De komst van Windows 8 is één van de redenen die aan de basis liggen van de evolutie in het software-instrumentarium. Microsoft beklemtoont het belang van de ontwikkeling van nieuwe digitale platformen, verwijzend naar het “thuis”-initiatief en de tablet computer “Surface” die de interface Tiles doortrekt naar de Windows Phone-smartphones.

Volgens Microsoft zouden er inmiddels meer dan een miljard smartphones wereldwijd in gebruik zijn. Nieuwe software moet derhalve gebruik maken van de nieuwe touchscreen-bediening (via pen), zonder de toegang via muis en klavier te verwaarlozen. 82% van de hedendaagse gebruikers zijn actief binnen sociale netwerken. De helft van de professionele internauten overweegt gebruik te maken van de toegang tot applicaties en data in de “cloud”.

De software-gigant maakt zich op om zijn visie van digitale uitbating bij te sturen rond drie assen, met name:

1) de productiviteit van de communicatie-tools (e-mail, instant messaging, …)

2) de integratie van nieuwe digitale instrumenten (smartphones, tablet computers, …)

3) het gebruik in functie van het betrokken project.

Volgens de software-gigant uit Redmond beantwoorden sociale netwerken als Facebook of Twitter daadwerkelijk aan het verwachtingspatroon van de individuele gebruiker in privé-omgeving, maar houden ze geen rekening met de beveiligingseisen en de confidentialiteit van de gegevens die men in professionele kringen verlangt. Dat verklaart de extensie van diverse modules in de nieuwe versie van Office 365. Dit in de vorm van een sociaal netwerk voor de medewerkers van een bedrijf, een verbeterde kennis van de operationele bijzonderheden van de medewerkers en een meer efficiënte terbeschikkingstelling van de “tools” aan de personeelsleden.

Office “New look”: gegevensuitwisseling

Om in te spelen op de doelstelling om gegevens binnen het team van medewerkers te delen en dit naargelang van het type terminal dat gebruikt wordt, werd “Outlook” als module voor communicatiebeheer gemodelleerd op basis van dezelfde voorstelling in de andere reeds actieve Office-applicaties, meer bepaald het lint dat de coördinatie van de applicatie centraliseert. Outlook werd aangepast aan de actuele toegangsmodi (touchscreen, muis, klavier, …).

De applicatie past de grootte van het scherm dynamisch aan in functie van de dimensie van het beschikbare scherm (smartphone, tablet, PC). Omwille van het belang van sociale bedrijfsnetwerken, wordt in een directe link voorzien met het profiel van de gebruikers.

Voorts is een directe koppeling voorhanden tussen de zoekmotor van het huis (Bing) en de toegang tot de (gratis of betalende) applicaties.

Dynamische verbeteringen

Om de communicatie rond en het delen van data tijdens feitelijke of virtuele vergaderingen te bevorderen, werden in PowerPoint 365 verschillende praktische verbeteringen doorgevoerd bij het aanmaken van presentaties. Die slaan (vanop het toestel van diegene die presentatie houdt) een brug met voorstellingen in dia-vorm, de notities van de spreker en bijkomende verbindingen.

Tools om notities in de marge aan te brengen of punctuele aanduidingen te maken zijn onmiddellijk toegankelijk. “One note” vergemakkelijkt het maken van punctuele notities.

De applicatie is te gebruiken op de verschillende technologische configuraties en brengt het dynamisch delen van “resources” binnen bereik - in formaat en toegangsmodus - tussen smartphone, tablet computer en desktop.

Ook referentie-applicaties als Word, Excel en Access ondergingen een aantal praktische en esthetische bijsturingen. Via contextuele menu’s wordt het verband tussen grafische voorstellingen en andere complexe taken op eenvoudige wijze gecoördineerd.

De spreadsheet-functionaliteit hangt heel nauw samen met de on-line sharing-applicatie Sharepoint. Programma’s als Project of Access worden als aanvullende applicatiemodules voorgesteld.

Nieuwe wijze van commercialisatie

Office zal altijd via de traditionele distributiekanalen zijn afnemers vinden. Bijkomend voordeel van distributie via het Internet is de terbeschikkingstelling van een systeem van digitale opslag (Skydrive), die de gebruiker de kans biedt om zijn bestanden vanop afstand op te slaan en te raadplegen, ongeacht waar hij zich bevindt en over welk soort terminal hij beschikt.

De distributie via het web staat bovendien borg voor het afleveren van de meest actuele versie vermits upgrades van en correcties in de applicaties constant worden doorgevoerd.

Ten slotte kan de cloud-gebruiker de applicatie laten draaien op de terminal van zijn keuze. Dat kan zowel on-line als off-line terwijl hij steeds op de gepersonaliseerde parameters van de applicatie kan terugvallen.

Professionele versus individuele versie

Op dit ogenblik heeft Microsoft nog niet officieel bekend gemaakt wanneer de nieuwe release van Office 365 zijn verschijning in de markt zal maken. Als dat gebeurt zullen hoedanook verschillende versies beschikbaar zijn.

Privé-gebruikers zullen kunnen beschikken over Office Professional Plus 2013, die de meest populaire applicaties van de Office-suite aan boord heeft (Word, Powerpoint, Excel, Outlook, OneNote, Access, Publisher en Lync) via één enkel station met toegang tot het Internet (cloud) en een virtuele opslagmodule van 10 GB.

De Office 365 Home Premium-versie, met dezelfde functionaliteiten als voorgaande, is beschikbaar in de cloud, biedt een permanente upgrading en toegang tot vijf posten (PC, Mac of zwervende posten), een virtuele opslagcapaciteit op SkyDrive van 20 GB en 60 minuten connectietijd met de videotelefonie-applicatie Skype.

Bedrijfsklanten, verbonden via het Internet (cloud), krijgen de keuze tussen drie versies. Office ProPlus 365 Preview stelt de tools Word, PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote, Acces, Publisher, InfoPatch en Lync ten dienste van vijf werkposten.

Office 365 Small Business Preview, een versie die is toegesneden op maat van de KMO met een tiental medewerkers, biedt aan elk onder hen de mogelijkheid om toegang te verkrijgen tot een dienst op basis van maximaal vijf configuraties van de tools van Office Pro Plus 365 Preview. Deze versie omvat tevens een professionele e-mail applicatie, deling van documenten en (high-definition) videoconferencing, die door de diensten van Microsoft wordt gecoördineerd.

Office 365 Enterprise Preview, ten slotte, overspant de functionaliteiten van Office ProPlus 365 Preview en de communicatie- en collaboratiediensten van Microsoft Exchange Online, SharePoint OnLine en Lync OnLine.

Het lijkt derhalve aan te bevelen te anticiperen op de komst van deze technologische aanpassingen om ze op serene wijze binnen de bedrijfsomgeving te integreren en actief af te wegen welke repercussies de distributie van de applicatie en de data via de cloud zou kunnen hebben op de organisatie en de medewerkers van een KMO.(L.S.)