Het Italiaanse beurgenoteerde Autogrill, met Benetton als referentieaandeelhouder, is de voorbije jaren uitgegroeid tot een echte operator. In Europa is de groep actief in de retail en catering (F&B). In België maakte Autogrill in 2006 een kwantumsprong toen het Carestel overnam, dat later met AC Restaurants werd gefuseerd.

Autogrill Belux treedt intussen ook op als licentienemer van merken als Starbucks Coffee, Pizza Hut, Délifrance, Panos, Quick, Belgian Beer Café en Delhaize Shop ’n Go, met vestigingen in luchthavens, trein- en metrostations en stedelijke centra. Met brandstofgigant Q8 sloot het een partnership waarbij Autogrill tekent voor het totale site-management (uitbating van shop, cateringfaciliteiten en de brandstofdistributie).

Vorig jaar stond de Autogrill Groep wereldwijd voor een omzet van zowat 6 miljard euro. Vanuit Antwerpen worden de Belgische en Nederlandse markt aangestuurd. Die boekten vorig jaar een omzet van nagenoeg 119 miljoen euro. In de 85 vestigingen, waarvan 67 in België, zijn 2005 medewerkers actief. Onlangs werd de regio North-West Europe opgericht, waar België, Nederland en ook Frankrijk deel van uitmaken.

IT bewaakt activiteiten

Als multi-site operator, actief in verschillende activiteitensegmenten, kampt Autogrill met bijzonder complexe bedrijfsprocessen die scherp dienen te worden bewaakt en gecontroleerd. Zo draait de hele backoffice voor het food-gebeuren op een onder-eigen-dak-ontwikkelde ERP-applicatie, IBOS genaamd, die koppelt met het achterliggende boekhoudprogramma, eveneens geleverd door Infomat. IBOS staat in wezen in voor de F&B-controle, de op één na grootste kostenpost binnen het bedrijf. Ook de kassaregistratie in de verschillende vestigingen is rechtstreeks met IBOS gelinkt.

Een tijdsregistratieoplossing bewaakt dan weer de personeelskosten. Enige luik dat voorheen aan een gedegen en geautomatiseerde controle ontsnapte, was het non-food luik. Autogrill Belux opteerde daarvoor begin 2011 voor de uitrol van CORSA, het Enterprise Content Management systeem van Infomat.

CORSA als bewakingsinstrument

“Met CORSA stapten we voor het eerst in de wereld van het elektronisch document management. Nochtans was de digitalisering van de aankoopfacturen niet onze primaire insteek. Voor ons was het achterliggende controleaspect veel belangrijker. In tweede instantie zijn we de applicatie ook gaan toepassen voor het plaatsen van bestellingen en de opvolging ervan,” aldus Martin Mathieu.

Met de module CORSA/Invoice verwerkt Autogrill Belux momenteel 50.000 à 60.000 inkomende facturen per jaar. Die worden centraal ingescand en aan één van de zes werkmaatschappijen in België of Nederland toegewezen. Vervolgens worden ze al dan niet automatisch gecodeerd. Dat hangt af van het feit of het om een transactie gaat die al dan niet met een bestelbon is gekoppeld.

In een volgende stap gaat de factuur het administratief circuit in ter goedkeuring door de respectieve verantwoordelijken. De goedkeuring gebeurt elektronisch op basis van codeercombinaties in het systeem. De document flow is gebaseerd op het organigram (wie mag wat goedkeuren?) en op basis van de bevoegdheidsdrempels (wie mag tot welk bedrag goedkeuren?).

“Eén van de grote krachtpunten van CORSA is de verregaande mogelijkheid om de organisatie, volgens bepaalde regels, aan te sturen, waarbij bepaalde zaken (lees: fouten, nvdr.) worden uitgesloten. Bij afwijkingen, kan het proces enkel verder worden gezet na tussenkomst van de applicatiebeheerder,” zo nog Mathieu.

Binnen de CORSA/Order module worden de non-food facturen gekoppeld waarvoor een bestelbon werd opgemaakt.

“Vermits de goedkeuring tot aankoop al eerder werd gegeven, beperkt de controle zich hier tot het nagaan of de diensten of producten wel degelijk zijn geleverd en of dat tegen de afgesproken voorwaarden gebeurde. Belangrijkste troef van de CORSA/Ordermodule is dat de vestigingsmanagers de bestelbonnen gaan gebruiken ter opvolging van hun budget. En precies hierin schuilt het kostenbesparingseffect. Elke vestigingsmanager kan ten allen tijde de actuele staat van zijn uitgaven opvragen, dankzij de uitgebreide zoekfunctie in CORSA. Dat maakt heel accuraat begroten mogelijk. De manager krijgt een duidelijk beeld van de uitgaven per leverancier in de vorm van data die niet vervuild zijn door mogelijke provisies of boekhoudkundige correcties,” benadrukt Mathieu.

Laatste module waartoe Autogrill zijn toevlucht neemt is CORSA/Food. Die wordt ingeschakeld met het oog op een lijn-per-lijn controle van alle binnenkomende grondstoffen. Maandelijks gaat het om 40.000 tot 50.000 lijnen (lees: aangekochte producten, nvdr.). Autogrill ontwikkelde in eigen beheer een matching module in Access, die de factuurinformatie uit het backoffice-systeem opvraagt en automatisch tot op productlijnniveau verifeert.

Afwijkingen worden opgelijst in drie automatisch gegenereerde lijsten (prijsverschillen, hoeveelheidsverschillen en non-matches (vervangproducten die contractueel tegen de oorspronkelijke prijs dienen gefactureerd). Die verschillijsten worden in CORSA geïntegreerd om door de bevoegde personen te worden goedgekeurd. Een zelfde scenario wordt ook gehanteerd voor de opvolging van de kredietnota’s.

Werkingskosten met 10% terugdringen

Door de gefaseerde implementatie van CORSA vond Autogrill een kwaliteitsvolle oplossing voor de decentrale controle van zijn non-food activiteiten. De ervaringen met CORSA en Infomat zijn prima, zodat de oplossing thans ook in Nederland wordt ingevoerd.

“Met CORSA slaagden we erin onze administratieve processen te stroomlijnen, een grote efficiëntie neer te zetten, de foutenlast terug te dringen en, niet in het minst, een snellere en meer accurate management reporting te bewerkstelligen. Belangrijkst blijft niettemin het Business Intelligence-luik dat een betere budgetcontrole mogelijk maakt,” besluit Martin Mathieu.

Vanaf volgend jaar hoopt de internal audit expert een precies beeld te krijgen op de gerealiseerde besparingen in België en Nederland. Uitdaging is alvast de algemene werkingskosten met 10% terug te dringen. Voor het non-food gedeelte bedragen die jaarlijks 38 miljoen euro. In het hoofdkantoor van de Autogrill Groep in Milaan vertoont men inmiddels alvast belangstelling voor het CORSA-project in België en Nederland.