Efficiënt kostenbeheer begint bij het inzicht in de samenstelling van die kosten. Als zaakvoerder van een KMO wil je weten wat een dienst werkelijk kost. Gaat het om printing, dan bekijk je meer dan alleen de aankoop van het toestel. Je moet ook de verbruiksproducten in rekening brengen, zoals papier en toner, naast de kosten voor onderhoud en eventuele herstellingen.

En er is meer. Je moet rekening trachten te houden met gebruikers die bij de IT-afdeling of helpdesk aankloppen wanneer er problemen zijn met een printer. Een toestel neemt bovendien kantoorruimte in. Ook dat kost allemaal geld. Leg je al die zaken samen, dan kom je bij het reële kostenplaatje van printing uit. De voordelen zijn vaak veel minder tastbaar. Het gaat daarbij onder meer om de mate waarmee een toestel bijdraagt tot de efficiëntie en productiviteit van de medewerkers.

Goedkoper printen

De zoektocht naar kostenbesparing betekent niet dat we minder printen. Onderzoeksbureau IDC berekende dat er in het eerste kwart van 2014 in Europe 7% meer MFP’s (multifunctionele printers) werden verkocht dan een jaar eerder (bron: IDC, Worldwide Quarterly Hardcopy Peripherals Tracker, May 2014). We blijven dus printen, maar niet zomaar tegen eender welke prijs. Een bedrijf wil meer waar voor zijn geld.

In zijn zoektocht naar een lagere total cost of ownership (TCO) voor printing, speelt de KMO de traditionele printer of kopieermachine op A3-formaat steeds vaker uit tegen een MFP - een toestel dat print, kopieert, scant en faxt - op het kleinere A4-formaat. En wat blijkt? De traditionele A3-machine kan daarbij niet langer zomaar aanspraak maken op zijn rol als deel van de standaarduitrusting van een kantoor.

Dat heeft onder meer te maken met de voorkeur van de KMO voor het A4-formaat. Bij nauwelijks 1 à 2% van zijn print-opdrachten heeft de KMO nood aan A3. Investeren in een A3-toestel heeft voor de KMO op functioneel vlak nauwelijks zin. Dat doet de KMO al vanzelf richting A4-MFP kijken. Maar uiteindelijk is het vooral de total cost of ownership van het kleinere toestel die de KMO overtuigt de stap richting A4 te zetten. In de eerste plaats geeft de vergelijking van de gemiddelde aankoopprijs van A3- en A4-machines al meteen te denken.

Grosso modo kunnen we stellen dat de aankoopprijs van een A4-MFP tot de helft lager kan liggen dan die van een A3-model. Een A4-toestel verbruikt bovendien tot de helft minder energie. De A3-machine biedt traditioneel een erg interessante prijs per pagina, maar koppelt daar vaak een vrij duur onderhoudscontract aan. Dat jaagt de total cost of ownership van de A3-modellen makkelijk voorbij die van de kleinere A4-MFP.

Alles samengenomen mogen we stellen dat de totale kosten voor printing met een A4-toestel een kwart tot de helft lager liggen in vergelijking met een traditionele A3-oplossing.

Managed print services

De toenemende voorkeur voor de A4-MFP moeten we kaderen in de groeiende populariteit van managed print services. Volgens onderzoeksbureau InfoTrends is er op het vlak van managed print services een “perfecte storm” op komst (bron: InfoTrends, Understanding Managed Print Services). Alle puzzelstukjes vallen op hun plaats.

Bedrijven stroomlijnen hun processen en zien daarbij de voordelen van managed print services. Dat is de oplossing waarbij de onderneming niet langer op eigen initiatief in hardware en losse supplies investeert, maar een service-contract afsluit met een dienstverlener. Het is dan aan die service provider om te zorgen voor de passende diensten: de medewerkers laten printen, scannen en kopiëren op een manier - en met een toestel - dat hun activiteiten perfect ondersteunt. Ook hier zien we almaar vaker de A4-MFP als aangewezen toestel verschijnen.

De fabrikanten spelen op die trend in, met onder meer een nieuwe generatie A4-MFP’s die alle benodigde functionaliteit biedt - ook de zaken die tot voor kort voorbehouden bleven voor de grote A3-machines. IDC voorspelt in dat verband dat de producenten van MFP’s in de toekomst nog meer zullen inzetten op het A4-formaat (bron: IDC, MFP A3 and A4 2013-2017 Forecast).

Via de lagere total cost of ownership van die toestellen willen de producenten hun marktaandeel niet alleen vasthouden, maar willen ze tegelijk ook flexibeler kunnen reageren op de verdere evolutie van de behoeften van de bedrijven. We denken daarbij aan de vraag naar gebruiksvriendelijke netwerkoplossingen die onder meer printen van op mobiele toestellen eenvoudiger moeten maken.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met OKI Systems (Belgium) N.V. (Vilvoorde))

Meer info: 02/257.45.20 of www.oki.be.