Succes met KPI’s in elke KMO of organisatie (4)

Geen management-dada voor multinationals

Leren werken met KPI’s is een proces dat een aantal weken in beslag neemt en meestal op gang wordt gebracht nadat de bedrijfsleider of ceo beseft dat zijn teams teveel denken en werken in verschillende inrichtingen, waardoor hun doelstellingen, als die er al zijn, en de daaruit voortvloeiende taken, te weinig op mekaar afgestemd zijn en aldus de bedrijfsmissie dreigt te verzanden.

Meestal zijn er zes stappen nodig:

  1. De bewustwording: Zijn de bedrijfsleider en/of de raad van bestuur/advies overtuigd van het nut om de organisatie te leren werken met KPI’s? Beseft de leiding voldoende dat deze oefening vandaag het belangrijkste is wat het bedrijf kan doen om zijn toekomst goed voor te bereiden? Beseft de leiding dat het gaat om een veranderingsproces doorheen de hele organisatie? En dat medewerkers hierdoor meer verantwoordelijkheid en initiatiefrecht krijgen en aldus de hele organisatie toegevoegde waarde krijgt omdat de goede functionering minder afhankelijk is van de bedrijfsleider/ondernemer?
  2. Het strategisch planning-proces:
  • Stap 1: Maak een gedetailleerde situatie-analyse: verzamel observaties (d.i.: data/feiten, geen meningen of verwachtingen) in verband met de externe zakelijke omgeving, concurrentie, de consument of klant, de eigen producten of diensten, financiële data, afdelingsinfo, personeelscompetenties, winstgevendheid, IT-observaties, … en kleef op elke observatie of dit een sterkte, zwakte, opportuniteit of bedreiging is. Bij lange lijsten: hergroepeer een paar observaties in één kort statement. De uitkomst van deze voorbereide en gezamenlijke brainstorming is een grondige SWOT-analyse van de eigen organisatie.
  • Stap 2: Hergroepeer een aantal zwaktes en bedreigingen in key business implications (het Nederlandstalige “Zakelijke Impact” klinkt minder goed), namelijk de uitdagingen waar de organisatie voor staat. Denk hierbij in termijn van: “Om te winnen moeten we … doen/hebben”. Hergroepeer eveneens een aantal sterktes en opportuniteiten in Key Leverage Points of Sleutelhefbomen, waarop de organisatie kan voortbouwen. Denk hierbij in termen van: “Om te winnen bouwen we op …”.
  • Stap 3: Selecteer uit de Business Implications (BI’s) en de Sleutelhefbomen (SH’s) de meest Kritische Succes Factoren of KSF’s, waarop de toekomstige strategie zal worden gebouwd en probeer in een “baseline” de Sustainable Competitive Advantage (SCA) of het “Duurzaam Concurrentieel Voordeel” van uw organisatie helder te omschrijven.
  1. Gebruik de samenvatting van BI’s, SH’s, KSF’s en SCA om een oplijsting te maken van zinvolle en gewenste KPI’s of financiële resultaatindicatoren om het strategisch plan te realiseren en op te volgen.
  2. Gebruik de samenvatting van BI’s, SH’s, KSF’s en SCA om een oplijsting te maken van zinvolle en gewenste KPI’s of sleutelperformantie-indicatoren om het strategisch plan te realiseren en de bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk te houden.
  3. Selecteer nu uit de lijst onder punt 4 een vijftal meest kritische sleutel-PI’s voor het bedrijf als geheel en werk enkele zinvolle onderliggende PI’s uit  voor afdelingen, teams en individuele personeelsleden. Omschrijf duidelijk hoe elke onderliggende PI helpt om van een bedrijfs-KPI’s een succes te maken.
  4. Reporting: voorzie in de nodige instrumenten om KPI-data tijdig en exact te verzamelen en te rapporteren op dagelijkse en wekelijkse basis. Is er nieuwe software nodig? Moeten bepaalde werkmethodes worden aangepast? Is er een soort van “cockpit-dashboard” nodig? …  

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Bernhard Szondi, zaakvoerder Alphacom en bestuurder Federgo V.Z.W. (www.federgo.be/federgo.php)).

Meer info: 0477/200.705.