vermits alle informatie centraal beschikbaar is. Bijkomend voordeel voor Rogiers als bedrijf is dat de gevoelige data uit verkoopsdossiers en klantencontacten op een betere beveiliging kunnen rekenen. De commerciële medewerkers kunnen de data immers niet langer lokaal downloaden. Via een beveiligde log-in verkrijgen ze toegang tot die data op de bedrijfs-server waartoe ze gemachtigd zijn.

Op basis van de in CAS genesisWorld opgeslagen informatie is Rogiers bij machte beter te rapporteren naar zijn leveranciers toe.

“Per merk kunnen we op eender welk ogenblik de verkoopskansen over de hele commerciële ploeg extraheren. Dat biedt ons als verkoper de mogelijkheid betere afnamevoorwaarden te bedingen in functie van de te verwachten verkoopkansen. Door een beter inzicht in onze verkoopsprocessen zijn we er aldus in geslaagd in één week 7 CNC-gestuurde machines van 125.000 euro te verkopen dankzij de bijzondere korting die we zodoende bij de leverancier wisten te bedingen. Voorts brengt een en ander proactief een betere communicatie met onze leveranciers binnen bereik,” zo nog de general manager.

Exploratiefase achter de rug

Voor Vanhoutte lijdt het weinig twijfel dat alle betrokken partijen uit CAS genesisWorld bijkomende toegevoegde waarde zullen puren. De exploratiefase ligt achter de rug, thans is het zaak ten volle op de opgeslagen data te kapitaliseren.

Momenteel focust de general manager voluit op de uitbouw van de rapporteringsfase. Dat gebeurt op basis van de export van de beschikbare data naar Excel per account en per verkoper.

“Een betere rapportering en opvolging moeten zich normaliter vertalen in een hoger rendement,” besluit Vanhoutte overtuigd.

Nog voor het einde van het jaar wil Rogiers CAS genesisWorld voor zijn verkopers draadloos toegankelijk maken via smartphone of tablet computer. Achterliggende bedoeling is de klanten-service aldus opnieuw te verhogen.