Het nieuwe strategisch plan van Ondernemersplatform VKW focust op het neerzetten van een hoogkwalitatieve dienstverlening met grote toegevoegde waarde voor de zowat vierduizend leden. Dat veronderstelt in de eerste plaats een uniformisering van de bedrijfsprocessen en de dienstverlening over de verschillende regionale vestigingen. Om een en ander tot een goed einde te brengen ging VKW zopas van start met de uitrol van de CRM-applicatie CAS genesisWorld, dat sinds vorig jaar door IT-leverancier Infomat in de Benelux wordt verdeeld.

In 2004 fuseerden VKW Oost- en West-Vlaanderen, Antwerpen-Mechelen, Brabant en Kempen hun activiteiten. Binnen het werkgeverslandschap bekleedt VKW een unieke positie.

“In tegenstelling tot andere partijen doet VKW niet aan lobbying of belangenbehartiging. We streven ernaar een ontmoetingsplaats voor ondernemers te zijn waar ze elkaar kunnen inspireren rond vier thema’s. De hele werking van VKW draait rond het verlenen van bijstand in succesvol ondernemen, het informeren over de macro-economische toestand, het bieden van ondersteuning op vlak van ethisch en bezielend ondernemen en ten slotte, het reflecteren over de rol van het ondernemerschap in de samenleving,” schetst ICT-manager Christophe Deman.

De 5 fusie entiteiten worden vanuit het hoofdkantoor in Wilrijk ondersteund en uiteraard ook door de denktank VKW Metena.

Ledenwerking verder optimaliseren

Om zijn ledenwerking verder te optimaliseren ging VKW op zoek naar een professioneel CRM-pakket, dit ter vervanging van het 12-jaar oude ledenadminstratiepakket waarop - in eigen beheer - doorheen de jaren werd doorontwikkeld.

Christophe Deman: “We kozen uiteindelijk voor CAS genesisWorld omwille van de beste verhouding prijs/geboden functionaliteit”.

GenesisWorld, een product van het Duitse CAS Software AG (Karlsruhe), telt inmiddels een veertigtal referenties in de Benelux. Ondernemersplatform VKW is de eerste ledenorganisatie in België die de CRM-applicatie implementeert.

“Met CAS genesisWorld mikken we op het maken van een meetbaar verschil in toegevoegde waarde voor onze leden. CAS genesisWorld zal ons helpen om kwalitatief te excelleren, de beste dienstverlening te bieden aan elk lid in ons netwerk. Onze prestaties willen we intern zeer goed meten en opvolgen.” zo nog de ICT-manager.

VKW kocht een beperkt aantal modules van CAS genesisWorld aan, met name de basismodules Relatiebeheer, Eventbeheer, Marketing en Inx-mail. Die laatste module omvat onder meer een efficiënte tool voor het behandelen van bulk mailings. Het Ondernemersplatform verzendt maandelijks zowat 70.000 elektronische mail-berichten naar zijn leden.

VKW leden kunnen zich reeds enkele jaren via de website van VKW inschrijven op events die door hen worden georganiseerd. Events zelf worden in genesisWorld aangemaakt en gepubliceerd op de website van VKW.

Indien een lid (via zijn eigen persoonlijke login) of een niet-lid zich inschrijft, worden deze inschrijvingsgegevens onmiddellijk doorgestuurd naar CAS genesisWorld en start het proces van bevestiging, betaling, enz. Deze automatische workflow is heel belangrijk omdat dit momenteel een tijdrovende taak is die in de toekomst grotendeels door het CRM-pakket zal worden overgenomen.

Voorts schafte de organisatie zich ook de Form & Database Designer module aan. Dat houdt in dat het niet enkel de CRM-applicatie op zich is die zich maatspecifiek op de behoeften van VKW laat toesnijden, maar dat ook de “look & feel” van het hele gebeuren in een heel grote autonomie verregaand (tot op schermniveau) kan worden gecustomiseerd. Dit wordt door VKW zelf gedaan.

Drieledige doelstelling

Voor Christophe Deman heeft de implementatie van CAS genesisWorld voor het Ondernemersplatform een drieledig doel:

“De workflow-beheermodule moet een uniforme kwalitatief hoogstaande aanpak van de leden binnen bereik brengen, zonder dat ook maar het kleinste detail aan de aandacht ontsnapt. Voorts moet CAS genesisWorld ons een precies inzicht verschaffen in de respons- en succesgraad van onze mailings zodat we kunnen peilen naar wat de interesse van de leden op een bepaald ogenblik uitgaat en we ons daar als organisatie op kunnen aligneren. Ten slotte is het de bedoeling met de CRM-applicatie onze KPI (key performance indicators, nvdr.) zowel kwantitatief als kwalitatief te meten en te monitoren. De aldus verzamelde informatie moet ons in staat stellen bijzonder kort op de bal te spelen en als organisatie alert te blijven voor de wijze waarop onze strategie wordt gerealiseerd.”