Eind vorig jaar werd al een consumentenversie op de markt gebracht. Bedrijven krijgen de keuze tussen Office 365 Small Business Premium, Office 365 Midsize Business en Office 365 Enterprise. Office 365 Small Business Premium, dat op bedrijven tot 10 medewerkers mikt, kan tot op vijf verschillende toestellen worden gebruikt (PC, Mac of Windows-tablet). Office 365 Midsize Business richt zich tot middelgrote bedrijven met maximaal 250 medewerkers, Office 365 Enterprise tot hun grote tegenhangers.

Office 365 speelt in op de nieuwe manier waarop bedrijven werken. Mobiliteit is het nieuwe ordewoord. De markt heeft behoefte aan betaalbare technologie waarmee medewerkers vanuit elke locatie kunnen werken, met elkaar virtueel kunnen samenwerken en steeds de benodigde gegevens kunnen opvragen en bewerken. De nieuwe Office 365 biedt al die mogelijkheden. Gebruikers kunnen met de applicatie van eender waar werken. Voorts werden samenwerkingsmogelijkheden geïntegreerd via Lync, SharePoint, Exchange en Office ProPlus. Bovenop werd de nieuwe Office geoptimaliseerd voor de cloud, zodat het prima werkt op Windows 8-tablets en zijn moderne interface. Efficiënt werken met Windows 7 via klavier en muis blijft evenwel mogelijk.

Gekende functionaliteiten uitgebreid met Lync

Office 365 Pro Plus bevat de gekende toepassingen als Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access en OneNote. Voornoemde functionaliteiten kregen alle nieuwe mogelijkheden mee, zodat (samen) werken nog efficiënter wordt. Ook Project en Visio, die niet tot Office 365 Pro horen, zijn in de cloud beschikbaar.

De nieuwe Office 365 maakt volledig gebruik van alle mogelijkheden die de cloud te bieden heeft. Als de gebruiker zich bij Office aanmeldt, worden de persoonlijke instellingen opgehaald en staan alle documenten ter beschikking die op SkyDrive Pro (de professionele opslagruimte in Office 365, nvdr.) en SharePoint Online waren opgeslagen. Office 365 slaat alle documenten standaard in deze cloud-opslag op, zodat niets nog verloren kan gaan. Vandaaruit zijn alle documenten, werkmappen of presentaties makkelijk te delen met anderen.

Teampost-vakken combineren de kracht van Outlook, Exchange en SharePoint. Ze maken het mogelijk om één map, agenda of takenlijst te maken die alle teamleden samen kunnen gebruiken. Even goed kunnen documenten echter nog steeds lokaal worden opgeslagen.

Lync vervolledigt het samenwerkingsmodel door communicatiemogelijkheden via chat, telefonie of HD-videoconferencing. Deelnemers kunnen Word-, Excel- of PowerPoint-documenten in het werkblad met elkaar delen en zo in real-time samen werken aan hetzelfde document. “Vanaf juni wordt Lync overigens met Skype geïntegreerd voor functies zoals bellen, chatten en presence-informatie, waarmee je bijvoorbeeld kan zien of iemand in vergadering of gesprek is,” meldt Erik Pelemans, business group lead Office Division bij Microsoft Belgium.

Samenwerking van teamleden aan een document of een opdracht gaat overigens ook in OneNote, dat uitgegroeid is van een elektronisch schrift tot een volwaardige multifucntionele werktoepassing. Tekst, grafieken of presentaties worden naadloos overgebracht vanuit andere Office-toepassingen. Via de geïntegreerde camera en microfoon kunnen beeld en geluidsfragmenten met notities worden samen gevoegd tot een overzichtelijk geheel dat met andere medewerkers kan worden gedeeld. Alles wordt uiteraard automatisch in de cloud opgeslagen voor later gebruik.

Sociale media geïntegreerd

Sociale media zijn vandaag niet meer weg te denken, ook niet in professionele omgeving. De nieuwe Office 365 heeft die geïntegreerd in zijn toepassingen om de additionele informatie die erin ligt vervat, maximaal te benutten. Zo gebruik SharePoint Online de kracht van sociale media om een eigen professionele “feed” te starten met medewerkers. Vanuit die “feeds” kunnen zelfs Outlook-taken worden aangemaakt om actiepunten nog beter op te volgen en productiever te zijn.

Active directory

Enige verschil tussen de Office Midsize Business en Office 365 Small Business Premium - de uitgebreidere support en ondersteuning niet te na gesproken - is dat eerstgenoemde Active Directory-functionaliteit aan boord heeft. Met de Office Management-functionaliteiten kunnen de veiligheid en de performantie van alle toestellen binnen het bedrijf centraal worden beheerd en wordt migratie vereenvoudigd. Op dezelfde manier kan het IT-departement ook de mobiele toestellen controleren, ze beveiligen met een PIN en Paswoord en verloren of gestolen toestellen vanop afstand wissen. Powershell automatiseert routinetaken en beheert alle gebruikers van Office 365 en Office-servers vanuit één enkel dashboard.