Omzichtigheid geboden bij uitbesteden archiefbeheer

Ontsluit uw bedrijfsinformatie efficiënt en veilig

Een goed archief aanleggen is belangrijk, al krijgt het dikwijls te weinig aandacht. Indien u intern wil bewaren, komt daar een heleboel tijd en geld bij kijken. Misschien kunt u daarom beter een externe oplossing overwegen. Voordat u gaat kijken en beslissen over een goede externe beheerder van uw informatie, maakt u best eerst een lijstje met zaken die voor u belangrijk zijn. Want zoals u ondertussen weet, is het beheer van uw papieren en/of digitaal archief een full-time job met een grote verantwoordelijkheid. En die besteedt u liever niet aan eender wie uit.

Voor u aan deze checklist begint, is het belangrijk te weten op welke manieren u kan archiveren. Er zijn genoeg mogelijkheden en het is aan u als bedrijfsmanager om uit te maken welke het best bij uw bedrijf passen. Wij sommen de opties alvast even op.

Eerst is er natuurlijk het papieren en elektronisch archief. Daarnaast kan je ook gebruik maken van media storage, demagnetisering, labo-archief, ULT-service en software escrow. In dit artikel willen we verder ingaan op het papieren en elektronisch archief, alsook ULT (ultra lage temperatuur)- en labobewaring. In de volgende uitgave kunt u meer lezen over de andere mogelijkheden. Begrippen als veiligheid, confidentialiteit en integriteit staan hierbij centraal. Wij zorgen alvast voor een handige checklist!

Uiteraard bestaan er een aantal indicatoren die voor elke manier van archiveren gelden. Daar willen we dan ook mee beginnen. Bij de start wil u een duidelijk beeld van de kosten en de garantie dat uw informatie met de grootste confidentialiteit en zorg wordt bewaard en beheerd. Het traceren en controleren van wie uw documenten op welk ogenblik in handen heeft gehad, zorgt ervoor dat er nagenoeg geen ruimte is voor misbruik. U wil uw documenten ook snel ter plaatse wanneer u ze nodig hebt, on-line consultatiemogelijkheden kunnen hier extra mogelijkheden bieden. Ook de ruimte waar uw informatie wordt bewaard moet uitermate veilig zijn. Denk maar aan brandveiligheid, een aangepast klimaat en stofvrije ruimtes. De internationale ISO-normen zijn hiervoor een goede indicator.

In original state

Overal zijn voor- en nadelen aan verbonden. Uw papieren archief is in de eerste plaats erg gebruiksvriendelijk en heeft een grote duurzaamheid, maar neemt ook veel plaats in beslag. Indien u extern gaat bewaren, wil u uiteraard enkel betalen voor de ruimte die u effectief gebruikt. Daarbij is de ene doos de andere niet.

Een optimale bewaring van papieren archieven begint dan ook bij een correcte verpakking. Wat is de levensduur van uw dozen en in welke mate zijn ze bestand tegen externe factoren? U ziet ook liever niet aan de buitenkant, wat er in de doos te vinden is. Een uniek barcodesysteem kan hiervoor een oplossing vormen. Hierbij komt een duidelijk en gedetailleerd inventaris goed van pas bij het raadplegen van uw documenten. Technische bijstand bij het opstellen hiervan is daarom een handige hulp. En tot slot polst u best even of uw beheerder ook instaat voor vernietiging bij het verstrijken van een bewaartermijn.

A perfect copy

Een goed georganiseerd elektronisch archief heeft als grootste troef dat u razendsnel het juiste document kan vinden. Uiteraard dient u in het achterhoofd te houden dat het maar zo goed is als de eenvoud van zijn consultatie. U maakt daarbij best een verschil tussen documenten waar u nog iets mee wil doen en diegene die u alleen maar wil bewaren. Daarbij wil u liefst een archiefbeheerder die speciaal voor u een dossier op maat kan samenstellen.

De mogelijkheid tot integratie in uw eigen DMS of ERP-systeem en een koppeling aan de metadata vormt hierbij een pluspunt. Verder kijkt u best ook of de mogelijkheid bestaat om documenten verschillende formaten te gaan scannen en omzetten in uw elektronisch archief. En daarop aansluitend of uw digitale informatie gekoppeld is aan de originelen met bijhorende veilige back-up?

In special conditions

Of werkt u in de farmaceutische sector? Ook daar is het niet vanzelfsprekend uw stalen, productiemonsters en referentiemateriaal intern te bewaren. Dat vraagt namelijk veel onderhoud, plaats en energie. Want het is van cruciaal belang dat uw stalen en referentiemateriaal onder de juiste omstandigheden worden bewaard. Zo kan bijvoorbeeld de temperatuur een cruciale rol spelen. Hiervoor kijkt u ook best naar de Federale en OESO- voorschriften.Een heleboel om over na te denken.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Merak N.V. (Mechelen) Meer info: 078/15.31.61 of www.merak.be).